Bekendmakingen: van ‘wettelijke moetjes’ naar direct duidelijk (Direct Duidelijk Tour)

Publieke bekendmakingen of officiële kennisgevingen (denk aan aanvragen omgevingsvergunningen): ze staan er over het algemeen niet bekend om heel prettig leesbaar te zijn. Snappen lezers wat er staat, wat ze moeten doen als ze ergens niet mee eens zijn, en wat de gevolgen zijn als ze niks doen? Bekendmakingen moeten voldoen aan allerlei officiële kenmerken en worden vaak volgens een vast format geschreven en gepubliceerd. Hoe zorg je ervoor dat deze ‘wettelijk moetjes’ direct duidelijk zijn voor de lezer?

In dit webinar ging onze presentator Renata Verloop in gesprek met:

  • Karen Loosman en Stefan Prij, van Sira Consulting
  • Ira van Keulen en Denise van Holfen, van de Nationale ombudsman
Karen Loosman
Stefan Prij

Over Karen Loosman en Stefan Prij

Karen en Stefan zijn adviseur bij Sira Consulting. Karen werkt op dit moment op het grensvlak van overheidscommunicatie en digitalisering, terwijl Stefan als jurist veel onderzoek doet naar de effecten van beleid, regelgeving en dienstverlening van overheden. Samen ontwikkelden zij begrijpelijke modellen voor officiële kennisgevingen en maakten ze met softwareleveranciers afspraken over de implementatie hiervan. In dit webinar vertellen Karen en Stefan hoe je die begrijpelijke modellen in jouw organisatie kunt inzetten.

Ira van Keulen
Denise van Holfen

Over Ira van Keulen en Denise van Holfen

Ira en Denise werken voor de Nationale Ombudsman. Ira houdt zich bezig met vraagstukken rondom digitalisering en burgerparticipatie en beantwoordt als adviseur voor het Ombudsplein vragen van burgers. Denise van Holfen richt zich als onderzoeker op klachten over overlast en handhaving in de leefomgeving. In 2019 stond in een rapport van de Nationale ombudsman dat de informatie over vergunningverlening niet altijd voldoende begrijpelijk is en niet altijd de omwonenden bereikt. Hierop volgde een onderzoek naar hoe burgers de informatieverstrekking ervaren en hoe die beter kan. In dit webinar vertellen Ira en Denise over de uitkomsten van dit onderzoek.erlening niet altijd voldoende begrijpelijk is en niet altijd de omwonenden bereikt. Hierop volgde een onderzoek naar hoe burgers de informatieverstrekking ervaren en hoe die beter kan. In dit webinar vertellen Ira en Denise over de uitkomsten van dit onderzoek.

Lees het vraag-antwoordverslag met de gasten van deze aflevering verderop in deze pagina.

Handige links

Terugkijkverslag Karen Loosman, Stefan Prij, Ira van Keulen en Denise van Holfen

Lees hier de vragen en antwoorden uit het gesprek met Karen Loosman, Stefan Prij, Ira van Keulen en Denise van Holfen. Had jij vooraf een vraag gesteld? Of als deelnemer live tijdens de chat? Ook veel van deze kijkersvragen vind je terug in dit vraag-antwoordverslag.

Goedemorgen Ira en Denise. Denise, wat was de aanleiding voor het onderzoek van de Nationale ombudsman?

Denise: bij de Nationale ombudsman kregen we klachten en signalen van burgers over de informatieverstrekking rondom vergunningverlening. Mensen bleken de informatie niet altijd te begrijpen en die ook niet altijd te ontvangen, bijvoorbeeld als het huis-aan-huisblad niet werd bezorgd en ze daardoor de publicaties niet zagen. De klachten en signalen waren voor ons aanleiding om in kaart te brengen hoe burgers de informatieverstrekking rondom vergunningverlening ervaren.

Voor het onderzoek spraken we zowel burgers en gemeenten als partijen zoals de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Stichting Lezen en Schrijven. De opbrengst namen we mee in het rapport ‘Informeren=Publiceren?’. Het onderzoek geeft antwoord op de vraag wat burgers op dit punt vanuit de behoorlijkheid van de overheid mogen verwachten. Voor de uitvoeringspraktijk formuleerden we een aantal uitgangspunten die hierover duidelijkheid geven.

Na ontvangst van al die signalen openden jullie een meldpunt. Wat horen jullie daar het meest, waar lopen burgers vooral tegenaan?

