Hoe Stad Gent medewerkers helpt om generatieve AI te omarmen

Hoe zorg je dat medewerkers kunnen meepraten, meedenken én meewerken met de inzet van generatieve AI? Bij Stad Gent zijn ze hiermee al ruim 1 jaar bezig. Liesbet Vandewalle, medewerker human resources (HR) bij Stad Gent, vertelt over de aanpak, de lessen en de uitdagingen.

Het begon voor Liesbet allemaal toen ChatGPT werd gelanceerd in december 2022. “Ik was echt onder de indruk van de mogelijkheden en dacht: wauw, dit is hét moment!”, vertelt Liesbet. “Het voelde zoals toen Steve Jobs de iPhone presenteerde. Zo’n historisch moment maken we nu gewoon zelf mee.”

Van enthousiast groepje naar professioneel AI-kernteam

Liesbet zag direct een risico als alleen de afdeling IT met AI aan de slag zou gaan. “Vanuit HR denken we altijd aan het belang van de medewerkers”, vertelt ze. “Ik vond dat we vanaf het begin moesten meepraten en meedenken over het beleid en de aanpak rondom AI.”

Al snel vormde zich een groep enthousiaste medewerkers van verschillende afdelingen, die samen het AI-kernteam vormden. “Naast mij vanuit HR zit er ook iemand van Communicatie in het team, iemand van Publiekszaken en natuurlijk IT-collega’s. We waren gewoon een clubje enthousiastelingen die allemaal dachten: hier kunnen we iets mee, laten we aan de slag gaan!”

Inmiddels is het AI-kernteam geprofessionaliseerd. “We begonnen heel klein. Dat is dan gegroeid tot een groter lerend netwerk, waarin we mensen blijven inspireren. En waarin van alles gedeeld wordt, van opleiding tot inspiratie. Bijvoorbeeld een prompting-training. Gaandeweg hebben we daar meer structuur in gebracht.” Prompting is het invoeren van een vraag of opdracht in een AI-tool, zodat er uitkomt wat je wilt.

Mensen AI-geletterd maken: wat werkt het beste?

Voor Liesbet is duidelijk wat het meest effectief is gebleken: “De prompting-trainingen slaan echt aan. De vraag is enorm. Veel collega’s beginnen met een gratis AI-tool, stellen een paar vragen, krijgen niet het gewenste resultaat en haken af. Ze zien afbeeldingen die toch niet helemaal kloppen of krijgen teksten die niet helemaal correct zijn. Als mensen goed leren prompten, worden ze enthousiast en gaan ze er echt mee aan de slag in hun eigen werk.”

De stad biedt verschillende manieren aan om te leren: “Sommige collega’s kijken liever thuis naar video’s van een paar minuten. Anderen willen echt samen in een lokaal zitten en dingen leren. We horen vaak: ‘Geef ons een laptop en laat ons gewoon zelf dingen uitproberen!’ Die praktische aanpak werkt super goed. En voor iedereen op een eigen manier.”

Naast opleidingen staan er op het intranet van Stad Gent richtlijnen en korte video’s. Maar ook het management meekrijgen is volgens Liesbet enorm belangrijk: “Het management moet je meekrijgen, anders sta je nergens. Die mensen moeten van het begin af aan mee ‘in het bad’, zoals ze dat zo mooi in Vlaanderen zeggen. Als zij niet snappen wat de kansen én risico’s zijn, kom je niet ver.”

Experimenteren met verantwoordelijkheid

De aanpak bij Stad Gent draait om een combinatie van experimenteren én verantwoordelijkheid nemen. “We zeggen heel duidelijk: omarm AI, experimenteer ermee, neem de tijd. We hebben bijna niks verboden, op de tool DeepSeek na. We willen mensen vooral meenemen in de mogelijkheden van AI en ze versterken, niet afremmen.”

