Hoe maak je van online participatie een inclusief succes? (Direct Duidelijk Tour)

In dit webinar ging onze presentator Renata Verloop in gesprek met:

• David Bos, participatieadviseur voor de gemeente Den Haag
• Michiel van den Ingh, online participatieadviseur en mede-oprichter van participatieplatform Argu

Over David Bos

David is participatieadviseur. Voor de gemeente Den Haag ontwerpt hij participatieprocessen voor projecten uit de organisatie en maakt hij participatiewebsites op maat. Den Haag heeft inmiddels 18 participatiewebsites gemaakt met open source participatieplatform OpenStad. De onderwerpen zijn divers: van wijkbudgetten en wijkagenda’s tot het opknappen van de openbare ruimte en gebiedsontwikkeling.

Lees het vraag-antwoordverslag met David Bos

Over Michiel van den Ingh

Michiel is online participatieadviseur voor de gemeente Den Haag en medeoprichter van participatieplatform Argu. Argu begeleidt participatietrajecten voor gemeenten, woningcorporaties en bedrijven, zodat zij op een toegankelijke en privacyvriendelijke manier oplossingsgericht kunnen samenwerken met grote groepen mensen. De afgelopen jaren begeleidde Michiel meer dan 150 online participatietrajecten bij gemeenten en woningcorporaties. Daarbij adviseert hij over de gewenste interactie, democratische aspecten, gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid.

Lees het vraag-antwoordverslag met Michiel van den Ingh

Handige links

• De website Lokale Democratie, waarop veel wordt gedeeld over digitale participatie
• De kennisbank Democratie in Actie, een samenwerkingsprogramma tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), met een inspiratiegids, overzicht van participatietools en meer
• Het Kennisknooppunt Participatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, waar wetenschappelijke literatuur en onderzoek wordt gedeeld
• Bekijk de website OpenStad, een online, open source participatieplatform
• Bekijk de Keuzewijzer E-Tools van Movisie

Vragen-antwoord-verslag David Bos

Lees hier de vragen en antwoorden uit het gesprek met David Bos. Had jij vooraf een vraag gesteld? Of als deelnemer live tijdens de chat? Ook veel van deze kijkersvragen vind je terug in dit vraag-antwoordverslag.

Vragen en antwoorden

Welkom David. Jij hebt een achtergrond als politicoloog en bent altijd geboeid geweest door de lokale democratie. Je werkt nu in Den Haag bij een team dat Haags Samenspel heet. Kun je vertellen wat dit team doet?

Onze missie met Haags Samenspel is het verbeteren van de kwaliteit van de inwonersparticipatie in Den Haag. Dit is niet alleen de missie van ons als ambtenaar en als team; het is iets wat vanuit onze raad, vanuit het college, en vooral vanuit de stad wordt gevraagd. Wij werken daar op allerlei manieren aan, onder andere door collega’s in de organisatie te helpen echt goede participatieprocessen te ontwerpen voor de projecten en beleidsonderwerpen waarmee ze naar de stad gaan.

Wat is jouw rol in het team? Waar ben jij vooral mee bezig?

Ik werk voornamelijk aan het ondersteuningsspoor, dus het ontwikkelen van nieuw participatiebeleid en het experimenteren met nieuwe concepten. Ook ondersteunen we collega’s die bij ons aankloppen met de vraag: we gaan een plan maken om de openbare ruimte op te knappen in die wijk, we willen het samen doen met de bewoners en ondernemers daar, maar hoe pakken we dit aan? Met enkele collega’s vorm ik een kleine serviceorganisatie binnen de gemeente die daarbij ondersteunt.

Wij doen dit opdrachtmatig door eerst goed te kijken naar het project. Waar gaat het over? Wie wil je bereiken? Wanneer? Wat? Waar? En vooral ook hoe? We merken vooral bij die ‘hoe’ dat er veel werk zit in het voor inwoners concreet en dichtbij maken van zo’n ingewikkeld project. Dat is daarom de eerste stap. Daarna kijken we hoe je daarbij de middelen kunt maken die je nodig hebt. Waarbij we ons vooral de afgelopen anderhalf jaar erg op online hebben gericht, ook omdat we zagen dat we daar als gemeente nog weinig mee deden. We gebruiken OpenStad, een online, open source participatieplatform dat je in staat stelt om het maatwerk te leveren dat je per project nodig hebt.

Bekijk de website OpenStad

Het is dus maatwerk en jullie hebben er specialisten voor. Is participatie een specialisme, hoe zie jij dat?

Ik denk wel dat participatie een specialisme is, maar tegelijkertijd wil je er ook naartoe dat het iets is wat iedereen kan. We zijn daar nog niet, ook omdat we er in onze organisatie soms nog te weinig aandacht aan besteden en denken dat elke projectleider het kan optuigen. Of denken dat de communicatieadviseur, die zijn specialisme soms juist op andere gebieden heeft liggen, het wel even organiseert. In Den Haag proberen wij dat specialisme op te bouwen. Niet alleen binnen een compact team, maar juist ook door daarin collega’s mee te nemen, zodat zij zelf leren hoe je het aanpakt. Je moet ergens beginnen, en dat begin hebben we nu gemaakt.