Denise: op het meldpunt ontvingen we veel reacties. Hieruit kwam naar voren dat mensen veel verschillende ervaringen hebben: de ene burger houdt alles scherp in de gaten en volgt de publicaties over vergunningverlening op de voet, terwijl de andere zegt dat niet te willen of kunnen. Maar allemaal geven ze aan dat ze rekening willen kunnen houden met een verandering en zich daardoor niet overvallen willen voelen. Dit maakt dat ze tijdig geïnformeerd willen worden als er een verandering aan zit te komen.

Ook belangrijk is dat ze aangaven de mogelijkheid te willen hebben om invloed uit te oefenen en hun stem te laten horen. Verder hoorden we terug dat de informatie over vergunningverlening niet altijd duidelijk en begrijpelijk is, bijvoorbeeld door juridisch en ambtelijk taalgebruik. Ook gaven mensen aan dat publicatie via het huis-aan-huisblad of op de website niet voldoende is en dat de overheid ook andere kanalen moet gebruiken om die publicaties te delen.

Het rapport heet ‘Informeren=Publiceren?’ Waarom die titel? Want publiceren betekent niet automatisch dat je mensen actief hebt geïnformeerd. Zit daar ook een probleem?

Denise: ja, precies. Daarom het vraagteken achter de titel: betekent publicatie automatisch dat mensen daarmee geïnformeerd zijn? In het rapport zeggen we: dat er volgens de juridische vereisten is gepubliceerd, betekent niet dat de informatieverstrekking ook behoorlijk is. Die behoorlijkheid kan erom vragen dat er soms een stapje verder gezet moet worden om te zorgen dat mensen op de hoogte zijn en actief kunnen reageren als ze dat willen.

Lees over het onderzoek naar informatieverstrekking rondom vergunningverlening door de Nationale ombudsman

Download het rapport ‘Informeren=Publiceren?’

Kun je iets vertellen over het voorbeeld van de zendmast dat in jullie rapport staat?

Denise: een meneer las in de krant dat de gemeente een vergunning had verleend voor het vervangen en verplaatsen van een bestaande zendmast. Dit zou gebeuren naast een ontzettend groot bedrijventerrein van een aantal hectaren. Meneer gaf aan dat hij zich er niet druk om maakte: “Als het echt een ingrijpende wijziging is, had ik dat wel geweten.” Uiteindelijk bleek de praktijk anders: de zendmast werd 2 keer zo hoog en kwam pal in zijn zicht te staan. Hij zocht contact met de gemeente en gaf aan dat hij zich na het lezen van die publicatie niet zo’n zorgen had gemaakt en zich ook niet had gerealiseerd wat het in de praktijk zou betekenen. Maar het was nu te laat om bezwaar te maken. Uiteindelijk zijn we daar tot een gegronde klacht gekomen. Want wat ik al aangaf; als er volgens de juridische vereisten is gepubliceerd, betekent dit nog niet dat die wijze van informatieverstrekking ook behoorlijk is. In dit geval concludeerden wij dat het op de weg van de gemeente had gelegen om relevanter en specifieker te zijn in de informatie, zodat meneer niet achteraf voor een verrassing was komen te staan.

Jullie hebben ook met gemeenten gesproken. Wat zijn bij hen de knelpunten?

Denise: de meeste gemeenten die we spraken, herkenden de signalen dat burgers zich soms onvoldoende geïnformeerd voelen rondom vergunningverlening en dat burgers vaak publicaties missen, omdat ze die niet bijhouden of omdat het huis-aan-huisblad niet is bezorgd. Daarin hoorden we ook de worsteling voor de overheid. Wat is er nodig om goede dienstverlening en tevens maatwerk te bieden? Hier zit ook een koppeling met de inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties, de WEP. Die wordt dit jaar op 1 juli van kracht en zorgt dat zaken gaan veranderen rondom de publicatieplicht. Niet meer standaard publiceren in het huis-aan-huisblad, maar digitaal, via www.overheid.nl. Bij het maken van het rapport, in 2019, hoorden we al van gemeenten dat deze verandering toch wel uitdagingen met zich meebrengt.

Informatie van Digitale Overheid over de Wet elektronische publicaties (WEP)

Karen en Stefan van Sira Consulting, ook welkom. Jullie kregen vanuit de rijksoverheid de opdracht om met dit probleem aan de slag te gaan. Was het rapport van de ombudsman de aanleiding, of waren er meer aanleidingen?

Karen: het was een combinatie. Aan de ene kant zowel het rapport van de Nationale ombudsman als andere gebruikersonderzoeken die lieten zien dat op dit moment de kwaliteit onvoldoende is, dat er te weinig inhoudelijke informatie in de kennisgevingen staat en dat de kennisgevingen voor mensen onbegrijpelijk zijn of zo worden ervaren. Aan de andere kant ook de WEP die op 1 juli in werking treedt.

