Tips voor duidelijke interne documenten

Begrijpen wij elkaar intern eigenlijk wel? En, moeten we niet beginnen om eerst binnen de organisatie duidelijk te communiceren, zodat onze boodschappen ook voor de lezer in de buitenwereld begrijpelijk zijn? In gesprek met Gert Riphagen (persvoorlichter Eerste Kamer en taaladviseur) en Martijn Jacobs (partner/directeur communicatiebureau Loo van Eck) over duidelijke interne documenten.

De verborgen lezer

“Een beleidsnota schrijf je nooit alleen. Wat jij aan het begin opschrijft, is meestal niet het eindproduct,” zegt Gert Riphagen, ook wel bekend als ‘de notadokter’.  “Soms heb je als ambtenaar wel een goede beleidsnota gemaakt, maar wordt daarna de hele nota ‘mishandeld’ door andere mensen die ermee bezig zijn. In andere gevallen wordt er ook te weinig aandacht besteed aan het schrijven en opbouwen van de nota. Daarom is het in mijn ogen belangrijk om specifiek aan 2 punten aandacht te besteden: het moment van schrijven en het gehele proces waar een beleidsnota doorheen moet.”

Martijn Jacobs deelt deze mening en herkent veel in het verhaal van Gert.

Martijn vertelt: “Je ziet vaak dat mensen leren om op een bepaalde manier te schrijven, bijvoorbeeld door te schrijven in trechtervorm – van breed naar smal. Zij nemen dan aan dat je de lezer moet meenemen in een verhaallijn. Veel schrijvers leveren een tekst op, om het vervolgens terug te krijgen met allemaal rode strepen erin. Tijdens zo’n proces kijken leidinggevenden of collega’s ernaar, die allemaal met een bepaalde overtuiging opmerkingen toevoegen. Je hebt dan te maken met de ‘verborgen lezer’. Door de continue ‘kritiek’ van collega’s gaat de schrijver dan maar schrijven zoals hij of zij denkt dat zij het willen zien. Hierdoor wordt een tekst onnodig complex. Uiteindelijk ga je totaal voorbij aan het doel: schrijven voor degene waarvoor de tekst bedoeld is.”

Wat willen we met elkaar vertellen?

Om te zorgen dat een tekst of beleidsnota te complex wordt, is het volgens de heren goed om vooraf gezamenlijk te bedenken: wat willen we met elkaar vertellen? Wat is de boodschap?

Gert licht toe: “Aan alles wat je opschrijft, gaat een denkproces vooraf. Denk van tevoren goed na wat de boodschap is en wat de lezer met de tekst moet doen. Vaak zitten er verschillende doelen in een tekst en daardoor wordt het onduidelijk. Wees bewust van het feit dat de lezer een tekst wellicht anders ontvangt dan bedoeld is.”

Regelmatig zien zowel Gert als Martijn beleidsstukken met alleen maar ‘platte’ tekst. Voor veel ambtenaren is dit al niet gemakkelijk te lezen, laat staan voor de uiteindelijke lezer. Daarom adviseren ze om een tekst overzichtelijk te maken door de belangrijke punten in alinea’s en met goede titels op te laten vallen. Ook is het volgens Gert goed om de argumentatie in verschillende opsommingen te laten zien.

“Als je pas aan het eind van het proces met de tekst van een beleidsnota aan de slag gaat, is het vaak al te laat. Betrek de lezer vanaf het begin door in een vroeg stadium naast de maker te staan”, zegt Gert.

3 taalniveaus

Martijn legt uit dat mensen 3 niveaus hebben als het gaat om het begrijpen én lezen van een tekst:

  • Interesseniveau
  • Taalniveau
  • Kennisniveau

“Je hoort mensen nogal eens zeggen dat het niet nodig is om beleidsteksten aan te passen, want veel interne medewerkers zijn toch hoogopgeleid. Maar, of je nu hoog- of laagopgeleid bent, je wilt een tekst kunnen lezen én begrijpen. Ook als je hoog opgeleid bent, heb je niet altijd interesse in een onderwerp. Dat kan een tekst moeilijk leesbaar maken. Begrijpelijkheid zit niet altijd in taal, maar ook in de opmaak.”

Ook de tijd om iets te lezen, speelt volgens Martijn een grote rol. Hij vindt de lengte van een tekst niet altijd relevant. “De snelheid waarmee je een tekst kunt lezen, is voor mij in veel gevallen belangrijker.”

Tips

“Als je binnen jouw organisatie iets wilt verbeteren, moet je beginnen met de bovenste laag. Vanuit het management of de directie moet begrepen worden wat de noodzaak van duidelijke documenten is,” zegt Gert. Ook is het volgens hem belangrijk om medestanders te zoeken. “In je eentje kun je de cultuur niet veranderen. Zoek anderen op. Echt waar, er zijn vaak meer taalliefhebbers dan je denkt.”

De tips van Gert en Martijn op een rijtje:

  • Houd de uiteindelijke lezer altijd voor ogen tijdens het schrijfproces.
  • Blijf bij alles wat je opschrijft denken: “wat is mijn boodschap? Wat moet deze tekst doen?”
  • Wees bewust van het feit dat de lezer een tekst wellicht anders ontvangt dan bedoeld is.
  • Motiveer mensen binnen jouw organisatie om duidelijk te schrijven door waardering te tonen in de vorm van beloningen.
  • Niet alleen tijdens het aannemen van mensen kun je toetsen op schrijfcompetenties, ook tijdens het dienstverband kun je dit stimuleren door middel van het aanbieden van opleidingen en de juiste tools.
  • Durf als organisatie een spiegel voor te houden door goed onderzoek te doen. Meten is weten.
  • Wil je iets binnen jouw organisatie veranderen? Zoek medestanders en begin bij het management.

Meer informatie?

Ben je benieuwd naar het gehele gesprek met Gert en Martijn? Kijk het webinar Duidelijke interne documenten terug en lees het artikel waarin we dieper ingaan op de fases van de beleidscirkel.

Hoort bij het thema