Direct Duidelijk en een inclusief stembiljet bij de gemeen­te Enschede

Geschreven door Mariska Woudenberg

In het webinar in de Direct Duidelijk Tour over inclusieve Tweede Kamerverkiezingen (21 januari 2021) is Kirstin (communicatieadviseur en taalcoach bij de gemeente Enschede) te gast. Ze helpt collega’s hun teksten te schrijven volgens de richtlijnen van Direct Duidelijk. Samen met haar collega Talissa Oude Bennink (projectleider Direct Duidelijk Enschede, gedetacheerd sinds november 2020 als Direct Duidelijk Brigademedewerker) zetten ze zich in voor voor duidelijke taal in de gemeente Enschede. Waar begin je met Direct Duidelijk in je organisatie?

Kirstin: “En zo loopt mijn deelname aan de Direct Duidelijk Tour uit op een blog. Wat leuk! De aanleiding is natuurlijk communicatie tijdens de Tweede Kamerverkiezing. Maar we kunnen ons voorstellen dat je ook meer wilt weten over Direct Duidelijk in jouw organisatie. Want echt: het is het leukste dat er is, maar tegelijkertijd ook een van de grotere uitdagingen in ons werk tot nu toe.”

Waar begin je eigenlijk met Direct Duidelijk in je organisatie?

“Voor een communicatieadviseur ligt taal altijd onder een vergrootglas.”, vervolgt Kirstin. “Taal is binnen een gemeente een uitdaging. Er is veel jargon, er zijn veel experts en specialisten. Direct Duidelijk Enschede liet mij inzien dat het wegnemen van het jargon geen belemmering is, maar juist een voordeel. Want hoe fijn is het dat iemand begrijpt wat je zegt? Dat is voor zowel de zender als de ontvanger heel fijn.”

Talissa vult aan: “Binnen de gemeente hebben we al een tijd het besef dat duidelijker moeten communiceren. Maar hoe zorg je ervoor dat je hele organisatie duidelijk communiceert met inwoners? Dat vraagt om een flinke dosis geduld, steun van het management en bestuur en de juiste mensen aan boord.”

Het houdt niet op bij een schrijftraining voor iedereen

Ze vervolgt: “In 2018 ondersteunde ik een van de trekkers van duidelijke taal binnen de gemeente Enschede. Deze collega deed dit naast haar gewone werk, en dat is meteen een belangrijk punt. Helder schrijven doe je er niet ‘even bij’.”

Kirstin bevestigt dit: “Veel collega’s die voor het eerst op schrijfcursus gaan hebben het gevoel er een taak bij te krijgen. Terwijl dat juist niet zo is. Duidelijke communicatie helpt je bij het beter en makkelijker uitvoeren van je taken. En het zorgt ervoor dat je doelen behaalt met de teksten die je maakt.”

Talissa: “Je ervaart het door te doen. Toch verdwijnt de kennis van een schrijftraining snel naar de achtergrond. Met als gevolg dat je je niet meer aan je eigen schrijfregels houdt. Veel herhalen dus!”

Kirstin: “Onze schrijfafspraken staan in de Enschedese Schrijfwijzer. Maar het is een utopie dat alle briefschrijvers die uitgebreid lezen voordat ze aan de slag gaan. Je hebt dus meer structurele aandacht nodig bij alle collega’s, van alle afdelingen.”

Talissa: “Schrijfafspraken blijven veranderen. Die kun je niet op een bepaald moment vaststellen en er daarna nooit meer naar kijken. Er zit dus geen einddatum aan duidelijke communicatie. Het is eerder een cultuurverandering, we willen voor altijd begrijpelijk en duidelijk communiceren. In oktober 2018 ondertekende wethouder Niels van den Berg als eerste de Direct Duidelijk-deal namens de gemeente Enschede! En zo trapten we 2019 af met Direct Duidelijk Enschede.”

Duidelijke projectstructuur nodig

Tot 2019 waren ze bij de gemeente Enschede met duidelijke communicatie bezig zonder projectstructuur. Talissa vertelt: “Toen werd er wel herschreven en collega’s volgden schrijftrainingen. Maar dat gebeurde apart van elkaar. De Direct Duidelijk-deal gaf ons draagvlak bij het bestuur en management. Daardoor konden we een project opzetten met een stuurgroep, kernteam en taalcoaches. Zo delen we kennis en informatie met elkaar, maar weten we ook beter wat afdelingen nodig hebben om écht duidelijk te communiceren. Ook communiceren we hierdoor in dezelfde stijl met inwoners.”