Stefan, hoe hebben jullie het aangepakt?

Stefan: we zijn in gesprek gegaan met een aantal partijen: met de decentrale overheden zelf, zoals gemeenten, provincies en waterschappen (met de nadruk op gemeenten, omdat er daar de meeste van zijn), met de communicatieadviseurs uit die gemeenten en de inhoudelijke afhandelaars van vergunningen waarvoor we kennisgeving hebben opgesteld, en met juristen. Die driehoek hielden we steeds op het netvlies om rekening te kunnen houden met allerlei verschillende aspecten waaraan een kennisgeving moet voldoen. Daarnaast onderhielden we tijdens dit traject contact met het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP), dat uiteindelijk verantwoordelijk is voor de publicatie en voor het technische gedeelte. Ook hadden we veel contact met softwareleveranciers, die een belangrijke rol hebben bij het doorvertalen naar de publicatie van wat een gemeente aan inhoud van de kennisgeving aanlevert, zodat het bij de burger terechtkomt.

De website van Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP)

Welke drempels kwamen jullie bij overheidsorganisaties tegen, waarom zijn die kennisgevingen nu zo onduidelijk?

Karen: we zagen als eerste dat er weinig aandacht voor is. Het is niet iets waarop de eerste focus ligt. Daarnaast wordt bij het plaatsen van een publicatie of kennisgeving vaak gekeken naar wat er eerder is gedaan of naar wat andere gemeenten doen. Daarop wordt dan verder gebouwd, want ‘dan weet je dat je goed zit’. Maar er wordt niet eerst gekeken naar wat de wettelijke eisen zijn en op welke manier we iets goed kunnen communiceren richting inwoners. Het is een manier van werken die erin geslopen is.

Ira, er moet dus meer aandacht zijn voor kennisgevingen en mensen moeten actiever worden geïnformeerd. Hoe kijken jullie hiernaar vanuit de ombudsman?

Ira: zeker moeten mensen actief geïnformeerd worden! Dat is wat wij ook zeggen over die Wet elektronische publicaties, waarbij de digitale weg de standaard is en de offline weg als extra service kan worden aangeboden vanuit de gemeente. Of zij zich daartoe geroepen voelen, zal per gemeente verschillen. Ik hoor net ook dat een gemeente niet altijd veel aandacht heeft voor het schrijven van de kennisgevingen. We gaan de komende tijd goed kijken of er in de praktijk genoeg aandacht is voor het aanbieden via die verschillende kanalen. Je kunt daarbij ook op andere manieren gaan denken, bijvoorbeeld innovatiever. Zeker in coronatijd hebben veel mensen en buurten WhatsApp-groepen of Nextdoor. Allemaal manieren waarop je burgers nog dichter kunt naderen met kennisgeving.

Als gemeenten en overheden actief gaan informeren, roepen ze wellicht op dat er meer bezwaren worden gemaakt en krijgen ze meer werk. Herken jij die gedachte als drempel?

Ira: jazeker. Dat zie je bij meerdere participatiemethoden. Ik ben betrokken bij de website www.internetconsultatie.nl, ook een manier om burgers uit te nodigen om te participeren en commentaar te leveren op conceptwet- en regelgeving. Dit kan iedere individuele burger zijn, maar meestal zijn het belangengroeperingen. Bij evaluaties van internetconsultatie.nl kwam al meerdere keren naar voren dat hier in de communicatie niet altijd aandacht aan wordt gegeven. Een ambtenaar zit vrij laat in een proces en dan is het lastig om die participatiemogelijkheden nog goed te verwerken in de conceptwet- en regelgeving. Ik snap dat, maar het is niet goed. Daar moet meer aandacht voor komen.

Kijkersvraag: heb je enig idee wat de rol van de Omgevingswet hierin gaat zijn?

Ira: nee, ik ben daar niet genoeg in thuis om er iets over te zeggen.

Kijkersvraag: wie bij de gemeente kun je het best aanspreken op de kwaliteit van de informatievoorziening?

Ira: in principe is de burgemeester verantwoordelijk voor het toezien op de kwaliteit van de dienstverlening. Hij of zij is ook eindverantwoordelijk voor een goede klachtafhandeling bij een gemeente. Dus de burgemeester zou ook degene moeten zijn die zich dat het meeste aantrekt. Als daar te weinig gebeurt, kun je proberen via de gemeenteraad meer druk uit te oefenen. Maar het levert meer werk op voor gemeenten, dat klopt.

Denise, jullie hebben ook aanbevelingen gedaan. Welke uitgangspunten moeten overheden volgens de ombudsman hanteren?

