Presentator Renata Verloop zwaait af bij Direct Duidelijk Tour: ‘Tijd voor een frisse blik’

Bevlogen gasten, interessante onderwerpen en de presentatie door Renata Verloop. Al vanaf het begin zijn dit de ingrediënten voor de Direct Duidelijk Tour: een serie webinars over duidelijke overheidsdienstverlening en -communicatie. Het recept wordt nu aangepast: na 50 afleveringen gaat de Tour verder, maar zwaait Renata af. Hoe kijkt ze terug op haar aandeel in de Direct Duidelijk Tour? En wat neemt ze mee? Tijd voor een terugblik.

Het begon in mei 2020, toen corona nog volop het nieuws domineerde. Ineens moesten we allemaal thuiswerken. Webinars maken werd dé manier om in groepsverband kennis te delen. En zie daar: de start van de Direct Duidelijk Tour. Intussen zijn we 2,5 jaar verder. Kijk je nu naar een aflevering, dan zie je Renata zitten aan tafel. Met links en rechts van haar de gasten met wie ze in gesprek is. En dat in een professionele studio. Hoe anders was dat nog bij aflevering 1?

Thuis aan tafel

“De eerste aflevering was letterlijk thuis aan mijn tafel”, herinnert Renata zich. “Ik had professionele apparatuur voor beeld en licht bij de hand, dat wel. En alles was vooraf uitgedacht en geoefend met de gasten.” Toch liep het niet zo soepel als dat het nu loopt.

En wat denk je? Midden in de aflevering hoor ik het geluid van die onkruidbranders.

Renata Verloop

“Het begon al ‘s ochtends vóór de eerste aflevering. Bij mij voor de deur was de gemeente bezig om onkruid weg te halen, met van die onkruidbranders. Ik vroeg aan de gemeentewerkers of ze wel om 10.00 uur klaar zouden zijn. ‘Ja hoor’, was hun antwoord. En wat denk je? Midden in de aflevering hoor ik het geluid van die onkruidbranders. De kijkers merkten er gelukkig niks van, maar zelf hoorde ik het wel. Ik had er enorm veel stress van. Nu kan ik er gelukkig om lachen.”

Terugkijken met weemoed

Na 50 afleveringen is de productie van de Direct Duidelijk Tour een geoliede machine. “Dat is ontzettend fijn, maar het is ook tijd voor een frisse blik van een nieuw gezicht. Daarom geef ik het stokje voor de presentatie nu door.” Hoe ze op de Tour terugkijkt? “Met weemoed, want we hebben iets unieks neergezet. Iets waar mensen hopelijk veel aan hebben.”

Renata hoeft niet lang na te denken over de vraag welke afleveringen haar het meest zijn bijgebleven. Dat zijn de afleveringen over ervaringsdeskundigheid: “Zoals die met taalambassadeur Lenie Klaverstijn. En de aflevering In de schoenen van: over Onzichtbaar Den Haag, de Mensenbieb en Café Bepp. Ik zie dat mensen bij de overheid het heel spannend vinden om contact te zoeken met mensen voor wie ze het doen. Maar er zijn gewoon clubs die je daarbij kunnen helpen.”

‘Hoe is dit mogelijk?’

Een andere aflevering die haar bijblijft, is die over levensgebeurtenissen. “In die aflevering hadden we het over overlijden als levensgebeurtenis. Je krijgt dan als nabestaande ineens met tig instanties te maken. In die aflevering heb ik uit een blogpost van Karin Tempelaar voorgelezen.”

Karin werkt als adviseur overheidsdienstverlening en was in de tijd van die aflevering net weduwe geworden. “Ze beschreef in haar blog wat er in je ‘rouwbrein’ omgaat als er zoveel en puur zakelijke informatie op je afkomt na het overlijden van je partner. Dit soort ervaringsverhalen blijven indruk op me maken. Bij deze aflevering dacht ik ook echt: hoe is dit mogelijk? Hoe kan het dat we het als overheid zo ingewikkeld maken voor mensen?”

We moeten samenwerken met de mensen voor wie we het maken.

Renata Verloop

Wat Renata betreft komen er nog veel meer ervaringsdeskundigen in de Direct Duidelijk Tour. “Ik vind het motto ‘niets over ons, zonder ons’ van het VN-verdrag Handicap ontzettend raak. We moeten samenwerken met de mensen voor wie we het maken. Gelukkig gebeurt dat steeds meer, alleen ligt het accent nu nog te veel op alleen laaggeletterden en mensen die digitaal minder vaardig zijn. Ervaringsdeskundigheid gaat over iedereen.”

