Design sprint dag 2: Ideeën (Elke Wennekers en Jolande van ‘t Woud)

Het is dinsdag 17 november 2020, dag 2 van de design sprint. Vandaag zijn Elke Wennekers en Jolande van ‘t Woudt te gast. Vandaag is het tijd om ideeën te bedenken. Hoe kunnen we de probleemstelling oplossen. Welke ideeën zijn haalbaar? Stefan Kollaart spreekt met deelneemster Jolande van ’t Woudt (Procesregisseur Circulair en Project-/programmamanager Energietransitie bij de Gemeente Rotterdam) en facilitator Elke Wennekers (Design Researcher & Projectleider bij de Gemeente Rotterdam) over de brainstorm, de eerste schets en hoe op basis van onderzoek het prototype verder uitgewerkt gaat worden.

Deze aflevering is onderdeel van een vijfluik over de design sprint van Gebruiker Centraal. In deze sprint probeert het team dat we volgen een oplossing aan te leveren. Jongeren met een verstandelijke beperking worden 18 en moeten ineens van alles regelen. Hoe kan je deze doelgroep bereiken en ervoor zorgen dat ze niet in de problemen komen? Het team bestaat uit deelnemers uit allerlei verschillende sectoren. Elke dag van de sprint interviewt Stefan Kollaart van de Podcast Fabriek deelnemers uit het team. De sprint vond plaats in november 2020.

Uitgeschreven tekst

Stefan: Welkom bij de podcast van Gebruiker Centraal. Een podcast over hoe de overheid de mens centraal kan zetten in haar dienstverlening. Deze serie gaat over design thinking. We volgen het team van Rotterdammer Centraal tijdens de Design Sprint Week van Gebruiker Centraal. Mensen uit verschillende sectoren werken met elkaar samen om in vier dagen tijd tot een mooi eindproduct te komen, dat een probleem in de maatschappij oplost. In deze Design Sprint proberen we een oplossing te vinden voor het probleem dat jongeren met een licht verstandelijke beperking achttien worden en ineens allerlei dingen moeten gaan regelen. Hoe communiceer je dat nou duidelijk met de doelgroep zodat ze niet in de problemen raken? Mijn naam is Stefan Kollaart. Ik ben inmiddels zeven jaar ouder dan achttien, maar ik kan me nog goed herinneren dat het voor mij destijds best wel ingewikkeld was wat er allemaal op me afkwam, en daarom vind ik het zo interessant om deze Design Sprint te volgen en alle teamleden uitgebreid te spreken. Vandaag dag twee, dinsdag 17 november 2020. Vandaag zijn bij mij te gast Elke Wennekers en Jolande van ‘t Woudt. 

Stefan: Welkom bij aflevering twee van de Gebruiker Centraal podcast. De eerste dag hebben we gisteren uitgebreid doorgenomen, en goed, zo’n sprint sprint ook altijd weer door, dus er volgt ook weer een dag twee. En bij deze tweede aflevering heb ik weer twee gasten. Allereerst Elke, welkom terug. 

Elke: Hi. 

Stefan: Hallo. En dan hebben we vandaag een andere gast die aanschuift. Jolande, goedenavond, bijna.

Stefan: Laten we bij jou beginnen en jou even introduceren en ook een beetje terugkijken op dag één hoe dat voor jou was en dan dag twee zoals die vandaag beleefd is. Zou je eerst iets meer over jezelf kunnen vertellen? 

Jolande: Ja, dat kan ik. Mijn naam is Jolande van ‘t Woudt en ik ben werkzaam bij de gemeente Rotterdam als procesmanager. Geïnteresseerd in nieuwe manieren van werken om tot nieuwe resultaten te komen voor de stad Rotterdam. En ja, dat doe ik samen met een aantal professionals uit andere organisaties en dat is echt toch wel een redelijk unieke ervaring moet ik zeggen. 

Stefan: Je hebt een leuke baan? 

Jolande: Ja, zeker! Ik maak er ook gewoon wat van.

Stefan: En hoe ben je betrokken geraakt bij deze Design Sprint? 

Jolande: Nou, dat komt door mijn deelname aan het netwerk Rotterdammer Centraal. En dat is een spin-off eigenlijk van Gebruiker Centraal, van de landelijke versie. En ja, we liften regelmatig mee op het aanbod van Gebruiker Centraal. Dus toen we deze mogelijkheid zagen, toen dachten we: daar willen we gewoon deel van uitmaken en we willen deze ervaring opdoen en die willen we ook opdoen met onze partners uit de stad. 

Stefan: Hoe was dag één voor jou? Want we hebben gisteren natuurlijk met Kim gesproken en die was volgens mij al heel enthousiast. Als jij even terugkijkt naar gisteren, hoe heb je dat ervaren? 