Denise: we hebben 3 uitgangspunten geformuleerd met een invulling daarvan.

Download de Informatiescan Vergunningverlening met de 3 uitgangspunten

Het 1e uitgangspunt: wees proactief. Maak voorafgaand aan de informatieverstrekking een omgevingsscan, want het is belangrijk dat de overheid op het netvlies heeft aan wie zij de informatie verstrekt. Een gemeente die wij spraken, vertelde dat bij hen een actieve bomenvereniging iedere kapvergunning controleert. De gemeente speelt daarop in door alle kapvergunningen actief naar die vereniging te sturen, zodat zij elkaar daarin goed weten te vinden. Verder valt onder het uitgangspunt proactief: verstrek informatie in een zo vroeg mogelijk stadium. Burgers willen zich niet overvallen voelen door de informatie. Er zijn formele momenten voor omwonenden om invloed uit te oefenen, maar dit neemt niet weg dat de overheid soms al in een eerder stadium over voorgenomen veranderingen kan informeren. Dit biedt ook ruimte om eventuele zorgen uit de buurt aan te horen en die bespreekbaar te maken. Een ambtenaar gaf aan dat de wijkmanagers in zijn gemeente regelmatig met wijkpanels spreken en dat in die contacten alvast wordt gedeeld wat eraan zit te komen. Zo kunnen de omwonenden zich daar, tot op zekere hoogte, op voorbereiden en indien nodig zelf actiever zijn in het zoeken naar informatie.

Het 2e uitgangspunt: bied maatwerk. Hieronder valt ook dat de informatieverstrekking moet worden afgestemd op de diversiteit aan burgers. Zorg daarbij voor een afwegingsmoment waarop je je afvraagt: welk informatiekanaal is passend, naast het juridisch verplichte kanaal? Dit sluit ook aan bij de omgevingsscan die ik net noemde. Als je weet met wie je te maken hebt, kun je daar je informatieverstrekking op aanpassen. Is bijvoorbeeld bekend dat er iets gaat veranderen in een straat waar relatief veel ouderen wonen, dan kun je je afvragen of sociale media het juiste kanaal is voor het geven van extra informatie, of dat je beter kunt denken aan een bewonersbrief of het organiseren van een informatieavond.

Tot slot het 3e uitgangspunt: zorg voor toegankelijke informatie. De informatie moet zo duidelijk, begrijpelijk en volledig mogelijk zijn. Dit haakt ook aan op de casus met de zendmast. Die meneer dacht: als het voor mij belangrijk is, had ik het wel geweten. Maar uit de publicatie had hij niet opgemaakt wat het in de praktijk allemaal voor hem zou betekenen. Daarom is het belangrijk dat die informatie duidelijk en begrijpelijk is. Een ander voorbeeld dat we van een gemeente kregen, is een publicatie waarin iemand van de vakafdeling steeds schreef over een VRI. Die afkorting is niet erg bekend, maar hij staat voor ‘verkeersregelinstallatie’. De meeste mensen zullen die gewoon kennen onder de naam ‘verkeerslicht’. Als je die bekende term opneem in de berichtgeving, wordt zo’n bericht een stuk duidelijker. Hetzelfde geldt voor een burger die aangaf dat in een publicatie steeds werd gesproken over ‘houtopstand’. Waarom stond er niet gewoon ‘boom’? Dan weet iedereen precies waar het over gaat.

De kennisgeving van de gemeente Rotterdam over ‘het vellen van houtopstand’

We hebben nu geschetst waar burgers tegenaan lopen en waarmee gemeenten worstelen. Karen en Stefan, als onderdeel van de oplossing hebben jullie modellen voor bekendmakingen ontwikkeld. Hoe hebben jullie die gemaakt?

Karen: wij hebben eerst de inventarisatie uitgevoerd waarover Stefan al vertelde. Hiervoor zijn we in gesprek gegaan met gemeenten en andere decentrale overheden, en met softwareleveranciers.

Wat voor rol spelen die softwareleveranciers in dit geheel?

Karen: de kennisgevingen komen uit zaaksystemen waarin standaardsjablonen zitten. In die sjablonen zitten ook variabelen die per kennisgeving kunnen verschillen, zoals het adres en de activiteit. Sommige decentrale overheden mogen die variabelen in het sjabloon zelf aanpassen, anderen moeten hiervoor contact opnemen met de softwareleverancier. Met de softwareleveranciers hebben we gekeken waarmee we rekening moeten houden als we nieuwe modellen maken die als sjabloon in het systeem worden opgenomen. Ook wilden we weten wat de achtergronden en uitganspunten zijn geweest voor de huidige sjablonen.