Kijkersvraag: hoe groot is jullie team?

Klein, heel klein. We zijn nu met 2 fte, mijzelf en een onlinespecialist. Daarbij werken we met een flexibele pool van externen die we inzetten voor projecten. Ook proberen we de collega’s zoveel mogelijk te betrekken We nemen de participatie in de organisatie dus niet over, dat is absoluut niet de bedoeling. Als een projectleider ons vraagt om te helpen, vormen we een klein projectteam met die projectleider, een communicatieadviseur die de campagne doet en een participatieadviseur uit ons team die helpt om de campagne te ontwerpen.

Vind je dat inclusieve oftewel laagdrempelige participatie, het zorgen dat zoveel mogelijk mensen het aantrekkelijk vinden om mee te doen, voldoende op de agenda staat?

Ik denk het wel. Als je in Den Haag het coalitieakkoord leest, zie je het op een paar plekken terugkomen. Wat ik een mooie quote uit het coalitieakkoord vind: ‘Het moet in onze genen zitten om te ontdekken wanneer mensen niet makkelijk kunnen meedoen’. Dit gaat specifiek over participatie. En er staat: ‘We willen met een bewonersforum gaan experimenteren en staan open voor andere innovatieve manieren om de representativiteit te verhogen’. Daaraan zie je dat het op de agenda staat.

Ik zie het ook terug in projecten die we doen. Zo letten we goed op de taal. B1 is de standaard, het moet begrijpelijk zijn voor iedereen. We doen behoefte- en gebruikersonderzoek, waarover collega’s van mij hier eens hebben verteld. Dat komt steeds meer op, merk ik in onze organisatie, en wij passen het ook toe in onze projecten: eerst behoefteonderzoek doen om te begrijpen wat mensen in die wijk beleven, hoe ze zich verhouden tot het onderwerp, hoe ze graag willen meedoen, om pas daarna het proces en de middelen te ontwerpen en die ook te testen.

Er gaat dus veel voorbereiding aan vooraf om eerst de wijk te leren kennen, voordat je daar een vraag neerlegt?

Inderdaad. En om de wijk ook proberen in te zetten. Bij zo’n wijkscan hoort ook dat je goed naar de doelgroepen kijkt en ziet of je daar sleutelpersonen hebt. We gebruiken veel ambassadeurs in de trajecten, zodat het niet is van: de gemeente wil iets, maar andere bewoners doen al mee en nu word ik uitgenodigd om ook mee te doen. Wat heel sterk is, en wat in sommige participatietrajecten goed lukt, is dat niet de gemeente de reclame gaat maken, maar de bewoners zelf. Bijvoorbeeld onlinetrajecten waarbij je een aantal likes moet verzamelen om jouw plan of initiatief door te krijgen naar de volgende ronde. Dan zeggen wij: start de campagne maar, waarna mensen zelf campagne gaan voeren voor hun eigen plan. Zo kom je ook in netwerken waar je als gemeente minder snel voet aan de grond krijgt.

Kun je een voorbeeld noemen van een participatietraject dat jullie in Den Haag hebben gedaan, waarbij het goed is gelukt er veel mensen bij te betrekken?

Sowieso doen we recent veel projecten waarbij we heel veel mensen bereiken, zoals is te zien in onderstaande tabel. Mijn stelling is: als je in een wijk, zoals in Bezuidenhout, 3.000 mensen weet te bereiken, of in een wijk als Mariahoeve 2.000, dan zijn dit meer mensen, maar waarschijnlijk ook andere mensen. Wat ik heel lastig vind is om te beoordelen hoe inclusief zo’n traject nu is. Het hangt er ook mee samen dat we heel terughoudend willen zijn in wat voor gegevens we over mensen verzamelen, omdat we het belangrijk vinden dat ze in eerste instantie meedoen. We doen natuurlijk wel evaluaties en daar krijg je beelden uit, maar het is vaak een bepaald type mensen dat aan zo’n evaluatie meedoet.

Een heel mooi traject vond ik ‘Mariahoeve knapt op’. Dit ging over hoe we de openbare ruimte in Mariahoeve konden opknappen. Daar was 2,5 miljoen voor beschikbaar. Ik vond het mooi dat we de bewoners hier op verschillende momenten en manieren bij betrokken. Niet alleen online, maar juist ook offline. Dat kon toen nog wat gemakkelijker dan nu. Wat heel goed was aan dit traject, en dat bleek ook uit de evaluatie, is dat het voor mensen duidelijk was hoe ze konden meedoen. Mensen zeiden ook dat ze gemakkelijk konden meedoen, dat het transparant was en hun invloed heel concreet was. Als het gaat over wie er meedoen en waarom, denk ik dat je goed naar die invloed moet kijken. Je kunt het nog zo leuk en laagdrempelig maken, maar als mensen het gevoel hebben dat het hun belangen niet raakt of dat ze eigenlijk niks te zeggen hebben, doen ze alsnog niet mee.

