Duidelijke taal hoog op de agenda zetten binnen de gemeente Zwolle. Dat is waar Gerda van de Bunt zich voor inzet. Als projectleider van ‘Het Versimpelteam’ is zij dagelijks bezig met het vereenvoudigen van brieven en teksten. Samen met haar team startte ze een lezerspanel en wist hiermee zelfs een finaleplek te behalen bij de GemeenteDelers.
“We bleken veel brieven te hebben die niet goed te begrijpen zijn”
Gerda is alweer zo’n 15 jaar werkzaam bij de gemeente Zwolle, waar zij begon als communicatieadviseur. Inmiddels werkt ze voor het Versimpelteam, dat in 2017 is gestart na een motie van de raad. Gerda vertelt: “We zijn toen klein begonnen, met brieven van het sociaal domein. Teksten en brieven over ingewikkelde onderwerpen, bedoeld voor inwoners die in de knel zitten en soms afhankelijk zijn van hulp vanuit de gemeente. We willen graag dat onze informatie duidelijk is en dat inwoners kunnen meedoen. Daarom zijn we met deze brieven begonnen. Dit werkte uiteindelijk als een olievlek binnen onze organisatie. We bleken veel brieven te hebben die niet goed te begrijpen zijn.”
Teksten beter maken met behulp van pictogrammen
Van brieven over foutgeparkeerde fietsen en afvalinzameling tot informatie over trouwen of de tijdelijke opvang van vluchtelingen: er gaan nogal wat lastige brieven de deur uit, zegt Gerda. “Daarbij kijken we ook naar webteksten, formulieren, e-mails, vragenlijsten en folders. Iedere tekst moet te begrijpen zijn voor àlle inwoners van Zwolle. Daarom maken we teksten niet alleen duidelijker door ze te herschrijven, maar gebruiken we ook pictogrammen om de boodschap duidelijk te maken. Deze komen terug op zowel de website als in een brief of folder. Zo hopen we herkenning te creëren.”
Niet iedereen is digitaal vaardig
“In het verleden hebben we al eens teksten voorgelegd aan een groep mensen met een niet-Nederlandse achtergrond. We kregen toen veel verbeterpunten. Zo ontstond het idee om een lezerspanel te vormen, uiteraard met inwoners van Zwolle. Via verschillende kanalen hebben we inwoners gevraagd zich hiervoor aan te melden. Al snel hadden we meer dan 100 aanmeldingen”, vertelt Gerda enthousiast.
“De samenstelling is erg divers. In het panel zitten bijvoorbeeld juristen, HR-medewerkers, docenten, uitkeringsgerechtigden, schoonmakers en medewerkers uit de zorg, horeca en administratie. Een paar keer per jaar ontvangen ze van ons een tekst, samen met een vragenlijst. Die sturen we per post toe. Daar hebben we bewust voor gekozen, want niet iedereen is even digitaal vaardig. Inmiddels ontvangt een deel van het panel de vragenlijst digitaal.”
“Natuurlijk is het best spannend om inwoners naar hun mening te vragen. Zeker als het gaat om brieven die wij intern al herschreven hebben. De panelleden zijn best kritisch, waar wij erg blij mee zijn. Want zo worden onze brieven en andere teksten steeds duidelijker. Ze worden korter, eenvoudiger, persoonlijker, minder dwingend en vriendelijker van toon. Regelmatig geven panelleden aan dat ze graag onze brieven testen en het leuk vinden om dat te doen.”
Gerda wil andere gemeenten dan ook de tip geven om het gewoon te vragen aan je inwoners. “Het maakt je werk écht veel leuker, want het zijn uiteindelijk de inwoners voor wie je het doet.”
Benieuwd naar meer portretten?
Benieuwd wie zich nog meer inzetten voor duidelijke taal? Lees onze andere interviews in de portretreeks.