Jolande: Ja, gisteren was een drukke en lange dag, waar we ook een vol programma hadden en waar Elke ons uitstekend door heeft geleid. Het was ook gewoon een leuke dag, maar ook wel een vermoeiende dag vond ik zelf, omdat we ook heel veel op het scherm hebben gewerkt. Dus dat is leuk, maar dat is ook best wel lastig. Dus in dat opzicht vond ik vandaag een nog leukere dag. 

Stefan: Lekker om vandaag echt concreet aan de bak te gaan. Want laten we nog even het vraagstuk introduceren: hoe kunnen we jongeren met een licht verstandelijke beperking helpen als ze eenmaal achttien worden met alles wat daarbij komt kijken, et cetera. Goed, dat is natuurlijk het vraagstuk waar jullie gisteren tot zijn gekomen en gisteren een hoop informatie over hebben verzameld. Laat ik het aan jou vragen Elke: wat stond er vandaag op het programma? 

Elke: Nou, vandaag stond er op het programma dat er ideeën bedacht moesten worden om het vraagstuk op te lossen en een concept uiteindelijk uit moest komen wat morgen dan weer omgezet kan worden in een prototype om het te testen. Dat is heel in het kort waar vandaag over ging. 

Stefan: En is het een beetje gelukt met al die ideeën? Is er veel ruzie geweest, haren uitgetrokken?

Jolande: Onder ons gezegd: we hebben rollebollend over Teams gelegen. Nee, dat viel reuze mee. We zijn denk ik ook een van de kleinere teams, we bestaan uit vijf mensen die echt actief deelnemen aan de sprint en natuurlijk onder begeleiding van Elke. En de vraag gisteren was nog iets verbreed, dus dat was op zich wel spannend toen we vanochtend begonnen. Ja, verbreden, dan maak je het jezelf niet lastiger. Maar toen we gingen tekenen, toen merkten we toch wel dat we allemaal redelijk dezelfde beelden hadden, en daardoor werd het ook gewoon steeds concreter. En ja, de macht lag in mijn handen, dus dat is natuurlijk ook altijd prettig. Je hebt de rol van designer toebedeeld gekregen en ik moet zeggen dat mijn teamgenoten daar enthousiast gebruik van maken en de beslissingen ook respecteren en accepteren. 

Stefan: Dat is altijd fijn hè. Kan je iets vertellen over hoe de dag er concreet uitzag? Dus jullie stonden op vanochtend, kopje koffie, en hoe was dan de dag ingedeeld als je specifiek kijkt naar alle onderdelen die erin zaten? 

Jolande: Ja, als we kijken naar de verschillende onderdelen en Elke vult me gerust aan als ik dingen vergeet of achterwege laat. 

Stefan: Ik zie Elke ‘ja’ knikken, dus dat komt goed. 

Jolande: Nou, we zijn eigenlijk vrij snel begonnen met schetsen. Dus we hadden de Crazy 8-methode waar we acht verschillende ideeën gingen uittekenen. 

Elke:  In acht minuten. 

Jolande: In acht minuten.

Stefan: Dus je hebt één minuut per idee. 

Jolande: Ja. Maar wonderwel slaagden we daar allemaal in, dus we hadden allemaal acht ideeën uitgewerkt en getekend. Ik vind dat zelf echt wel een megaprestatie zo vroeg in de ochtend. En op basis van al die ideeën zijn we tot een soort van conceptschets gekomen. Dus we zijn ieder apart aan het schetsen gegaan en dat was ook wel prettig, want dan konden de ogen even van het scherm en gewoon lekker een vel pakken en gaan zitten fröbelen. En vervolgens hebben we die concepten met elkaar gedeeld en hebben we gestemd op welke elementen uit die concepten je aanspreekt. Nou, daar kwamen een aantal winnende elementen uit en daar zijn we op voort gaan borduren. En ja, wat hebben we toen gedaan? Toen hebben we nog gepitcht en het nog een keer nog verder uitgewerkt en zijn er ook weer dingen afgevallen. Ja, dat klinkt natuurlijk heel rommelig, maar het ging vrij soepel en het was ook bijzonder leuk om te doen. We genoten ook allemaal wel van de creativiteit die bij deze stappen kwamen kijken. 

Stefan: Ja. Ik hoor eigenlijk, dus je komt met heel veel ideeën. Allemaal heb je acht ideeën uitgewerkt en vanaf daar gaat elk idee door al die rondes heen. Is het idee dan dat je elke ronde iets dichter bij – dus eigenlijk het Idols-systeem dat elke keer dat je iets doet dat er gewoon een paar dingen afvallen? Of is het meer schaven aan één groot idee, hoe moet ik dat een beetje zien? 