Serieus in de problemen

Iets anders wat volgens Renata nog wel meer terug mag komen in de Direct Duidelijk Tour, is hoe je ‘direct duidelijk zijn’ echt in je organisatie verankert. “Te vaak wordt direct duidelijk zijn gezien als domein van het communicatieteam. Alsof dit team alleen de onduidelijke communicatie van een organisatie op het einde repareert, er iets duidelijks van maakt voor de buitenwereld en dat het daarna opgelost is.”

Maar dan ben je er nog niet, legt Renata uit: “Mensen komen serieus in de problemen door onduidelijke overheidsdienstverlening en -communicatie. Direct duidelijk zijn is niet alleen een ‘communicatiedingetje’, maar een verantwoordelijkheid van de hele organisatie. Dat gaat over hoe je communiceert én over het helder ontwerpen van de dienstverlening waarover je communiceert.”

Hoog in je ivoren toren

Dat doet Renata ineens denken aan een ander inzicht dat ze door de Direct Duidelijk Tour opdeed: “We denken vaak nog dat direct duidelijk zijn gelijk is aan schrijven op taalniveau B1. Maar dat is niet zo. Je kunt een tekst helemaal ‘B1-proof’ schrijven, maar daarmee is de tekst niet per se begrijpelijk. Ik vond het mooi wat Wiep Hamstra zei in de aflevering over microcopy: niet B1, maar 3V – vriendelijk, volwassen en vertrouwenwekkend. Soms heb je gewoon een moeilijk woord nodig om iets uit te leggen. Dat is dan volwassen taalgebruik, begrijpelijk voor en passend bij je lezer.”

Dat geeft ambtenaren trouwens geen vrijbriefje om maar te strooien met lastige termen en moeilijke woorden, vindt Renata. “Toegankelijke taal is en blijft belangrijk. Ik hoor serieus wel eens mensen zeggen: ‘Als we het nog simpeler maken, verarmen we de taal.’ En: ‘Burgers moeten maar hun best doen om de overheid beter te begrijpen.’ Echt, hoe hoog in je ivoren toren kun je zitten?! Mensen die dat zeggen, zijn uit het oog verloren dat ze in dienst van de samenleving zijn.”

Als ze zich daar eenmaal bewust van zijn, willen ze juist graag leren om duidelijker te communiceren.

Renata Verloop

“Maar”, zegt Renata er snel bij, “verreweg de meeste ambtenaren die ik spreek over dit onderwerp, denken helemaal niet zo. Mensen hebben meestal eerst een blinde vlek. En als ze zich daar eenmaal bewust van zijn, willen ze juist graag leren om duidelijker te communiceren. Het is fijn als afleveringen van de Direct Duidelijk Tour ze daarbij kunnen helpen.”

Dwingen om duidelijk te zijn

Wat is dé tip die Renata voor kijkers heeft op basis van haar ervaringen met de Direct Duidelijk Tour? “Direct duidelijk communiceren begint intern, daar is de grootste verandering nodig. We vinden het namelijk heel normaal om intern allemaal programmaplannen, nota’s en andere ingewikkelde documenten met elkaar te delen. Zoals een gast in de aflevering over interne documenten al zei: het is bij overheidsteksten vaak alsof de afzenders hun hele denkproces opschrijven en dan maar verwachten dat de lezers, in dit geval collega’s, er een duidelijke conclusie uit halen.”

Los van dat het onduidelijke teksten oplevert, kleeft er een ander gevaar aan, denkt Renata: “Mensen durven vaak niet tegen hun collega’s te zeggen dat ze iets niet snappen. En omdat we dat niet zeggen, denken we dat het normaal is om met ingewikkelde taal en lastig te doorgronden documenten te communiceren. En denken we dat eenvoudig schrijven en duidelijk communiceren een soort extraatje is, in plaats van wat normaal zou moeten zijn. Het begint dus al met dat intern onduidelijkheid de standaard is.”

Binnen organisaties moeten we onszelf dwingen om duidelijk te zijn. “Dat ben ik echt gaan inzien door de Direct Duidelijk Tour. Eerst tegen je collega’s duidelijk zijn over je plannen en beleid. Dat dwingt je om na te denken over de essentie van wat je wilt zeggen. Duidelijkheid zorgt voor focus in je dienstverlening en communicatie. Intern én naar buiten toe.”