Het recept (én de ingrediënten) voor de ideale beeldbrief

Een beeldbrief is een krachtig communicatiemiddel waarbij afbeeldingen zoals iconen, pictogrammen of foto’s de tekst kunnen versterken. Maar wanneer zet je beeldbrieven in, en wanneer niet? En als je ermee aan de slag wilt, hoe doe je dit dan het beste? Communicatie- en beeldexperts Stefan Baas, André Vanhaelen en Lara Moerer onthullen in de Direct Duidelijk Tour het recept voor de ideale beeldbrief. Een van de hoofdingrediënten: zorg aan de voorkant dat je boodschap helder is.

Wat is een beeldbrief?

Volgens Lara, projectleider Duidelijke Taal bij de gemeente Leiden, is de definitie van een beeldbrief ‘een tekstbrief waaraan je afbeeldingen toevoegt, zoals iconen, pictogrammen, tekeningen en foto’s’. “Het beeldmateriaal heeft een functioneel doel: het helpt de tekst te begrijpen. Een beeldbrief kenmerkt zich ook door helder taalgebruik en korte zinnen. In Leiden gebruiken wij bovendien vaak een groter lettertype.” Goed gebruik van beeld is niet alleen in brieven belangrijk, maar natuurlijk ook op websites, flyers of e-mails.

Een beeldbrief van de gemeente Leiden, waar het aanvraagproces van een paspoort met beelden wordt ondersteund
(beeld: gemeente Leiden)

Wel of geen beeldbrief?

Wanneer is het raadzaam om een beeldbrief in te zetten? Volgens de 3 experts zijn dit de voorwaarden:

  • Er wordt een duidelijke actie van de lezer gevraagd, zoals een paspoort of identiteitskaart laten vernieuwen, een parkeerbon betalen of een Stadspas aanvragen.
  • De brief is bestemd voor een grote doelgroep, en/of wordt veelvuldig verstuurd. Een beeldbrief maken is namelijk best arbeidsintensief.
  • De mensen uit je doelgroep voor wie de boodschap juist extra belangrijk is, hebben moeite met lezen en schrijven.
Tijdens het webinar over beeldbrieven: Lodewijk van Noort in gesprek met Lara Moerer, André Vanhaelen en Stefan Baas.
Presentator Lodewijk in gesprek met de gasten tijdens het webinar.

Is een beeldbrief effectiever dan een gewone brief?

Lara onderzocht deze vraag toen zij laaggeletterde Leidenaren bevroeg over de gemeentelijke dienstverlening: “Ze reageerden unaniem enthousiast, omdat alles begrijpelijk was. Zelfs mensen die ‘gewone brieven’ direct weggooien, wilden de beeldbrief lezen en snapten de inhoud ervan. Dat is natuurlijk precies wat je wilt bereiken als je een brief stuurt.” Stefan beaamt dit: “Mensen ontvangen informatie graag op verschillende manieren. Door lezen en kijken te combineren, wordt de boodschap vaak beter begrepen.”

7 ingrediënten voor een goede beeldbrief, ook bij abstracte en complexe onderwerpen:

  1. Begin met goed voorwerk: zorg dat de inhoud helder is en dat je een duidelijke boodschap hebt. Alles wat je schrijft of in beeld brengt, moet hieraan ten dienste staan.
  2. Herschrijf de tekst naar heldere taal.
  3. Kijk waar je beeld aan kunt toevoegen. Waar vraag je de lezer om actie, zoals iets betalen, een afspraak maken, contact opnemen of iets opsturen?
  4. Kies beeld dat verduidelijkt wat je vraagt en wat mensen moeten doen.
  5. Hou het beeld simpel, zonder (afleidende) details. Kies de juiste lettergrootte en regelafstand, en het juiste kleurcontrast.
  6. Test de beeldbrief onder laaggeletterden én ervaren lezers: zijn zowel tekst als beeld herkenbaar?
  7. Ontwikkel een stijl, zodat je een volgende beeldbrief sneller kunt maken.