Jolande: Nou, in eerste instantie heb je dus heel veel verschillende aspecten en daar je inderdaad al op stemmen, dus daar vallen er dan een aantal van af. Die ga je dan stapje bij beetje concretiseren en dan komen er dan ook weer wat nieuwe dingetjes in, omdat het concreter wordt. Dus daar vallen er dan ook weer een paar dingen van af. We hebben nog een soort van rouwfase ingebouwd om toch eventjes stil te staan van al die prachtige ideeën die het niet hebben gehaald. 

Stefan: En was er dan ook niet een moment dat jullie dachten: o, dit element gaan we toch weer terugbrengen als je er dan iets langer over praat, of is dat niet de bedoeling? 

Jolande: Nou, ik moet zeggen: die keuzes waren wel zo gemaakt dat er eigenlijk nog ruimte was om er van alles en nog wat in te verwerken. 

Elke: Je zoekt natuurlijk ook de breedte met die ideeën en dan is het niet verwonderlijk dat je dan eigenlijk heel veel dingen gaat meenemen op een bepaalde manier toch nog. En je kiest wel iets en je laat ook wel dingen achter je, maar inderdaad, het idee van: oké, ik neem toch nog wel weer wat mee daarvan, dat zit er ook wel in. Ook wel expliciet wordt dat gezegd van: oké, welke delen heb je nou samengevoegd? En dan ga je daarmee verder, zeg maar. 

Stefan: En waar zijn jullie uiteindelijk – en dat is dan natuurlijk de belangrijkste vraag hier, waar zijn jullie uiteindelijk op uitgekomen? Waar staan we zo richting het einde van dag twee? 

Jolande: Waar staan we richting het einde van dag twee? Nou, we hebben een soort van conceptschets voor het maken van het prototype en dat is waar we morgen dan weer concreet mee verder moeten en wat we ook zo moeten maken dat iemand het dan kan gaan testen. 

Stefan: En wat is het concept waar we op dit moment op zitten als we dat concreet maken? 

Jolande: Wat is het concept waar we op dit moment op zitten… Nou, het concept wat we hebben is dat we de achttienjarigen willen gaan ondersteunen. Of nee, eigenlijk voordat iemand achttien wordt, dus een halfjaar voordat iemand achttien wordt krijgt die via e-mail, maar ook via een fysiek pakket en via social media een soort van route die die kan volgen in aanloop naar z’n achttiende verjaardag. En tijdens die route komt die een aantal dingen tegen waarbij dingen opgepakt en uitgewerkt kunnen worden. En dat kan die doen ook op verschillende manieren. Dus het prototype en testen wordt heel erg belangrijk om de verschillende manieren en de verschillende routes zeg maar, om daar nog verdere keuzes in te maken. Nog concreter te maken. 

Stefan: Want als je gaat kijken, je zegt dan een aantal stappen. Krijg je dan een halfjaar voordat je achttien wordt in één keer dat hele stappenplan? Hoe moet ik dat concreet een beetje voor me zien? 

Jolande: Nou, de gedachte is dat we de bijna achttienjarigen zo concreet mogelijk willen bedienen. Dus kleine stapjes, zoveel mogelijk toegespitst op zijn of haar situatie. Want het maakt nogal uit in wat voor soort situatie je zit voor de stappen die je moet gaan nemen of die je kan gaan nemen en de keuzes en de vrijheden die je daarin hebt. 

Stefan: En hoe zie ik dat dan? Want ieder mens is anders en ieder mens heeft z’n eigen dingetjes waar die mee zit of eigenschappen of dingen in die trant. Hoe zorg je ervoor dat je daar goed op inspeelt? Die verschillen tussen al die verschillende jongeren? 

Jolande:Ja, dat is wel lastig. Eigenlijk houden we rekening met heel veel verschillen. We denken ook aan gesproken, dat het voorgelezen wordt of dat het voorgedaan wordt. We willen ook werken met filmpjes, maar ook de mensen die toch graag tekst willen en/of achtergrondinformatie. Een stukje persoonlijke begeleiding in de vorm van een buddy, al dan niet digitaal. En eventueel nog een hulplijn die gebeld kan worden. En er is ook nog een game-element mogelijk.

Stefan: Een game-element? 

Jolande: Ja. Je kunt de route ook al spelend volgen. 

Stefan:  Kijk. Dus het idee is eigenlijk: op zoveel verschillende manieren bieden we het aan, op zoveel verschillende soorten media, op zoveel verschillende manieren leggen we het uit, dat het voor zoveel mogelijk jongeren toegankelijk moet worden. 

Jolande: Ja, klopt. 

Stefan: Oké. Goed, dit concept dat staat dan nu een beetje. Gaan jullie daar morgen dan nog aan schaven, of wordt het morgen heel praktisch? Hoe moet ik dat voor me zien? 

