Dit is een hoofdstuk uit het boek Direct geleerd, duidelijk gedaan. In dit boek staan de belangrijkste lessen uit 50 afleveringen Direct Duidelijk Tour. Bekijk de inhoudsopgave of beluister dit hoofdstuk als podcast.
Duidelijk communiceren met de buitenwereld vinden we belangrijk. Daarom besteden we er veel tijd aan. Maar hoe goed communiceer jij binnen je eigen organisatie? In je interne documenten duidelijk communiceren verdient namelijk net zoveel aandacht.
Voor wie denkt dat het belang van intern duidelijk communiceren iets van de laatste jaren is: dat is niet zo. Al in 1940 stuurde de Britse premier Winston Churchill een interne memo rond. Daarin stond zijn verzoek om rapporten korter te maken. De eerste regels van zijn memo:
To do our work we all have to read a mass of papers. Nearly all of them are far too long. This wastes time, while energy has to be spent in looking for the essential points. I ask my colleagues and their staffs to see to it that their reports are shorter.
Winston Churchill
Ook in Nederland gaat intern duidelijk communiceren niet vanzelf. Neem bijvoorbeeld de beleidsnota. “Een beleidsnota schrijf je nooit alleen. Als schrijver van de nota maak je een eerste versie, maar meestal is die niet het eindproduct”, zegt Gert Riphagen, specialist in het verbeteren van ambtelijk taalgebruik. “Soms maak je als ambtenaar een goede beleidsnota, maar wordt de nota daarna ‘mishandeld’ door andere mensen die er aanpassingen in doen.”
Veel schrijvers leveren een tekst op en krijgen die daarna terug met allemaal rode strepen erin.
Martijn Jacobs, directeur communicatiebureau Loo van Eck
Kijk uit voor verborgen lezers
Martijn Jacobs, directeur van communicatiebureau Loo van Eck, ziet vaak hetzelfde gebeuren: “Veel schrijvers leveren een tekst op en krijgen die daarna terug met allemaal rode strepen erin. De leidinggevenden of collega’s die ernaar kijken, voegen opmerkingen toe vanuit hun eigen mening. Je hebt dan te maken met ‘verborgen lezers’. Doordat je telkens feedback van je collega’s krijgt, gaan schrijvers dan maar schrijven zoals zij denken dat hun collega’s het willen zien. Hierdoor wordt een tekst onnodig ingewikkeld. Uiteindelijk ga je zo totaal voorbij aan het doel: schrijven voor de mensen voor wie de tekst écht is bedoeld.”
En dat is niet het enige. Gert: “Vaak is er ook te weinig aandacht voor het schrijven zelf en voor de opbouw en structuur van de nota.”
Wil je voorkomen dat je tekst of beleidsnota ingewikkeld en onduidelijk wordt? Bedenk dan vooraf met collega’s en leidinggevenden wat je met elkaar wilt vertellen. Gert: “Denk van tevoren goed na over wat je boodschap is en wat jouw lezer met de tekst moet doen. Sla je deze stap over, dan krijgt je tekst meerdere doelen en wordt de boodschap onduidelijk. Kies daarom per tekst voor 1 doel.”
Let op structuur en begrijpelijkheid
Regelmatig zien Gert en Martijn beleidsstukken met grote lappen ongestructureerde tekst. Dit is voor veel ambtenaren al lastig om te lezen, en helemaal voor de uiteindelijke lezer. Maak een tekst daarom overzichtelijk. Schrijf per alinea over 1 onderwerp en laat de alinea’s opvallen met duidelijke titels. Ga je meerdere argumenten noemen, dan is het goed om die in een lijstje op te sommen.
Martijn: “Mensen zeggen nogal eens dat het niet nodig is om beleidsteksten aan te passen. Want veel interne medewerkers zijn bekend met het onderwerp. Maar ook zij willen een tekst snel kunnen lezen én begrijpen. Of snel begrijpen lukt, ligt aan 3 niveaus: je taalniveau, hoeveel interesse je in het onderwerp hebt (je interesseniveau), en hoeveel je er al van weet (je kennisniveau).”
Korte teksten zijn niet altijd beter
Ook vanwege tijdsdruk bij de lezer is het belangrijk om interne documenten goed op te bouwen met een logische structuur en duidelijke zinnen. Gert: “Ik hoorde eens van een minister die tegen een ambtenaar zei: ‘Ik sta om 6 uur op om jullie nota’s te lezen. Als jullie bagger-nota’s blijven schrijven, denk je dan dat ik nog zin heb om zo vroeg op te staan?’” Martijn: “En wat te denken van raadsleden? Zij doen hun politieke werk naast hun andere werk.”
Je moet als schrijver dus moeite doen om te zorgen dat je tekst voor iedereen duidelijk is. Martijn vindt de leesbaarheid daarbij belangrijker dan de lengte: “Ik lees liever een lange maar begrijpelijke tekst, dan een korte maar onduidelijke tekst.”
Zoek intern naar medestanders
“Als je in jouw organisatie duidelijker wilt communiceren, begin dan bij het management of de directie”, zegt Gert. “Ga met ze in gesprek. Zij moeten begrijpen hoe hard duidelijke communicatie nodig is, schriftelijk en mondeling, intern en extern.” Ook is het belangrijk om medestanders te zoeken. Gert: “In je eentje kun je de cultuur niet veranderen. Zoek andere taalliefhebbers op. Echt waar, er zijn er vaak meer dan je denkt.”
Tips om intern duidelijk te zijn – en te blijven
Wil je in je organisatie aan de slag met duidelijke communicatie? Pak dan deze tips erbij:
Bedenk bij alles wat je opschrijft: wat is mijn boodschap? Wat wil ik dat deze tekst met de lezer doet?
Schrijf alleen voor jouw uiteindelijke lezer. Let op dat je niet schrijft voor de ‘verborgen lezer’, dus voor de collega die meeleest.
Wees je ervan bewust dat de lezer jouw tekst misschien anders opvat dan je had bedoeld.
Motiveer je collega’s om ook duidelijk te schrijven. Waardeer hun inspanningen met een beloning. Zo krijg je ze mee en creëer je steun binnen je organisatie.
Stimuleer medewerkers door ze schrijfopleidingen en de juiste hulpmiddelen aan te bieden. Breng het onderwerp ‘duidelijke communicatie’ ook ter sprake tijdens sollicitatie- en functioneringsgesprekken.
Wil je iets in jouw organisatie veranderen? Zoek dan medestanders en begin bij het management.
Geef nieuwe medewerkers bij hun introductie een schrijfwijzer met schrijftips van de organisatie.
Een andere belangrijke tip komt van Jeroen Tebbe, initiatiefnemer van het landelijke actieprogramma Huh? Wat bedoelt u?: “Zorg voor een omgeving waarin mensen het durven te zeggen als ze iets niet begrijpen. Zie dit dan als positieve feedback, niet als commentaar. Een omgeving waarin je schaamteloos kunt zeggen dat je iets niet begrijpt, is een heel mooi begin.”
Wil je de tekst van het hoofdstuk ‘Wees ook direct duidelijk in interne documenten’ beluisteren? Dan hebben we ook de podcast-versie van dit hoofdstuk voor je.
