De vele websites van de over­heid, mag het iets minder? (Direct Duidelijk Tour)

Direct Duidelijk Tour

Heb je het webinar 'De vele websites van de overheid, mag het iets minder?' gemist? Of was je erbij, maar wil je graag bepaalde stukken terugkijken? Bekijk hier de opname, lees de samenvatting en vind handige linkjes.

In dit webinar ging presentator Lodewijk van Noort in gesprek met:

  • Oscar Koeroo, Chief Information Security Officer voor het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Gail van Donselaar, redacteur en adviseur online media bij de gemeente Gouda
  • Pim Ramakers, projectleider ‘Websites op Orde’. Dit is een project van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit.

Samenvatting: webinar de vele websites van de overheid, mag het iets minder?

We hebben als overheid heel veel websites. We weten niet eens hoeveel precies, hoewel onze collega Victor Zuydweg een dappere poging tot achterhalen waagt. In dit webinar bespraken we waarom het belangrijk is grip te houden op je digitale informatievoorziening. Want zit de gebruiker wel te wachten op al die verschillende websites? En voldoen de websites wel aan wettelijke verplichtingen rondom veiligheid, toegankelijkheid en archivering?

Foto van Oscar Koeroo, Gail van Donselaar en Lodewijk van Noort in de studio van Direct Duidelijk Tour
Gasten Oscar en Gail, en presentator Lodewijk.

Meer dan alleen ‘even een nieuwe website’

We onderschatten vaak wat er bij een nieuwe website komt kijken. “Het is niet alleen een kwestie van de website neerzetten. Je moet voldoen aan de digitale toegankelijkheidseisen. En een website moet je ook archiveren”, legt Gail van Donselaar uit.

En zo zijn er nog meer aspecten om rekening mee te houden, 25 op dit moment, om precies te zijn. “Denk bij aspecten voor een nieuwe website bijvoorbeeld aan het slotje in de browser, veiligheid van e-mail en de tenaamstelling voor de domeinnamen. En dan heb je nog de Wet open overheid (Woo) waaraan je moet voldoen”, legt Oscar Koeroo uit.

Websites op orde, maar hoe dan?

Het klinkt logisch, al die kaders, aspecten en regels. Maar in de praktijk wemelt het van de overheidswebsites die niet aan voldoen aan bijvoorbeeld toegankelijkheidseisen. Hoe dringen we dat aantal terug? Het begint in ieder geval bij inzicht; bij weten om hoeveel websites je overheidsorganisatie in beheer heeft. Maar hoe doe je dat?

Pim Ramakers vertelt over het project ‘Websites op Orde’. Dit project is bedoeld om meer grip te krijgen op ons portfolio van websites.

Het eerste deel van het project bestaat uit 4 stappen:

  1. In kaart brengen welke websites er allemaal zijn. Inclusief die van bestuursorganen, partnerorganisaties, campagnes en programma’s.
  2. Beoordelen of alle websites voldoen aan de wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld op het gebied van privacy, toegankelijkheid en archivering.
  3. Heldere processen en afspraken maken. Met name als het gaat om de aanvraag van een nieuwe website.
  4. Onderzoeken hoe je op de lange termijn websites goed kunt beheren.

De tweede fase is het daadwerkelijk verwijderen van overbodige websites. Pim: “Het opheffen van een website is geen kwestie van even de stekker eruit trekken. De gebruikers moeten geïnformeerd worden. Je moet denken aan het activeren van content of juist het veilig verwijderen van gegevens. Wat gebeurt er met de domeinnamen? Allemaal dat soort zaken. Dus als projectteam proberen we onze collega’s daar zo goed mogelijk in te ondersteunen.”

Gail van de gemeente Gouda herkent dit. “We hebben bij Gouda eerst in kaart gebracht welke websites er zijn, waar ze gehost worden, of ze digitaal toegankelijk zijn en dat soort dingen. Dit deden we steekproefsgewijs, met hulp van een projectgroep. Ons projectplan is een praatplaat om in gesprek te gaan over toegankelijkheid, beheer en opschonen van websites. Stap voor stap. Of zoals wij het omschrijven: ‘Een olifant eet je hapje voor hapje’.”

Opruimen doe je zo

We weten dus dát we veel te veel websites hebben bij de overheid. Dus is het logisch om eerst een overzicht te maken van welke websites (en apps) je organisatie heeft. Maar dan komt de grote vraag: hoe ruim je overbodige websites op? Zoals Pim al uitlegde, is even de stekker eruit trekken niet slim. Eerst een stapje terugzetten is beter, vindt ook Oscar.

“Stap eerst naar de online adviseurs binnen je organisatie. En vraag hen om mee te denken over wat er moet gebeuren om een website verantwoord uit de lucht te halen”, begint Oscar. “Een domein kan je eventueel weghalen, maar wat voor effect heeft dat dan? Want de zoekresultaten verwijzen er nog steeds naartoe, dus dat is al een aspect waar je over na moet denken. Waar gaan de gebruikers dan naartoe? En waar denken ze naartoe te gaan? Je wilt natuurlijk niet dat gebruikers massaal op kapotte links klikken.”

Oscar: “Zo weet je meteen waar je site wordt genoemd. En of het slim is om dan zomaar je website uit de lucht te halen. Misschien wil je content wel beschikbaar houden, maar dan moet het overgeheveld worden naar een andere website. Je hebt dan een doorverwijzing, of redirect, nodig.”