Waar moet je op letten bij het gebruik van beeld?

“Alles wat je in beeld brengt, moet de boodschap ondersteunen en versterken”, vertelt André. “Vermijd dus overbodige details en houd het beknopt. In Leiden gebruiken we bij voorkeur realistisch beelden, zoals foto’s of realistische illustraties. Dit vergroot de herkenbaarheid én begrijpelijkheid: het spreekt iedereen aan en maakt direct duidelijk wat je bedoelt, ook voor mensen die moeite hebben om informatie te verwerken. Pictogrammen en iconen vragen meer context en zijn daardoor lastiger te interpreteren.”

De gemeente Amsterdam verkiest steeds vaker een realistische illustratiestijl boven fotografie. Stefan: “Zo voorkomen we dat mensen zichzelf niet kunnen identificeren met de afgebeelde personen op de foto’s.”

Meer weten over het gebruik van beeld? Bekijk onze eerdere webinars:

Denk eens aan zakelijk tekenen

Een geïllustreerd poppetje in de hoek van een bladzijde dat met een tekstballon zegt: "Lees verder op de volgende pagina"
Het poppetje. (beeld: gemeente Leiden)

Een effectieve benadering is zakelijk tekenen, bijvoorbeeld door een getekend figuurtje op de voorzijde van een brief te gebruiken dat zegt ‘lees verder op de volgende pagina’. De gemeente Leiden past dit toe omdat de achterkant vaak over het hoofd wordt gezien.

André legt uit: “Zakelijk tekenen geeft meer grip op wat je wilt laten zien. Gebruik je foto’s, dan is het vaak een hele zoektocht in beeldbanken naar het juiste beeld. Veel foto’s hebben bovendien afleidende achtergrondruis.”

Let wel op: vermijd kinderachtigheid. Stefan: “In de praktijk wordt kennis vaak overschat en intelligentie onderschat. Je moet de juiste balans vinden: vermijd te complexe taal, maar behandel mensen ook niet als kinderen. En onthoud: heldere taal en duidelijke beelden zijn voor iedereen belangrijk, ook voor hoogopgeleide mensen.

Valkuilen bij het maken van een beeldbrief

  • Te veel details gebruiken: dit leidt af van de essentie.
  • Het idee dat foto’s gebruiken ‘gemakkelijk’ is. Voor foto’s is toestemming en een ondertekende portretclaim vereist, en de gebruiksduur ervan is beperkt.
  • Te veel contactopties geven (bel/mail/app ons, gebruik QR-code). Dit zorgt voor verwarring.
  • Werken met beeld kost tijd, dus houd hier rekening mee.
  • Gebruik je getekende poppetjes? Kies dan een universeel herkenbaar stilistisch figuurtje dat eruit ziet als een mens, zodat iedereen zich ermee kan identificeren.
  • Een te kinderachtige, of betuttelende insteek. Dus begin klein en test!
  • Zelf ‘knutselen’ met beeld en tekst. Vormgeving is een vak. Gebruik handboeken en een beeldwijzer om je vormgever goed te briefen.

Tot slot: gouden tips

Lara: “Test wat je maakt en zorg voor een goed samengestelde werkgroep bij het ontwikkelen van een beeldbrief. Betrek bijvoorbeeld mensen van functioneel beheer en juridische zaken.”

Stefan: “Stel de gebruiker centraal. Bedenk dat een brief voor veel mensen niet het primaire middel is om te communiceren. Sterker nog, de meeste mensen geven de voorkeur aan een gesprek. Investeer dus niet alleen in schriftelijke of visuele communicatie, maar ook in andere vormen zoals gesprekken en telefonisch contact.”

André: “Zoek contact met andere gemeenten en deel je kennis. Zo kunnen we sneller tot een succesvol eindresultaat voor de beeldbrief komen.”

Nieuwsgierig naar het webinar? Bekijk Het recept voor de ideale beeldbrief.

Hoort bij het thema