Door de coronacrisis heb je nu minder mogelijkheden en moet je vaker kiezen voor een online traject. Loop je dan niet het gevaar dat je mensen buitensluit?

Voor ons is een stelregel dat je een traject nooit alleen online kunt doen. Zelfs nu niet. We bieden altijd offline mogelijkheden, al is dat nu wel moeilijker.

Wat kun je nu bijvoorbeeld nog wel doen aan offline mogelijkheden?

Bij zo’n wijkbudget van bijvoorbeeld 30.000 euro worden mensen uitgenodigd een plan in te dienen. Mensen krijgen een brief en ook nodigen we ze uit via andere kanalen. We zeggen dan: je kunt naar de website gaan om je plan in te dienen, en je kunt je plan fysiek op een bepaalde plek achterlaten. Zo staat er nu in de Bloemenbuurt midden in het park een groot kunstwerk met een brievenbus erin, waar je je plan in kunt doen. Die plannen worden door ons online gezet. Dit deden we voor corona ook al.

Een leuk verhaal: een 83-jarige man diende zijn plan fysiek in. Dit werd door ons online gezet en hij kreeg vervolgens heel veel likes voor zijn plan. Ik vind dat een mooi voorbeeld van iemand die offline meedoet, maar via ons toch gebruik kan maken van het online kanaal. Omdat mensen zijn plan goed vonden, had hij in 1 keer een enorm bereik. Dus je kunt het ook omkeren. Ook gebruiken we nu vaker de telefoon.

Aan de andere kant hoor je vaak: we moeten juist online participatie doen, want daarmee bereiken we meer en andere mensen. Wat is jullie ervaring daarmee in Den Haag?

Kijk naar de cijfers: 3.000 mensen passen niet in een zaaltje. Bovendien, als het gaat over een onderwerp zoals inclusie, denken we al snel aan: ‘hoe bereiken we de moeilijkst bereikbare doelgroepen?’ Terwijl ik denk: je hebt nu al moeite om gemakkelijk bereikbare doelgroepen te bereiken, dus wat gaat er mis? Juist een middel zoals online kan helpen om mensen met dit soort trajecten te laten meedoen die dat offline niet zo snel zouden doen. Mensen die wel iets vinden van hun wijk of daar ideeën over hebben, maar niet de moeite of de tijd nemen om naar een bewonersavond te gaan. Of mensen die zo’n vorm niet prettig vinden, omdat altijd dezelfde mensen aan het woord zijn of ze zelf wat bevreesd zijn om het woord te nemen. Er kunnen allerlei redenen zijn.

Mijn pleidooi is daarom: zorg dat je de basis beter neerzet om juist die gemakkelijk bereikbare doelgroepen te bereiken, en kijk daarnaast wat je extra kunt doen om het ook voor moeilijker bereikbare doelgroepen toegankelijk te maken.

Kijkersvraag: zijn jullie bezig met participatie rondom de Omgevingswet?

Ja, ook daar wordt aan gewerkt, maar meer op strategisch niveau dan dat er al een groot participatieproces voor is opgetuigd. Al gaat die Omgevingswet natuurlijk veel veranderen in participatieland. Wat interessant is en bijvoorbeeld anders wordt, is dat bewoners meer verantwoordelijk worden voor het organiseren van een participatieproces als zij in hun wijk iets willen veranderen. We zien dit ook al opkomen bij ons in Den Haag, waarbij soms een beroep op ons wordt gedaan om hen te ondersteunen met de middelen die ze daarvoor nodig hebben. Dit zie ik al een beetje gebeuren rond de Omgevingswet.

Dan wordt de gemeente opeens degene die gaat participeren bij bewoners, in plaats van andersom. Is dat een situatie die kan ontstaan?

Op het Sweelinckplein in Den Haag speelt nu zoiets, waarbij ik betrokken ben. Daar hebben bewoners een plan gemaakt om het plein weer helemaal op te fleuren. Dit is een compacte groep bewoners, en ze willen er hun buurt bij betrekken. Zij vragen ons als gemeente dan hoe ze dit in coronatijd moeten doen. Nu zijn wij voor hen een platform aan het maken om hun buurt hierbij te betrekken. Dus meer in die rol. Maar het roept inderdaad ook vragen op, want uiteindelijk moet je dat participatieproces als gemeente weer beoordelen.

Zit participatie ook in woorden die je gebruikt? Toetsen jullie dat?

