Beeldbrieven

Ga in gesprek met alle (interne) belanghebbenden van de brief, folder of website die je wilt aanpakken over het gebruik van beeldtaal. Denk bij belanghebbenden bijvoorbeeld aan de proceseigenaar, communicatieadviseur, KCC’er en beleidsadviseur.

1. Stel een kernteam samen
   Stel een kernteam samen. Betrek in het kernteam de eigenaar, inhoudsdeskundige en/of iemand die daadwerkelijk met de brief, folder of website moet werken. Daarnaast is het raadzaam – mits relevant – ook een jurist en iemand van ICT aan het team toe te voegen, zodat je daarmee snel kan afstemmen.
2. Formuleer met je kernteam het doel
   Wat wil je met de nieuwe beeldproduct bereiken? Maak altijd duidelijk wat je van de ontvanger wil. Oók als die niets hoeft te doen.
3. Neem met je kernteam het eerdere product door
   Wat kan er allemaal uit aan tekst en beelden, wat móet er blijven staan? Welke onderdelen lenen zich voor beeldtaal?

Ontwerp je product en maak twee varianten met beeld. Dit kunnen foto’s, iconen of tekeningen zijn. Of een combinatie.

1. Bepaal de nieuwe opzet
   Bekijk welke onderdelen van je nieuwe opzet zich lenen voor het gebruik van beeldtaal: foto’s, iconen, tekeningen of film. Wat vertel je in woorden, wat vertel je (ook) in beeld?
2. Kijk kritisch naar de beelden
   Inventariseer welke beelden je nodig hebt. Kijk in de beeldbank welke beelden er beschikbaar zijn. Gebruik een toestemming voor het gebruik van foto’s, een zogenaamde quit-claim, als je zelf foto’s maakt om te gebruiken in brieven.
3. Kijk kritisch naar je doel
   Maak 2 versies zodat je aannames kunt toetsen. En leg deze 2 versies bij het testen voor aan je doelgroep.

Test je concept beeldproduct in een zo vroeg mogelijk stadium onder de doelgroep.

1. Maak 2 versies
   Om een goede test uit te kunnen voeren, maak je twee versies van hetzelfde beeldproduct. Op die manier kun je een zogenaamde A/B-test uitvoeren om uit te vinden wat het beste werkt voor de doelgroep. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van verschillende foto’s, teksten of volgorde.
2. Zoek frisse testers
   Om goed te kunnen testen, is het belangrijk om testers te vinden onder de doelgroep die met een frisse blik naar het beeldproduct kunnen kijken. Ga op zoek naar intermediairs binnen en buiten de organisatie die je hierbij kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld aan collega’s die jou in contact kunnen brengen met vrijwilligersorganisaties, maatschappelijke stichtingen en taalambassadeurs van Stichting ABC of Stichting Lezen en Schrijven.
3. Stel een multidisciplinair team samen
   Om ervoor te zorgen dat de verbeteringen die gevonden worden ook doorgevoerd worden, is het slim om de collega’s te betrekken bij het testen die het product goed kennen of misschien meegewerkt aan de ontwikkeling ervan. Doordat zij de test uitvoeren en met lezers het gesprek voeren, zien zij zelf wat werkt en wat niet. Door het samen te doen werk je aan een gezamenlijk beeld van benodigde verbeteringen en creëer je gezamenlijke verantwoordelijkheid.
4. Bereid de testdag goed voor
   Organiseer 1 testdag, waarop alle collega’s op dezelfde manier en op dezelfde dag testen uitvoeren bij de doelgroep. Zorg ervoor dat alles klaarligt en er een planning is wie waar naartoe gaat, zodat de testers zich kunnen concentreren op hun taak. Maak testsetjes per beeldproduct. Zorg voor een gezamenlijke kick-off die inspireert en waarin nog een laatste keer de bedoeling wordt uitgelegd. Zorg dat de vragen om de aannames te toetsen voor iedereen helder zijn. En plan een afsluitend uur in waarin alle collega’s weer bij elkaar komen om de belangrijkste bevindingen door te spreken. Vergeet ook niet een kleine attentie voor de testers.

Lees meer over het testen van tekst en/of beeld.

Pas het ontwerp van het beeldproduct aan naar aanleiding van het testen met échte gebruikers.

1. Maak een verslag en zorg voor follow-up
   Na afloop van de testdag haal je samen de belangrijkste bevindingen op. Als kernteam schrijf je een kort verslag met de opzet van de test, de belangrijkste bevindingen en de verbeteracties. Iedere collega die een test heeft uitgevoerd, maakt hiervan een eigen verslag. Dit voeg je toe aan het eindverslag. De uitkomsten worden weer verwerkt in een nieuwe versie.
2. Pas de brief aan op basis van de testresultaten
   Test de brief opnieuw als je nog twijfelt over bepaalde aannames of andere vragen die uit de eerste test zijn gekomen.

Naast de gebruikerstest van het beeldproduct (dus niet in plaats daarvan!) is het ook aan te raden het effect te meten. Je had namelijk een doel met het product. Effectmeting doe je bijvoorbeeld door 200 nieuwe en 200 ‘oude’ brieven te versturen en het verschil in reactie in kaart te brengen.

Reageren de gebruikers positiever, vaker en/ of eerder? Is de ‘call to action’ duidelijk genoeg? Gaan gebruikers de júiste dingen doen? Welke vragen komen binnen via het klantcontactcentrum? Vallen de resultaten tegen? Mogelijk spelen andere redenen een rol. Ga na of je het beeldproduct nog kunt aanpassen, of dat er andere maatregelen nodig zijn om je doel te bereiken.

Is de beeldbrief getest en aangepast? Deel dit dan met ons! Als de beeldbrief met testresultaten in Toolkit Taal staat, kunnen andere overheidsorganisaties er ook hun voordeel mee doen.