Hoeveel modellen hebben jullie ontwikkeld? Want hoeveel typen bekendmakingen bestaan er?

Stefan: er zijn in de huidige praktijk heel veel bekendmakingen, ik geloof 500.000 per jaar. Dat is een enorm aantal, maar je kunt ze goed clusteren naar het type vergunning waarover het gaat. Wij hebben ons gericht op de omgevingsvergunning, omdat zo’n 90% van alle kennisgevingen daarover gaat. Hiervoor hebben we 5 modellen opgesteld: 2 voor het aanvragen van een omgevingsvergunning, 2 voor het uiteindelijke besluit en 1 voor het ontwerpbesluit. Voor sommige vergunningen geldt een uitgebreide procedure, waarbij tussen de aanvraag en het uiteindelijke besluit soms nog een ontwerpbesluit zit waar burgers zienswijze over kunnen indienen.

Voor wie zijn die modellen te gebruiken?

Karen: met de meeste softwareleveranciers hebben we de afspraak dat zij deze modellen beschikbaar stellen aan decentrale overheidsinstellingen. Als je er als decentrale overheid graag mee wilt werken, kun je contact opnemen met je softwareleverancier. Mocht je de ruimte hebben om zelf aan te passen, dan kun je de modellen er zelf bij pakken en ermee gaan werken.

Bekijk de modelkennisgevingen op de website van KOOP

Bekijk de modelkennisgevingen op de website van de VNG

Hebben jullie de modellen alleen hertaald naar een betere, meer begrijpelijke tekst of hebben jullie naar meer zaken gekeken?

Karen: vanuit de inventarisatie hebben we eerst gekeken of er al decentrale overheden zijn met een model dat we als uitgangspunt konden gebruiken. We zagen dat een aantal decentrale overheden op onderdelen al goede tekst hadden geschreven, maar ons uitgangspunt was wel om nieuwe modellen te maken. Voor de inhoud keken we eerst naar wat erin moet staan. Wat zijn de wettelijke vereisten? Welke uitleg moet je een lezer in een kennisgeving geven? Wat kunnen zij met een kennisgeving? Waarom krijgen ze het bericht? Daarna hebben we de vertaalslag gemaakt naar hoe we dit nu begrijpelijk kunnen maken voor inwoners.

Stefan, jij kijkt er met een juridische achtergrond naar. Wat voor misverstanden zie je op juridisch gebied? Wat moet er nu echt in die modellen staan?

Stefan: de eisen die gelden voor kennisgevingen, staan in eerste instantie in de Algemene wet bestuursrecht, de AWB. Daar wordt onderscheid gemaakt tussen de reguliere en de uitgebreide procedure. Dat gaat om onderdelen zoals: wie kan er ageren tegen een kennisgeving, hoe moet je dit doen, en waar kun je een ontwerpbesluit inzien als het gaat om de uitgebreide procedure? Voor de inhoudelijke aspecten, in dit geval de omgevingsvergunning, is ook de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, de WABO, relevant. Althans op dit moment, want we zijn uitgegaan van de huidige wet- en regelgeving. Ook in de WABO staan voorschriften over kennisgevingen. Al deze eisen hebben we toegepast op de modellen zoals we ze nu hebben liggen.

Daarnaast hebben we de modellen begrijpelijk gemaakt en daarin een balans gezocht. Gemeenten zeggen soms dat ze aan veel vereisten moeten voldoen, maar dat valt op zich mee. Als je kijkt wat er volgens de AWB nu minimaal in een kennisgeving moet zitten, gaat het echt om de basale vereisten. Voor de reguliere procedure is dit bijvoorbeeld de datum van de aanvraag, voor de uitgebreide procedure is dit hoe je kunt ageren tegen een ontwerpbesluit en voor het uiteindelijke besluit is dit hoe je daartegen in actie kunt komen. Dit zijn de basiselementen waarmee je in ieder geval rekening moet houden bij het opstellen van je kennisgeving.

Wij hebben modellen gemaakt die gemeenten als hulpmiddel kunnen gebruiken. Heb je daar geen tijd voor of heeft het geen prioriteit voor jouw gemeente, dan kun je ze in principe letterlijk overnemen. Om ze te kunnen afstemmen op de specifieke casus, hebben we wat velden opengelaten.

Bij Direct Duidelijk horen we vaak dat zaken om juridische redenen op een bepaalde manier moeten en daardoor complex of ingewikkeld zijn. Is dat een misverstand of is het ook echt zo?