Ja, alles wat wij op onze website zetten moet B1-taalniveau zijn, ik gebruik ook de website ishetb1.nl, en verbaas mij er soms over dat bepaalde woorden toch geen B1 zijn. Je denkt er al snel te gemakkelijk over: mensen snappen dit wel. We verwachten vaak ook dat mensen een bepaalde context kennen, waardoor ze weten hoe we een woord bedoelen. Maar dat kún je gewoon niet verwachten.

We zien het ook wel omgekeerd. Zoals bij het traject voor het Sweelinckplein, dat mensen zeggen: ‘Waarom moeten we dit nu in simpele taal zetten? Waarom mogen we hier niet het woord ‘monumentaler’ gebruiken en moeten we het woord ‘oude’ gebruiken? Dit dekt helemaal niet de lading.’ Dat is soms best een moeilijk gesprek. Er is wat discussie over B1, dat zie ik ook.

Kijkersvraag: gebruiken jullie leefstijlen, een soort profielen van inwoners, waarmee je op basis van bijvoorbeeld postcode kunt opvragen wat bewoners aanspreekt?

Dat komt nu wel op, ik zie dat communicatieadviseurs die bij ons aan het gebruiken zijn. Zij gebruiken een model van marktonderzoeksbureau Motivaction met verschillende profielen, het Mentality-model. Daaruit kun je opmaken wat voor manieren aansluiten bij mensen in een bepaalde wijk. Wat voor communicatiestijl is het beste, hoe kunnen we contact maken? Ik merk dat de participatie- en communicatieaanpak daar steeds meer op gebaseerd wordt. Volgens mij kan zoiets wel helpen om aannames te tackelen die in het hoofd van ambtenaren zitten, van: ‘nee, dat werkt niet in deze wijk’. Maar je hebt beide nodig. Je kunt die profielen gebruiken om er samen naar te kijken en er een gesprek over te hebben, maar je moet ze altijd blijven aanvullen met kwalitatieve beelden en informatie.

Bekijk het Mentality-model van Motivaction

Wat vinden collega’s het lastigst bij het ontwerpen van laagdrempelige participatie?

Wat ik tegenkom, is dat collega’s niet altijd scherp hebben waar hun project nu precies over gaat. Laat staan dat ze het dan in simpele taal kunnen uitleggen. Laat staan dat ze dan kunnen bedenken hoe je ruimte maakt voor participatie. En laat staan dat ze dan ook nog een laagdrempelige manier van participatie kunnen bedenken. Dus dat zie ik in veel projecten als een grote uitdaging. Een tweede uitdaging is om het project en het participatieproces niet als aparte processen te zien. Wij proberen die participatie juist te verweven met het project. Een behoorlijke uitdaging, omdat soms in het hoofd zit: ‘we doen het project en we doen er een paar participatiemomenten naast en bij’. Maar dan gaan er dingen mis.

We vragen dus eerst aan de projectleiders wat zij precies aan de bewoners willen vragen. Zo gaan ze zelf nadenken over welke interactie ze nu met mensen willen aangaan. Veel collega’s denken dat ik graag wil dat er participatie wordt toegepast, maar een trucje dat ik vaak gebruik is de vraag: ‘Waarom wil jij het eigenlijk?’ Want als het goed is, ga je als projectleider een stukje invloed delen met inwoners. Dus je maakt anderen deelgenoot van het project. Een leuke vraag om te stellen is dan: ‘Wat kunnen mensen toevoegen? Waarom ga je niet gewoon zelf dit project doen?’ Dat vind ik heel belangrijk: wij ondersteunen in het ontwerpen ervan, maar zo’n projectleider moet zelf voelen waarom hij het doet.

Kijkersvraag: hoe zit het met de representativiteit en de vraag die na een participatietraject altijd wordt gevraagd: staat dit nu echt voor wat inwoners willen?

Vind ik een leuke vraag, want inderdaad, die begrippen zijn heel anders. Inclusie gaat voor mij vooral over de voorkant. Heb je het zo neergezet dat iedereen kan meedoen die dat zou willen? Representativiteit is vaak meer evaluatief, hoewel je daar wel op kunt sturen. In sommige trajecten maken we gebruik van bewonerscommissies. Die gaan in een aantal bijeenkomsten echt de diepte in met de gemeente. Daar zeggen we: iedereen kan zich aanmelden. En dan maken we vaak een selectie op basis van criteria die we van belang vinden. Zoals de spreiding van mensen over het gebied, goede vertegenwoordiging van bewoners en ondernemers, geslacht, leeftijd, dat soort zaken. Maar wat je eigenlijk wilt, is kijken naar belangen. Hebben we alle belangen en meningen aan tafel die er in een wijk waarschijnlijk zijn? Ik vind dat best moeilijk, hoe je daar aan de voorkant goed op stuurt en hoe je achteraf ook goed kunt beoordelen of dat het geval was.

Kijkersvraag: hoe laat je in de organisatie zien wat er met participatie is bereikt, wat het oplevert?