Natuurlijk is ook zorgvuldigheid met gegevens onmisbaar. “We willen heel verantwoordelijk en zorgzaam met gegevens omgaan, en de privacyregels respecteren. Deel dus geen naam van inwoners of van collega’s. En deel geen mailadressen. Ook bedrijfsgevoelige gegevens delen we niet met AI-tools.”

Het uitgangspunt bij Stad Gent is helder: “De vuistregel bij ons is: wat er publiek gemaakt is, kan je delen. Dus wat op de website staat bijvoorbeeld. En andere zaken niet.”

Lessen en tips voor organisaties

Volgens Liesbet hoeft AI-geletterdheid niet altijd groots aangepakt te worden: “Stuur op vrijdagmiddag eens een leuke quiz rond met vragen over AI. Ook dát is een goede manier om aandacht te vragen. Het hoeft niet altijd met dure workshops of keynotes die duizenden euro’s kosten.”

Praktische, laagdrempelige activiteiten aanbieden: dat werkt. “Organiseer bijvoorbeeld een wedstrijdje: laat collega’s raden welke tekst door AI is gemaakt en welke door een mens. Maak er een spelletje van. Dit is eenvoudig en goedkoop, maar het houdt het onderwerp levend.”

Wil je met je organisatie experimenteren met AI? “Kijk eerst of AI wel echt de oplossing is voor jouw probleem. AI is een middel, geen doel op zich. Soms denk je: ‘Dit gaan we met AI doen!’ Maar dan blijkt dat je eigenlijk eerst je processen op orde moet hebben voordat AI zinvol is”, benadrukt Liesbet.

“We blijven erbij: omarm AI, experimenteer ermee, zet geen deuren op slot. Maar doe het wel verantwoord door mensen AI-geletterd te maken”, besluit ze.

Artikel met behulp van AI

Vond je dit een leuk artikel? Mooi, want dan is mijn experiment geslaagd. Voor dit artikel heb ik namelijk generatieve AI gebruikt. Om precies te zijn: de AI-tool Claude. Natuurlijk heb ik wel écht Liesbet geïnterviewd. Ik ‘voedde’ Claude met het transcript van het interview, meerdere voorbeeldartikelen van mij die al online staan én een vooraf ingestelde serie specifieke prompts.

Ik vroeg Claude om alléén de schrijfstijl en structuur van mijn voorbeeldartikelen over te nemen, dus niet de teksten zelf. Voor dit artikel mocht Claude juist alléén gebruikmaken van het transcript. Hierdoor gaf Claude in de basis een prima uitgewerkt artikel terug, geschreven in mijn stijl. Er was alleen nog wat eindredactie nodig.

Deze werkwijze gaf 2 voordelen: ik hoefde niet mee te typen tijdens het interview, waardoor ik beter mijn aandacht bij het gesprek hield. Daarnaast bespaarde ik behoorlijk veel tijd in de uitwerking van het artikel.

Bevragen en experimenteren

“Kijk eerst of AI wel echt de oplossing is voor jouw probleem. AI is een middel, geen doel op zich”, vertelde Liesbet in het interview. Daar ben ik het helemaal mee eens. Het is verleidelijk om AI te zien als een soort duizend-dingen-doekje, maar begin altijd met deze vragen:

• Welk probleem wil ik oplossen?
• Hoe lost AI dit probleem op?
• Welke voorwaarden gelden voor het gebruik van deze oplossing?

Voor de inzet van generatieve AI, bijvoorbeeld met bekende tools als Claude en ChatGPT, zijn dit wat mij betreft duidelijke voorwaarden:

• Check altijd eerst welke gegevens je gebruikt vóór je ze deelt met de AI-tool.
• Garbage in, garbage out. Een goede briefing is minstens het halve werk. Geef voldoende input in de vorm van voorbeeldteksten, duidelijke prompts en andere aanwijzingen.
• AI voorzien van goede input is mensenwerk, checken op de kwaliteit van de output is dat óók. Controleer dus altijd goed wat voor tekst (of ander product) de AI-toepassing je voorschotelt.