Stefan: ergens is dat wel zo. We hebben verschillende groepen betrokken bij het opstellen van de modellen en merkten dat juristen echt anders aankijken tegen wat erin moet en hoe, dan de communicatiemensen. Hierin hebben we een balans proberen te vinden. Het is hierdoor een combinatie van enerzijds een stukje eigen inbreng van onszelf samen met de opdrachtgever, het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), mede op basis van wat iedereen heeft aangegeven vanuit verschillende disciplines. Aan de andere kant zijn heel juridische termen toch gebruikt, omdat je daar in een vervolgprocedure, als je er als burger tegen in verweer komt, toch mee te maken krijgt. Voor de herkenbaarheid is het daarom goed om ze toch te noemen. Dit hebben we vooral gedaan in de kennisgeving over het definitieve besluit. Bij de kennisgeving over de aanvraag hebben we die termen bewust vermeden of anders omschreven, omdat je dan nog geen formele route hebt om ertegen in actie te komen.

Kijkersvraag: als je een juridische term gaat uitleggen, wordt je tekst dan niet te lang?

Karen: dat was voor ons inderdaad een uitdaging. Wij hebben het per begrip bekeken. In de modellen voor de aanvraag konden we termen goed vervangen. Maar bij het definitieve besluit moesten we ze benoemen. We hebben geprobeerd om daar telkens in 1 zin kort, duidelijk en begrijpelijk uit te leggen wat die term betekent.

Voorbeelden zinnen kennisgevingen en modellen (PDF, 96 kb)

Hoe hebben jullie getest of deze teksten beter begrepen worden?

Karen: we hebben een consultatieronde gehouden onder decentrale overheden, communicatie-experts en de softwareleveranciers, ook weer vanuit die driehoek. Ook hebben we een testpanel van de Stichting ABC naar de teksten laten kijken om te zien of zij het begrepen. Dit was een testpanel met laaggeletterden. Uitgangspunt was dat we op B1-niveau schreven. Gelukkig zagen we dat de boodschap in de meeste gevallen goed overkwam, dat was voor ons een aangename verrassing.

Kun je met jullie modellen elke bekendmaking herschrijven?

Karen: je moet er altijd zelf inzetten waarvoor de vergunning is aangevraagd. Daar zul je aandacht voor moeten hebben. Maar ik denk dat je de modellen die er nu staan, dus de uitleg over de verschillende juridische procedures, gewoon kunt toepassen voor de verschillende kennisgevingen.

Kijkersvraag: zijn deze modellen beschikbaar in alle zaaksystemen?

Karen: niet in alle zaaksystemen, maar we hebben met het merendeel van de softwareleveranciers contact gehad en afgesproken dat zij die standaard in hun systeem opnemen.

Bestaat er een overzicht van de softwareleveranciers waarmee afspraken zijn gemaakt?

Stefan: dit zijn in ieder geval de grotere partijen die samen een groot deel van alle overheden afdekken met hun klanten.

Het overzicht van leveranciers die betrokken zijn bij implementaties voor bekendmakingen

Zitten de modellen al in die zaaksystemen en zijn ze al te gebruiken?

Stefan: de stand van zaken verschilt per softwareleverancier, dus de kijker kan de status het beste zelf bij zijn leverancier navragen.

Wat is rondom de modellen precies de rol van KOOP?

Karen: we hebben vanaf de start van het traject intensief contact gehad met KOOP en hebben aan het eind afspraken met ze gemaakt. De rol die zij op zich nemen, is te zorgen dat de opgestelde modellen ook in de toekomst blijven kloppen. Als er nieuwe wet- en regelgeving aankomt, zorgen zij dat de modellen daarop worden aangepast. Ook voeren zij gebruikersonderzoek uit om de modellen steeds verder te verbeteren en stellen ze nieuwe modellen op voor andere vergunningen. Zij verzorgen dus het vervolg.

Kijkersvraag: op 1 juli gaat de WEP in. Komt landelijke info aan inwoners over de bekendmakingen dan straks ongevraagd automatisch in de inboxen van Mijnoverheid?

Stefan: de mensen die zich hebben aangemeld voor mijnoverheid.nl en de berichtenbox en die daarvoor hun e-mailadres hebben opgegeven, gaan straks automatisch de kennisgevingen ontvangen. De verwachting is dat dit ongeveer 6 miljoen mensen zijn, dus het bereik wordt per 1 juli enorm uitgebreid.

Krijg je die berichten dan ongevraagd toegestuurd, ook als je je hierop niet hebt geabonneerd?

Stefan: je moet in mijnoverheid.nl wel hebben aangegeven dat je openstaat voor berichten van de overheid.