Via trainingen bijvoorbeeld. Vanuit Haags Samenspel hebben we een hele leerlijn. Daarbij kijken we niet alleen naar wat er beter kan, maar vooral naar wat er al goed gaat. Zo zetten we projecten in het zonnetje in trainingen en andere leeractiviteiten die we organiseren. En niet alleen projecten die we zelf begeleiden, maar ook andere. Dat is belangrijk en ook nodig: laten zien dat participatie kan, dat het werkt en wat het oplevert. Omdat er soms negativiteit kan heersen binnen gemeentelijke organisaties: het duurt lang, levert niks op, vertraagt alleen maar, ik vind het moeilijk, of het moet van de wethouder. Er kan van alles spelen. Onze taak is om dat te doorbreken. Wat dan helpt, is projecten laten zien waar het goed gaat en waarover ook collega’s enthousiast zijn. Zo heb ik over ‘Mariahoeve knapt op’ een leuke training gegeven met een projectleider en de communicatieadviseur.

Het zit ook erg tussen willen en kunnen. Er zijn projectleiders die het wel willen, maar soms niet de tools krijgen aangereikt om het echt te doen, of er wat minder expertise op hebben. Ik denk dat we daar als gemeenten een slag in moeten maken.

Kijkersvraag: nu de online vertaaltools steeds beter worden, betekent dit dat je in je online traject de informatie niet in allerlei talen hoeft aan te bieden?

Voor een aantal wijken waar bijvoorbeeld veel expats wonen, hebben we delen van de website in het Engels laten vertalen. We komen er steeds meer achter dat het ook via de browser kan. Aan de andere kant laat een knop ‘English’ zien dat we het echt belangrijk vinden dat jij ook meedoet, al spreek je een andere taal. We zien dus ook mensen die, bijvoorbeeld in het Engels, argumenten plaatsen en plannen indienen. Taal is bovendien vaak een politiek punt waar ook het gemeentebestuur iets van vindt. Dat maakt het soms lastig om maximale vrijheid te hebben in welke taal je communiceert.

Kijkersvraag: waar vind jij dat de verantwoordelijkheid voor online participatie ligt?

Dat is bij ons in Den Haag best een discussie. Wij deden als gemeente eerst weinig met online participatie en zijn begonnen met een pilot. Dat was ‘Duinoord begroot’. Toen hebben wij als eerste gemeente in Nederland OpenStad hergebruikt, de software die is ontwikkeld door de gemeente Amsterdam. Dit was zo’n succes dat we verder zijn gegaan. Nu merk je dat het groeit, dat de schaal toeneemt en dat OpenStad misschien niet meer helemaal op zijn plek is bij een participatieclub zoals de onze. Terwijl ik het tegelijkertijd ook slecht zou vinden als die tools komen te liggen bij bijvoorbeeld een afdeling online, die niets weet over participatie.

Dus ja, waar moet de verantwoordelijkheid liggen? Je hebt mensen nodig die weten hoe je online voorzieningen maakt, je hebt mensen nodig die weten hoe participatie werkt en hoe je dit online doet, en je hebt mensen nodig die zorgen voor een goede taal. Want daar zijn participatie-experts ook niet altijd in gespecialiseerd. Dus zo kom je er toch weer op uit dat je veel specialismen nodig hebt.

Wat is jouw gouden tip aan de kijkers, of ze nu voor een kleine organisatie of zelfs een ander type organisatie werken?

Mijn tip is: verbeter de basis van je processen. In taal, in duidelijkheid, in toegankelijkheid. Probeer het leuker en laagdrempeliger te maken. Kijk goed naar de invloed en probeer het zo concreet mogelijk te maken voor mensen.

Wat ik ook belangrijk vind: probeer in een proces een gelaagdheid te bedenken voor manieren hoe mensen kunnen meedoen. Offline bij een bewonersavond ga je direct all-in. Je moet naar die avond toe, dat is best een grote stap. Terwijl je ziet dat online meer instapmogelijkheden kan bieden. Sommige mensen dienen een plan in, andere reageren alleen op die plannen met argumenten of door ze te liken, en weer anderen kijken er alleen naar en denken: nou, dit gaat wel goed, mijn zegen heeft het. Dat is denk ik een kracht van online die ook offline moet kunnen, dat je mensen verschillende instapniveaus aanbiedt zodat het bereik breder wordt. Want niet iedereen wil op dezelfde manier betrokken zijn.

En tot slot: ik zie op bijvoorbeeld LinkedIn elke week nieuwe handreikingen en tips voorbijkomen. Die kun je natuurlijk allemaal lezen. Maar ga gewoon trajecten doen en probeer het uit.

Vraag-antwoord-verslag Michiel van den Ingh

Lees hier de vragen en antwoorden uit het gesprek met Michiel van den Ingh. Had jij vooraf een vraag gesteld? Of als deelnemer live tijdens de chat? Ook veel van deze kijkersvragen vind je terug in dit vraag-antwoordverslag.