“En ik ben dus een van die taalcoaches”, zegt Kirstin. “De vakafdeling bepaalt altijd de inhoud. Als taalcoach gaan we ‘alleen maar’ over de toon, stijl en het taalniveau. Dat is voor veel collega’s best slikken. Ze hebben hard gewerkt aan een brief, en er lijkt op het eerste oog niets van over te blijven. Totdat ze het goed lezen en dan denken: “verrek ja, zo kan het ook”.”

Vernieuwd stembiljet

Kirstin: “De inhoud was er, maar de toon en stijl moesten anders. In één oogopslag zie je meteen dat zo’n stembiljet best ouderwets is. Zowel qua taal als qua vormgeving. Krijg je daar veel zin van om te gaan stemmen? Nee, precies. Voor veel mensen is stemmen een ver-van-hun-bed-show. Politiek staat sowieso ver van hen af. Een saai, zwart stembiljet met lappen tekst en lange zinnen bevestigen die afstand. Dat moet anders kunnen! Zelfs met behoud van de verplichte onderwerpen. We weten wát er op moet staan. Maar hoé we dat doen hebben we zelf bepaald.”

Oud stembiljet gemeente Enschede
Het oude stembiljet van de gemeente Enschede

Oud stembiljet gemeente Enschede

Het vernieuwde stembiljet van de gemeente Enschede
Het vernieuwde stembiljet van de gemeente Enschede

Vernieuwd stembiljet gemeente Enschede

Talissa: “Intern is het in Enschede dus goed geregeld. Maar hoe weet je of je teksten écht begrijpelijk zijn? Dat weet je alleen door inwoners te vragen. Zij bepalen uiteindelijk of een tekst duidelijk is of niet.”

Kirstin: “Dat doen we in Enschede met een lezerspanel dat teksten beoordeelt. Zo weten de taalcoaches wat duidelijk is en wat nog beter kan!”

Betrek inwoners waar het kan bij het (her)schrijven van je teksten

Kirstin: “Bij het nieuwe stembiljet hebben we bijvoorbeeld eerst zelf een flinke verbeterslag gemaakt. Die verbeterde versie hebben we laten zien tijdens de Direct Duidelijk Tour. Daarna is het ons nog gelukt om laaggeletterden naar de tekst te laten kijken. Die waren heel blij met de verbeteringen. Ze hadden nog een aantal suggesties die we ook allemaal konden overnemen. Bijvoorbeeld door de informatie te verdelen in “wat u moet weten voordat u gaat stemmen” en “wat u moet weten op de dag dat u gaat stemmen”. Anders werd het te onoverzichtelijk en overweldigend. Dat zijn fantastische aanpassingen toch? Heel simpel eigenlijk, maar voor de ontvanger veel duidelijker.”

Kirstin: “Zowel onze vormgeefcollega, werkgroepleden en leidinggevende vinden dat anderen hun voordeel er mee moeten doen. We hebben alleen een watermerk in het document geplaatst. Dat is omdat we willen dat gemeenten hun eigen huisstijl gebruiken in het stembiljet. Het is tenslotte een beetje knullig als de contactgegevens van de gemeente Enschede op een stembiljet in een andere stad staan. Laat je inspireren, maar verbeter vooral waar nodig. En laat ons dat dan weer weten!”

Talissa vult aan: “Het stembiljet staat nu ook op www.directduidelijk.nl. Daar vind je meer goede voorbeelden van duidelijke teksten. Deel jouw goede voorbeeld ook vooral!”

Direct Duidelijk Tour

Na het succes van vorig jaar, trapten we op donderdag 21 januari af met de eerste aflevering van 2021 van de Direct Duidelijk Tour, een serie online bijeenkomsten over duidelijke, inclusieve en bruikbare overheidscommunicatie. De eerste aflevering ging over duidelijke communicatie over Tweede Kamerverkiezingen. Andere onderwerpen zijn duidelijke communicatie over corona, op social media en online burgerparticipatie. Alle webinars zijn terug te kijken.

Hoort bij het thema

Hoort bij de community