Denise, als je dit zo hoort, zijn jullie dan blij met de ontwikkelingen? Is dit genoeg?

Denise: het is uiteindelijk een verschuiving. Eerst stonden de bekendmakingen vooral in het huis-aan-huisblad en nu wordt het vooral digitaal. Waar we in het rapport ook aandacht voor hebben gevraagd, is dat er rekening moet worden gehouden met de mensen die digitaal niet vaardig zijn en niet in staat zijn om hun e-mailadres door te geven of überhaupt geen computer hebben. Daarom hebben we in ons rapport gezegd dat het belangrijk is dat de overheid zich daarvan bewust is, en dat zij ook moeten kijken naar een ander, aanvullend informatiekanaal waar mensen terechtkunnen die digitaal niet vaardig zijn of de informatie via de digitale weg niet tot zich kunnen nemen. Dat is wel een aandachtspunt.

Ira: we zijn natuurlijk heel blij met dit soort modellen voor die begrijpelijkheid. Want er zijn 2 dingen die uit ons rapport naar voren komen: aan de ene kant de gebruikte informatiekanalen en de tijdigheid van het aanleveren van die informatie, maar aan de andere kant ook de begrijpelijkheid van die informatie.

Ira, jij houdt je bij de ombudsman veel bezig met participatie. Bij Direct Duidelijk horen we soms als argument dat burgers beter hun best mogen doen om de overheid te begrijpen. Wat vind je daarvan?

Ira: dat komt denk ik van ambtenaren? Haha. Reinier van Zutphen zegt altijd: er is maar 1 overheid, dus de overheid heeft een grote verantwoordelijkheid om heel hard zijn best te doen om die burgers op allerlei manieren tegemoet te komen en ook dat burgerperspectief centraal te stellen. Dit gebeurt nog te weinig op allerlei manieren, vinden wij. Als je het brood bij de ene bakker niet lekker vindt, ga je naar een andere bakker. Maar van de overheid ben je in veel opzichten afhankelijk. Dat maakt de verantwoordelijk van de overheid op allerlei terreinen groot, ook op het terrein van de toegankelijkheid van de overheidsdienstverlening op allerlei niveaus.

Kijkersvraag: was de digitale toegankelijkheid een aandachtspunt bij de modellen die jullie hebben ontwikkeld?

Karen: in eerste instantie was die niet het uitgangspunt en hebben we vooral gekeken naar begrijpelijkheid. Maar we hebben die er wel naast gelegd. Ook het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid gaat over websites en applicaties, maar dit zijn natuurlijk wel teksten die je op die websites zet. De modellen voldoen daarom ook aan vereisten zoals duidelijke koppen en witregels tussen de alinea’s.

Kijkersvraag: bij de uitgebreide procedure is meer aandacht nodig voor de begrijpelijkheid dan bij de reguliere procedure. Zijn de modellen daar ook een oplossing voor?

Stefan: we hebben dus modellen gemaakt voor de aanvraag, voor de reguliere en uitgebreide procedure en voor de besluiten daarover. Het verschil in die reguliere en uitgebreide procedure zit vooral in de acties die je kunt uitvoeren als burger. Bij de reguliere onderneem je actie pas na het definitieve besluit en bij de uitgebreide kan dit al eerder, in de vorm van een zienswijze. Als er daarna een definitief besluit komt, kun je direct naar de rechter toe. Puur om gemeenten te faciliteren, hebben we voor die 2 procedures 2 verschillende modellen gemaakt. Zo kunnen zij bij de reguliere en uitgebreide procedure meteen de juiste kennisgeving toepassen.

Kijkersvraag: soms is een kennisgeving het resultaat van een lang proces, bijvoorbeeld bij een raadsvoorstel. De compromistekst wordt dan een kennisgeving. Als inwoner kun je daar toch weinig meer aan doen?

Karen: het belangrijkste is dat bij de bron iets al duidelijk en begrijpelijk wordt geschreven. De ideale situatie waar je naartoe wilt, is dat ook raadsvoorstellen al duidelijk en begrijpelijk zijn. In een kennisgeving wordt ook de activiteit omschreven, en daar is vaak nog een slag te maken. Zoals dat voorbeeld van ‘een houtopstand vellen’, daar kun je ook gewoon schrijven ‘bomen kappen’. Ik denk dat je in veel situaties je alsnog een goede verbeterslag kunt maken.

Stefan, dat ‘houtopstand vellen’, moet dat nu van de wet?