Vragen en antwoorden

Welkom Michiel. Jij helpt als online participatieadviseur gemeenten en woningcorporaties met digitale participatie. Wat is het grootste verschil tussen offline en online participatie?

Ze hebben een heel andere dynamiek. Er bestaan veel verschillende participatietools. Zo zie je nu door corona dat met Teams-meetings – een videogesprek – het offlinegesprek wordt nagebootst. Dat komt redelijk overeen. Maar er zijn ook tools waarbij je met bijvoorbeeld een wijkbegroting mensen bereikt, en het contactmoment verspreid is over een periode waarbinnen mensen kunnen reageren op een moment dat ze dat zelf willen. Dit geeft een heel andere dynamiek dan wanneer je met elkaar aan tafel zit of in een zaaltje mensen aan het woord laat. Als je zo met elkaar in gesprek bent, kun je direct antwoorden. Je ziet gezichtsuitdrukkingen en alle non-verbale communicatie die naar voren komt. Dat mis je online.

Het gevolg is dat je online tools – waarbij er meer tijd is om als betrokkene te reageren – heel strak moet inrichten. Je moet een goede structuur uitdenken waarbij je mensen concreet vragen stelt waarover ze kunnen meepraten. Wat is je mening? Wat is je argument voor dit idee? Dit gaat niet zo natuurlijk als bij een gesprek. Daarbij heb je een moderator die kan doorvragen, onderbreken of vragen wat iemand ergens van vindt. Online heb je ook moderatoren, maar je weet niet of mensen op dat moment achter een computer zitten om een vraag te beantwoorden. Dus dat is een groot verschil.

Daarbij hebben offline en online hun eigen voor- en nadelen. Ik denk dat je tussen online en offline een mooi huwelijk kunt creëren en dat de coronacrisis dat denkproces enorm aan het versnellen is bij gemeentes, woningcorporaties en andere organisaties die bezig zijn met participatie. Waarbij je online, theoretisch, een onbeperkt aantal mensen kunt bereiken, waarbij mensen kunnen meedoen op een moment dat het ze zelf uitkomt. Offline is vaak beperkt tot een fysieke ruimte. Dat moet je goed op elkaar laten aansluiten.

Hoe ziet dat ideale huwelijk er na de coronacrisis wat jou betreft uit?

Dat hangt echt van de situatie af. Een paar jaar geleden zag ik een mooi voorbeeld bij de gemeente Hoorn. Daar faciliteerden wij een participatietraject over het Kerkplein. Er lag een plan van een wethouder, hij zei: ‘We gaan zus of zo doen’. De raad was voorzichtig en wilde eerst de bewoners betrekken, vragen wat zij ervan vonden. Zij vroegen aan bewoners: ‘Hoe zie jij een ideaal Kerkplein voor je? Wat moeten we ermee gaan doen?’ Een heel open vraag. Er kwamen allerlei plannen binnen en daarop hebben mensen gestemd en gereageerd, ze zijn met elkaar in discussie gegaan.

Na een paar weken nodigden we die mensen via het platform uit ook fysiek bij elkaar te komen op het Kerkplein. Die bijeenkomst was openbaar. Zowel een deel van de online gebruikers als een deel niet-online gebruikers kwam daar langs, omdat ze met de gemeente in gesprek wilden. Tijdens de bijeenkomst toonde de gemeente op een beamer de top 3 van ideeën die op het platform stonden en vroeg de mensen: ‘Wat vinden jullie hiervan? Want we hebben naast dit gesprek ook online activiteiten, die niet verplicht zijn, maar geef maar aan wat je ervan vindt.’ Daar kwamen reacties op, die schreven ze op en deelden ze later weer op het platform.

Zo dient het platform dus als informatie-centralisatiepunt, zodat mensen altijd gemakkelijk kunnen terugvinden hoe iets tot stand is gekomen. Hiermee sluit je ook die offline groep niet uit en heb je een mooie aanvulling op die 2 kanalen waarmee je mensen bevraagt. Ik vond dit een leuk voorbeeld. We adviseren bij participatietrajecten ook altijd om zoiets te organiseren.

Door de coronacrisis is een klassieke bewonersavond nu niet mogelijk. Wat zijn jouw tips als je daar een laagdrempelig online alternatief voor moet verzinnen?

Ik denk dat dat ook weer van de situatie afhangt, maar er zijn veel instrumenten in te zetten. Neem een wijkbegroting voor het lokaal opknappen van een buurt, waarbij je de bewoners online betrekt en vraagt naar goede ideeën voor de omgeving: je stelt een budget beschikbaar, mensen kunnen een plan indienen en daarover in discussie gaan, zij kunnen het liken en uiteindelijk stemmen we naar welk plan het budget moet gaan. Dit is inmiddels een bewezen methode. Je ziet aan statistieken dat door bewoners veel op zo’n initiatief wordt gereageerd.