Elke: Morgen wordt het wel praktisch eigenlijk, want morgen aan het eind van de dag hebben we een eerste test, daar heeft onze teamgenoot Janneke heel goed een jongere voor weten te fiksen die dan komt testen. Dat is dus aan het eind van de dag om half vier ofzo, of vier uur dat we dat hebben ingepland. En ja, tot die tijd moet er wel iets komen wat te testen is, want je wil ook niet iemand iets voorleggen wat half-af is ofzo, in de zin van een half prototype. Een prototype is natuurlijk nooit af. 

Stefan: Nee, sowieso is iets nooit af natuurlijk. 

Elke: Nee, dat ook niet inderdaad. Dus ja, morgen wordt er gewoon best wel hard gewerkt aan: hoe maken we een prototype? Maar ook: hoe maken we een test? Dus we gaan ook beginnen eerst met: wat zijn nou al onze aannames ten aanzien van het prototype? En eigenlijk daar dan een aantal aannames in kiezen die we willen gaan testen, zodat gebaseerd daarop het prototype gemaakt kan worden aan de ene kant, en aan de andere kant een testopzet gemaakt kan worden met dus de vragen en de procedures zeg maar waar je doorheen wil gaan tijdens die test. 

Stefan: Dus morgen moet je eigenlijk best wel een hoop al hebben.

Elke: Ja, morgen moet er best wel een hoop komen inderdaad. 

Stefan: Ik hoor een hoop ambitie. Ik hoor een hoop ambitie op het gebied van verschillende dragers en verschillende soorten content, dus dat wordt hard werken morgen. Heel goed. 

Elke: Ja, en het kan natuurlijk zijn dat er wordt gekozen met die aannames om maar een gedeelte van die breedte te testen. Ja, dat kan zijn, maar dan heb je ook al een gedeelte getest, misschien je cruciale punten. En dat is natuurlijk hartstikke mooi als je dan op die manier verder kan daarmee. 

Stefan: Ja. Jolande, ik vroeg gisteren ook aan Kim en ik ga het nu ook aan jou vragen: wanneer is deze vierdaagse voor jou geslaagd? 

Jolande: Nou, die was eigenlijk al geslaagd voordat die begonnen was. 

Stefan: Nee, dat vind ik een te makkelijk antwoord. 

Jolande: Nou, dat zeg je nu zo, maar het is toch al heel uniek dat professionals uit verschillende organisaties met elkaar zo’n avontuur aangaan. Dus dat vind ik echt al het eerste succes. Natuurlijk is deze week pas echt geslaagd op het moment dat we ook gewoon met z’n allen dit proces doormaken, dat we ervaren wat het ons en ook met name onze Rotterdammers kan brengen. En dat we ook gewoon tot een mooi product of dienst komen. En er zullen nog veel iteraties in gedaan moeten worden, maar als je met elkaar erin slaagt om toch al iets in een aantal dagen neer te zetten, dan vind ik dat wel heel geslaagd. 

Stefan: Ja, dat over een jaartje dat pakketje daadwerkelijk bij 17,5-jarigen op de vloer belandt. 

Jolande: Ja. En wij hebben al een keertje bij de gemeente zoiets dergelijks gedaan en toen heeft het toch wel meer dan een jaar geduurd voordat het echte eindproduct er lag, omdat je nog heel veel hobbels te nemen hebt. Intern, maar ook gewoon techniek en noem het allemaal maar op. 

Stefan: Ja. Zou je het alle ondernemingen aanraden om een keer zo’n week te doen? 

Jolande: Ja, ondernemen, ik ben niet zo heel erg thuis in de zakenwereld bij ondernemers en dergelijke, maar ik kan me voorstellen dat het voor elke organisatie die een dienst of een product aanbiedt dat het gewoon een hele goede methode is om snel slagen te maken, ja. 

Stefan: Tof. Ik ben heel benieuwd wat ik morgen allemaal weer van jullie ga horen. Hoe laat staat de wekker morgenochtend? 

Jolande: Bij mij om kwart over zes. 

Stefan: Zo, lekker! Hallo hé! Ik wil jullie heel veel succes wensen morgen en ik ben heel benieuwd waar we het morgen over gaan hebben. 

Jolande: Dankjewel. 

Stefan: Dank jullie wel, weer. 

Stefan: Tot zover mijn gesprek met Elke Wennekers en Jolande van ‘t Woudt. Wil je de Design Sprint volgen? Volg ons dan via Spotify, Apple Podcasts, Google Podcasts of andere diensten. En vond je dit nou een leuke podcast? Laat dan een recensie achter. Wil je meer informatie over deze designsprint? Kijk dan op designthinking.gebruikercentraal.nl.