Stefan: je wilt gewoon omschrijven wat er gebeurt, zodat de lezer het begrijpt en kan afwegen of hij daartegen in actie moet komen. Die term ‘vellen van een houtopstand’ staat altijd zo in de algemene plaatselijke verordening of kapverordening, als een gemeente die heeft. Hij is waarschijnlijk zo overgenomen uit de verordeningstekst, omdat het de juridische formulering is. Die term belandt dan vanwege dat gebrek aan aandacht op die manier in de kennisgeving.

Moet die term dan ook niet aangepast worden in de verordening?

Stefan: de verordening is echt een juridisch document. Het is goed om in de verordening de terminologie aan te houden zoals die nu is, en om in een toelichting op de verordening op te nemen wat daarmee wordt bedoeld. Maar over het algemeen nemen gemeenten de modelverordening van de VNG over en als het daar op die manier staat geformuleerd, zie je dat in alle gemeentelijke verordeningen op die manier terug.

Denise, kiezen gemeenten soms ook expres voor vage omschrijvingen, bijvoorbeeld uit angst voor een tegenreactie of tegendruk?

Denise: dat is niet het idee dat ik heb gekregen uit de gesprekken met de gemeente. Maar ik herken wel wat er wordt gezegd, dat zo’n begrip erin sluipt en blijft staan, en dat daardoor termen worden gebruikt waarvan je je kunt afvragen of die nu het meest logisch zijn. Het is dus ook een stukje bewustwording en aandacht voor die begrijpelijke taal, zodat de tekst voor iedereen duidelijk is.

Kijkersvraag: komen er meer verordeningen dan alleen deze modellen? En weten jullie al waarvoor?

Karen: voor de andere vergunningen komen er ook modellen. We hebben bijvoorbeeld gesprekken gehad met de Unie van Waterschappen en zij zijn nu actief aan het kijken om ook modellen te maken voor de Waterweg. Het is een proces dat nog wat tijd nodig heeft, dus ze zullen er niet direct zijn. Het voordeel is dat er nu een basis ligt en dat mensen de bestaande modellen kunnen gebruiken voor andere vergunningen.

Kijkersvraag: hoeveel mensen maken gebruik van mijnoverheid.nl en gaan de bekendmakingen actief aangeboden krijgen?

Stefan: dat zijn er 6 miljoen, hebben wij via KOOP begrepen. Je kunt je voorstellen dat de diversiteit binnen die doelgroep enorm groot is en dat er dus goed rekening met iedereen moet worden gehouden bij het zorgen dat die teksten begrijpelijk zijn.

Denise, heb jij over dit onderwerp nog een gouden tip voor de kijker?

Denise: als we het hebben over duidelijke taal, is bewustwording belangrijk: wees je ervan bewust wie je wilt bereiken. Pas daar het informatiekanaal op aan en let erop dat wát je schrijft, voor iedereen duidelijk is. Vermijd waar mogelijk de ambtelijke, juridische tekst, zodat voor iedereen duidelijk is wat je bedoelt en waar je het over hebt. Zorg dat de informatie terechtkomt waar die terecht moet komen, zodat mensen erop kunnen inspelen als zij hun stem willen laten horen.

Ira, wil jij hier nog iets aan toevoegen?

Ira: als je dit proces beter organiseert, zoals nu wordt gedaan, de informatie via zoveel mogelijk kanalen aanbiedt en zorgt dat mensen begrijpen wat er staat, voelen zij zich niet overvallen. Dit draagt bij aan het grote thema van deze tijd om het vertrouwen in de overheid terug te krijgen. Als het vertrouwen van burgers in de overheid terugkomt, ook op lokaal niveau, kun je het gesprek aangaan en hoef je niet angstig te zijn voor reacties van burgers, zoals nu soms het geval is. Ik denk dat dit bijdraagt aan een betere verstandhouding tussen burgers en overheid. De overheid kan dan beter uitleggen waarom ze bepaalde dingen wil en burgers zullen het eerder accepteren.

Stefan, wat wil jij de kijker meegeven?

Stefan: om je in ieder geval te laten attenderen, als je dat nog niet hebt gedaan. Om goed te kijken of de teksten in de nieuwe modellen begrijpelijk zijn. En om bij ons aan de bel te trekken als je vindt van niet, want wij denken natuurlijk dat deze modellen op dit moment de beste zijn die we kunnen maken.

Karen, wat is tot slot jouw tip voor de kijker?

Karen: vooral een oproep aan de decentrale overheden: de modellen zijn er, gebruik ze. Het kan zijn dat je aanpassingen wilt doen voor jouw specifieke gemeente, provincie of waterschap. Maar neem contact op met je softwareleverancier. Er zijn al veel stappen gemaakt, dus je kunt er vrij snel mee aan de slag.

Hoort bij het thema