Er zijn ook abstractere beleidsthema’s waaraan lastiger een budget is te koppelen. Zoals de vraag: ‘Hoe kunnen we als gemeente verduurzamen?’ Mensen hebben vaak voorkeuren, zoals: ‘We willen meer zonnepanelen, niet op onze daken, maar op dat industrieterrein zou het prima kunnen.’ Daar is dan niet per se een budget aan gekoppeld. Daarbij helpt een online platform goed om de trechter open te zetten: kom maar met ideeën. Kies een bepaalde periode waarbinnen mensen ideeën kunnen indienen. Bied de mensen die online niet snappen, daar niet mee willen werken of bellen gewoon prettiger vinden, daarna de gelegenheid om telefonisch contact te hebben. Aanvullend kun je een Teams- of Skype-meeting houden waarbij je goed doorvraagt naar het hoe en waarom van een mening.

Je zegt heel nadrukkelijk dat die live-optie aanvullend moet zijn?

Ja, zeker bij zo’n groot beleidsthema. Bij grote gemeenten gaat het soms om het leven van honderdduizenden mensen. Bij een inspraakmoment komen gemiddeld zo’n 30 mensen langs. Het is niet logisch om met zo’n klein groepje voor honderdduizenden mensen te bepalen wat er in hun achtertuin komt te staan of waar het geld naartoe gaat.

Hoe maak je mensen warm voor grote onderwerpen die vaak ver van hun bed zijn, zoals energietransitie en Omgevingswet, maar waar participatie een keiharde verplichting is?

Als je zo’n tool gaat inzetten of een proces ontwerpt, moet je als projectleider zorgen dat heel duidelijk is waarop je mensen invloed geeft. En je moet ze zoveel mogelijk invloed geven. Bij sommige thema’s is dat lastig. Je kunt mensen niet laten beslissen over miljardenbudgetten en met posten laten schuiven, maar je moet toch afpellen op welk gebied je ze keuzes kunt laten maken. Ook al is het maar de naam van een project of een gebouw. Dit vraagt intern veel discussie, waar je overigens ook bewoners bij kunt betrekken: waar kunnen we mensen de ruimte geven om zelf keuzes te maken? Als je dit niet doet, is het gewoon een informatietraject. Dat vind ik niet echt participatie. En participatie is ook belangrijk voor meningsvorming.

Jij hebt veel ervaring met online participatie. Wat zijn jouw tips als het gaat om mensen die minder digitaal vaardig zijn?

Dat is een standaardvraag die ik vaak krijg van mensen die met online aan de slag willen: ‘Je kunt toch niet iedereen bereiken, want niet iedereen heeft internet of wil het gebruiken?’ Er wordt dan in mijn ogen zwart-wit gedacht: het is óf een klein groepje mensen bereiken óf iedereen. Maar er zit nog heel veel tussen een half procent of 100 procent van de inwoners. Uit onderzoek blijkt dat Nederlanders het meest digitaal vaardig zijn van heel Europa, dus het gaat hartstikke goed wat betreft internetgebruik en digitale vaardigheden.

Toch zie je nog altijd een groep die geen internet heeft en er niet mee kan of wil werken, of zo’n tool ingewikkeld vindt. Dat kunnen wij als platformmakers niet direct oplossen. Wij hebben geen knop waarop we kunnen drukken zodat mensen het platform gaan gebruiken. Dit is een afstemming tussen de organisatie die mensen uitnodigt om op het platform te interacteren en daarnaast ook andere mogelijkheden te bieden. Zoals een telefoonnummer waar mensen naar kunnen bellen, en de optie om per post een plan te kunnen indienen. Je ziet dat er voor projecten ook gebruikt wordt gemaakt van WhatsApp-nummers. Veel projectleiders zeggen: geef mij gewoon die telefoon, als ik in een vergadering zit, app ik later wel terug. Dan ben je nóg meer bereikbaar dan wanneer je alleen van 12 tot 4 achter de telefoon zit.

Kun je de minder digitaal vaardigen ook op andere manieren helpen?

Los van dat je ook andere middelen moet bieden dan online, kun je veel doen om het platform of de tool toegankelijk te maken. Daar wordt vaak niet over nagedacht. Veel mensen weten niet welke mogelijkheden er zijn en wat er inmiddels aan wet- en regelgeving is ingevoerd. Zo zijn er de WCAG (richtlijnen voor digitale toegankelijkheid) en de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming), die mensen scherp maken op privacy, omgaan met gebruikersdata en dat soort dingen. En er zijn allerlei trucs die je kunt toepassen om een webplatform toegankelijk te maken.

Tip: doe de gratis quickscan op de website van WCAG en kijk of jouw website voor iedereen toegankelijk is

Een voorbeeld: websites moeten zo zijn geprogrammeerd dat ze goed werken voor mensen met een visuele beperking. Er zijn uit mijn hoofd iets van 300.000 mensen in Nederland die bijna niets zien. Zij gebruiken tegenwoordig allemaal voorleessoftware, althans de mensen die veel met computers doen. Als je een pdf toont, is dit voor de computer een plaatje. Wij snappen dat met onze ogen, maar de computer ziet gewoon een plaatje en een titel. Voorleessoftware moet door de hele site heen kunnen gaan en zeggen: hier kun je een titel invullen, hier staat uitlegtekst, hier staat het kopje voor het plan indienen. Daar moet je je website voor optimaliseren.