Veiligheid en toegankelijkheid checken

Wil je weten hoe het gesteld is met de veiligheid en toegankelijkheid van je overheidswebsite? Ook dan zijn er meerdere plekken waar je terecht kunt:

  • Op basisbeveiliging.nl zie je of belangrijke organisaties de digitale basisveiligheid op orde hebben. Je kunt per organisatie zien hoe het ervoor staat.
  • Op internet.nl kun je controleren of je website en mailservice voldoen aan technische eisen bijvoorbeeld op het gebied van digitale veiligheid.
  • Op digitoegankelijk.nl vind je in het dashboard de toegankelijkheidsstatus van duizenden overheidswebsites.

Twijfel je of je de domeinnaam van een website wilt behouden? Dan heeft Oscar nog een praktische tip: “Vraag jezelf af: Is er ooit een keer vanaf dit domein gemaild? Zo ja, dan houden we de domeinnaam nog even aan. Zo zorgen we ervoor dat mensen in ieder geval kunnen blijven mailen.”

Over domeinnamen gesproken: hoe ga je als communicatieafdeling of redactie om met verzoeken voor bijvoorbeeld een nieuwe campagnewebsite? Het risico is dan wéér een nieuwe website, die met een beetje pech ook niet aan de wet- en regelgeving voor overheidswebsites voldoet.

In Gouda hebben ze daar wat slims op bedacht. Gail: “In onze gemeente is de campagne ‘Slim met geld’ bedoeld om inwoners van Gouda te helpen met stijgende energieprijzen. Hiervoor kregen we eerst het verzoek om een nieuwe website te lanceren.” In plaats van direct aan dit verzoek te voldoen, gebeurde er wat anders: er kwam een nieuwe soort pagina binnen de website gouda.nl.

“We hebben een themapagina ontwikkeld binnen de gemeentewebsite. Binnen deze pagina kun je allerlei dingen aanpassen, zoals de banner aan de bovenkant. Zo is de campagne, vaak met een eigen stijl, nog steeds direct herkenbaar, maar zie je ook gelijk dat dit een campagne is van de gemeente Gouda.”

Printscreen van de pagina gouda.nl/slimmetgeld
De campagne ‘Slim met geld!’ van de gemeente Gouda. Voor deze campagne is er een themapagina: gouda.nl/slimmetgeld

Het voordeel van zo’n themapagina is dat je snel én consistent online bent met een nieuwe campagne. “De themapagina voldoet, net als de gemeentewebsite zelf, namelijk standaard aan de eisen van een overheidswebsite, bijvoorbeeld op het gebied van digitale toegankelijkheid en veiligheid. Dat scheelt dus enorm veel werk ten opzichte van een heel nieuwe website”, weet Gail.

Laten zien wat er wél kan

Een themapagina zoals bij de gemeente Gouda is een goed antwoord op verzoeken voor (weer) een nieuwe website. In plaats van dat je ‘nee’ verkoopt en denkt in wat er niet kan, bied je namelijk gelijk een alternatief: een kant en klare pagina die voldoet aan alle kaders én die tegelijk aangepast kan worden, voor meer herkenbaarheid.

Zo’n unieke themapagina is een mooi voorbeeld van denken in mogelijkheden, vindt ook Oscar. “Maar het begint bij de vraag: wat wil je vertellen en hoe wil je dat mensen, burgers en inwoners, daarmee werken? Het aantal websites is dan minder van belang.” Gail vult aan: “Belangrijk is ook om goed vast te leggen wat de route is om een nieuwe website in de lucht te krijgen. Ik hoop dat we daarvoor snel governance en mandaten kunnen vastleggen.”

Herkenbare overheidswebsite

Een andere ontwikkeling binnen de overheid, is het voornemen om 1 extensie te kiezen voor alle overheidswebsites: ‘.gov.nl’. Gaat dat nog helpen? “In ieder geval voor wat betreft het vertrouwen”, vindt Oscar. “En omgaan met fake news.”

Lost dat het probleem van de vele websites op? Nee, maar je kunt met deze ene domeinextensie wél gelijk zien dat een website echt van de overheid is. En dat is ook al winst.

Belangrijkste tips op een rijtje

  • Breng eens in kaart hoeveel websites jouw organisatie heeft. En bekijk dan per website hoe nuttig en nodig deze is.
  • Websites ontstaan niet in 1 dag. Het aantal websites opschonen is ook niet even snel gebeurd. Er is een duidelijk plan en een lange adem voor nodig. Of zoals Gail het verwoordt: “Een olifant eet je hapje voor hapje.”
  • Is er binnen je organisatie de wens voor een nieuwe website? Haal dan zo snel mogelijk de online adviseurs van bijvoorbeeld de communicatieafdeling bij. Zij kunnen het perspectief van de gebruiker erbij halen. En bijvoorbeeld inschatten wat er nodig en haalbaar is, en binnen welke infrastructuur.
  • Gooi oude domeinen niet zomaar weg. Het kan zijn dat er nog een mailservice aan verbonden is en dat mensen nog mailen naar adressen met deze domeinnaam.
  • Een tip uit de chat tijdens het webinar: vergeet ook niet je pdf’s op te ruimen waar mogelijk. Wil je snel een indicatie van hoeveel pdf’s er op je website staan? Typ dan in Google:

    site:www.jouwwebsite.nl filetype:pdf

    Je kunt het ook zonder ‘www’ doen, als er meer websites binnen het hoofddomein zijn. Het aantal zoekresultaten klopt niet altijd, maar het geeft een goed beeld van het aantal pdf’s op je website(s).

Links die gedeeld zijn tijdens het webinar en in de chat

Documenten en websites

DigiToegankelijk

Praktijkervaringen

Artikelen 

Om te kijken

Wat vond jij ervan?

Laat ons weten wat je van het onderwerp in dit webinar vond. Geef je mening via gebruikercentraal.nl/tips. We gaan kijken of er behoefte is om opvolging te geven aan dit onderwerp. Jouw feedback is dus waardevol!

Hoort bij de thema's