Jacinta de Moor, communicatieadviseur gemeente Haarlemmermeer

Jacinta de Moor, communicatieadviseur gemeente Haarlemmermeer
“Per jaar versturen we meer dan 50.000 brieven naar onze inwoners. In alle soorten, over alle mogelijke onderwerpen. Zijn die brieven direct duidelijk, dan stuur je als gemeente een uitnodigend visitekaartje. Bovendien zullen ze minder vragen oproepen en dus minder telefoontjes opleveren. Daar werken we allemaal hard aan.
De ‘brievenmonitor’ helpt daarbij. Twee keer per jaar doen we in elk cluster een steekproef om de kwaliteit van de brieven te peilen. En we adviseren over punten die beter kunnen, zoals over de opbouw of de lengte van de tekst. Collega’s kunnen met het advies zelf aan de slag. Omdat we weten hoe lastig dat is, helpen we met zes tips die een betere brief opleveren: ‘belangrijkste boodschap eerst’ en ‘gebruik kopjes’, bijvoorbeeld. Als de meeste brieven aan het eind van het jaar een groene smiley krijgen – goed bezig! – dan zou ik blij zijn.
De kennis die we opdoen in dit brievenproject, gebruiken we breder. Straks gaat de Wet elektronische publicaties in, die gemeenten verplicht om alle officiële publicaties online te zetten. En dat moet in heldere taal natuurlijk!”