Kijkerstip: leer een pdf maken die wél toegankelijk is

Kun je een platform of website ook toegankelijker maken door te zorgen dat mensen niet vooraf moeten inloggen of een profiel moeten aanmaken voordat ze iets mogen zeggen?

Dat is een trucje dat wij ooit hebben bedacht. De standaardvraag is: waarom moeten mensen inloggen en weer een account aanmaken, dat is irritant. Ik heb zelf ook 100 accounts van allerlei platforms en vind dat ook irritant. Maar je hebt een account nodig voor het goed tellen van stemmen, anders kunnen mensen eindeloos de pagina verversen en slaat het stemmen nergens meer op. Ook wil je mensen een bericht sturen als iemand op hun plan reageert, zodat je interactie krijgt tussen bewoners en de gemeente.

Toen bedachten we om een openbaar platform te ontwerpen. Mensen kunnen alles lezen en zelfs op een plan stemmen. Pas nadat ze hebben gestemd, vragen we ze om hun stem te bevestigen met een e-mailadres. Je ziet dat mensen dan bereid zijn om hun e-mailadres achter te laten, want ze willen ook op de hoogte gehouden worden. Als je gelijk begint met inloggen en account, haakt een groot deel af. We zagen het direct in de statistieken. Nadat we dit hadden doorgevoerd, was er een factor 3 aan meer interacties. Een hele simpele tip dus waar veel mensen mee geholpen zijn.

Wat zijn jouw ervaringen met het betrekken van mensen met wat minder taalvaardigheden of mensen die Nederlands niet als eerste taal hebben?

Als eerste: zorg voor toegankelijke taal. Als platformmensen hebben wij veel ervaring met participatietrajecten. Daarom adviseren we organisaties: houd het simpel. Die 5 pagina’s tekst met allemaal uitleg over hoe het in elkaar zit, gaat niet werken. Gevoelsmatig weet je op een gegeven moment wel wat simpel taalgebruik is. Daar zijn wij een fijn extra paar ogen dat meekijkt of het wel toegankelijk is.

Als tweede: welke taal bied je aan? Ik ken een voorbeeld van een woningcorporatie waar we jaren geleden begonnen met een klein project. We zagen op de site dat er wat plannen en reacties binnenkwamen. Toen ontdekten we in een hele lap tekst ineens enkele Turkse woorden. Ik begreep het eerst niet, tot het kwartje viel: alle moderne browsers vertalen automatisch teksten op websites naar jouw eigen voorkeurstaal. Dus als jij Pools, Turks of iets anders spreekt, vertaalt jouw browser de website. Andersom kun je de teksten die je in je browser intikt ook naar het Nederlands laten vertalen. Dat had die persoon gedaan, waarbij er af en toe een Turks woord tussendoor was geglipt. Ik vond dit fantastisch, want als we een huurdersbijeenkomst hadden gehouden, was deze meneer of mevrouw daar niet geweest. Je gaat niet voor 40 talen een tolk inhuren met het idee dat er misschien iemand komt die deze taal spreekt. Dus juist online gaat er een enorme trechter open voor mensen die de Nederlandse taal niet machtig zijn.

Kijkersvraag: hoe goed zijn die automatische vertalingen?

Ze worden steeds beter. En hoe meer B1, hoe beter het vertaalt. Automatische vertalingen zijn nog niet perfect, maar geef het 2 jaar en het is bijna net zo goed als een vertaalbureau.

Michiel, wat is jouw gouden tip voor de kijker?

De gemakkelijkste tip is: kijk af bij de buren. Er zijn nu veel gemeenten aan het experimenteren met online participatie. Zo boekt bijvoorbeeld Den Haag enorme successen op het gebied van wijkbudgetten. Kijk daarvan af, het staat allemaal online en je kunt het zo vinden. Of stuur die gemeente een mail. Mensen die ermee bezig zijn, staan er altijd voor open om te discussiëren en kennis uit te wisselen.

De tweede tip: zorg dat je de basis op orde hebt. Toegankelijke taal, toegankelijke tools, zorg dat duidelijk is wat je van de groep vraagt, geef ze maximale invloed. Dan zit je al snel op een veel hogere score dan wanneer je daar niet aan gedacht hebt. En als het gaat om tools wil ik nog graag de Keuzewijzer van Movisie noemen. Die beantwoordt veel vragen over tools: welke zijn er, welke zijn succesvol, informatie over interactieve kaarten, hoe scoren ze op toegankelijkheid, et cetera. Heel nuttig!

Bekijk de Keuzewijzer E-Tools van Movisie