Samenvatting van rapport ‘Digitale tools en begrijpelijke brieven’

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) wil publieke dienstverleners helpen bij het schrijven van begrijpelijke brieven. Deze brieven kunnen geschreven worden door middel van digitale tools, waarin bijvoorbeeld AI is verwerkt. Maar welke tools zijn er allemaal? Hoe werken ze? En hoe test je hoe goed, veilig en transparant ze zijn? De antwoorden op deze vragen lees je in het rapport ‘Digitale tools en begrijpelijke brieven’.

Hoe hebben we gewerkt?
  1. We hebben een overzicht gemaakt van zo veel mogelijk digitale tools op het gebied van begrijpelijk schrijven.
  2. We hebben aan gebruikers gevraagd waar de tools in ieder geval aan moeten voldoen. Op basis daarvan hebben we een toetsingskader opgesteld. Dit toetsingskader hebben getoetst bij experts. In dit kader staat bijvoorbeeld bijvoorbeeld aan welke wet- en regelgeving een tool moet voldoen. En aan welke ethische criteria. Dit kader kan gebruikt worden om toekomstige tools te beoordelen.
  3. Wil je weten of de output begrijpelijk is, dan moeten de tools eerst getest gaan worden. Daarom hebben we ook een plan opgenomen over hoe je het beste een tool kunt testen.
  4. Omdat dit rapport gaat over digitale tools en begrijpelijk schrijven, hebben we deze hulpmiddelen gebruikt voor het herschrijven van dit rapport.

Welke soort tools zijn er?

Tussen september 2025 en maart 2026 hebben we 53 tools gevonden die kunnen helpen bij het begrijpelijker maken van teksten. Al deze tools kunnen hetzelfde: ze maken teksten eenvoudiger om te lezen. Maar ze verschillen op de volgende punten:

  • Herkomst: sommige tools zijn Nederlands, andere komen uit het buitenland.
  • Functie: sommige tools herschrijven je hele tekst. Andere geven alleen tips hoe je tekst beter kan, maar herschrijven de tekst zelf niet.
  • Gebruik: sommige tools gebruik je via een website. Andere kun je downloaden als app of toevoegen aan je tekstprogramma.

In dit rapport onderscheiden we 8 soorten tools:

  • een tool die herschrijft
  • een tool die tips geeft
  • een tool die AI gebruik
  • een tool die geen AI gebruikt
  • een tool uit Nederland
  • een tool uit het buitenland
  • een tool met alleen een website
  • een tool die je kan downloaden als plug-in.
Hoe werkt het toetsingskader?

Het toetsingskader gebruik je om digitale tools te beoordelen en te vergelijken. Het kader kijkt naar 7 aspecten:

  • Begrijpelijkheid: is de tekst duidelijk, vriendelijk en geruststellend? Is de toon prettig? Is de informatie makkelijk te vinden en niet te veel of te weinig? Sluit de tekst aan bij de doelgroep?
  • Praktisch: hoe is de tool ingericht en hoe werkt deze tool?
  • Technisch: is de tool veilig genoeg? Is het transparant?
  • Financieel: wat zijn de kosten en baten van deze tool? Niet alleen wat de kosten en baten zijn voor een organisatie die de tool wil gebruiken, maar ook naar wat de kosten en baten voor de hele overheid zijn.
  • Organisatorisch: hoe kun je de tool inzetten binnen een organisatie en/of hoe regel je dat voor de hele overheid?
  • Juridisch: voldoet der tool aan wetten, discrimineert de tool niet en kloppen de teksten juridisch?
  • Ethisch: is de tool wel eerlijk genoeg? Is de tool eerlijk ingericht? Is de tool duurzaam genoeg? Is de taal transparant? Heeft de mens de controle?

Op basis van het toetsingskader in dit rapport kan een eerste selectie van tools gemaakt worden. Deze tools kunnen dan getest worden op basis van het plan dat ook in dit rapport staat. Op deze manier kan het ministerie in de toekomst een selectie verspreiden van tools die aan alle eisen voldoen. En die begrijpelijke teksten leveren. Zodat iedere bewoner weet wat er van hem/haar verwacht wordt biij het lezen van de brief.

Auteurs/onderzoekers

Auke Klein Entink, Sanne Giesen, Joost Mangnus

In opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Kerngroep

  • Anne van den Bos (Gemeente Den Haag)
  • Joan Brakke (Gemeente Waadhoeke)
  • Gerda van de Bunt (Gemeente Zwolle)
  • Karen Deschamps (Vlaamse Overheid)
  • Maartje Geerlings (Woonin)
  • Mariet Haittink (Stichting Lezen en Schrijven)
  • Marieke van Kuieren (Gemeente Haarlemmermeer)
  • Helene Turkenburg (Gemeente Utrecht)
  • Yvonne Verdonk (SVB)

Gesprekspartners

  • BZK
  • Hogeschool van Amsterdam
  • ICTU
  • Platform AI en Overheid
  • SVB
  • Taalunie
  • Universiteit Utrecht

Met dank aan

Alle leden van de kerngroep, de gesprekspartners en organisaties die betrokken zijn bij de inputsessies.

Wil je werken aan begrijpelijke teksten in je organisatie? Op onze site vind je hulpmiddelen die jou helpen om de communicatie van je organisatie te verbeteren.

Nieuwe technologie gebruiken voor begrijpelijke teksten (Direct Duidelijk Tour)
Bekijk het webinar ‘Nieuwe technologie gebruiken voor begrijpelijke teksten’, lees de samenvatting en vind handige linkjes.

NL Design System
NL Design System helpt om toegankelijk, inclusief en gebruiksvriendelijk ontwikkelen makkelijk te maken.

Overzicht hulpmiddelen en tools voor digitale toe­gan­kelijk­heid
In Nederland willen we dat openbare voorzieningen toegankelijk zijn voor iedereen. Daarom is digitale toegankelijkheid belangrijk, én verplicht voor alle overheidsinstanties.

Toolkit Taal
Met de Toolkit Taal verbeter je teksten en andere communicatie in je overheidsorganisatie. Bekijk de vele voorbeelden die anderen hier delen. Ga aan de slag met de onderbouwde richtlijnen. En maak gebruik van de hulpmiddelen waarnaar we verwijzen.

Testlab: doe je mee?
Wil je weten of je boodschap begrijpelijk is? Test dan je tekst. Hoe? Door mee te doen met Testlab. Je gaat dan zélf je tekst testen. Doe je ook mee?

Plan van aanpak begrijpelijke communicatie
Wil je de communicatie van jouw organisatie begrijpelijker, oftewel Direct Duidelijk, maken? Dan heb je een plan nodig. Je vindt hier een voorbeeld dat je kunt gebruiken voor jouw organisatie.