Terugblik op UX & scrum #hoedan?

Op 3 juli was er bij SSC-ICT de bijeenkomst over UX & scrum. Met twee presentaties en een world café, waar we aan 8 tafels in korte rondes over een aantal vragen met elkaar in discussie gingen.

Auke Molendijk, UX researcher bij DUO, vertelde over het project Financiering Kinderopvang. Daar werd gewerkt met twee scrumborden, eentje voor de lopende sprint en eentje met daarop de dingen die voorbereid en uitgezocht moesten worden. Dat uitzoeken ging samen met een panel van 70 ouders. Alles wat werd gerealiseerd werd getest door datzelfde panel.

Anna Botsvine, van Angi Studio, liet aan de hand van een aantal voorbeelden zien hoe de design sprint werkt. In 5 dagen ga je met een groep mensen een idee uitwerken, inclusief het toetsen of het werkt bij mogelijke eindgebruikers. Binnen hele korte tijd krijg je zo het inzicht of een idee levensvatbaar is.

World Café

Wat is de ideale positie van UX in een Scrumomgeving?

Het meest terugkerende antwoord op deze vraag was toch wel: “Dat ligt eraan…”. Het ligt er bijvoorbeeld aan over welk aspect van UX het gaat. Gezien de breedte van het vakgebied van UX is er dan ook niet een eenduidig antwoord mogelijk.

Een UX Researcher wordt veelal dicht in de buurt van de Product Owner, maar buiten het Scrum team gezien of geplaatst. De UX Researcher werkt nauw samen met de Product Owner aan het onderzoeken van de gebruikerswensen en –reviews en het uitwerken van de bevindingen in User Stories op de Product Backlog. Affiniteit met UX is bij de Product Owner dan ook een pré.

Een UX Designer, of UI Designer kan zowel in het Scrum team zijn opgenomen als buiten het Scrum team staan en als adviesorgaan fungeren. Idealiter is een UX-er wel onderdeel van het Scrum team, om samen te werken aan het huidige Sprintdoel en daarnaast aan de Refinement van User Stories voor de volgende Sprints. In veel gevallen is dit echter nog niet het geval, wat resulteert in een waterval-achtige constructie van designers die aan het Development team of de Product Owner aanleveren.

Hoe test je Usability in Sprints?

Hoe gaat het nu:

  • Vaak wordt er nog niet getest. Een veelvoorkomende oorzaak is dat het niet in het Programma van Eisen is opgenomen.
  • Vaak beslist de Product Owner gewoon wat het moet zijn, gebaseerd op eigen aannames
  • Usability tests worden verward met demo’s na afloop van de sprint
  • Vaak klinkt het alsof mensen gebruikers om de mening vragen i.p.v. observeren van hun gedrag, en dat leidt dus ook tot verkeerde conclusies
  • UX en Usability testen in Scrum lijkt vaak op mini waterval en gebeurt voordat het in sprints gebouwd wordt. UX-er’s zijn in latere fases vaak niet betrokken. (Ideaal moet UX is alle fases van productontwikkeling betrokken worden)
  • Vaak is er iemand in een team die het belang van Usertesting ziet en begint klein, gewoon guerrilla testing. (Iets is beter dan niks)
  • Bij een enkele was er sprake van een usability test die op regelmatige basis (elke 2 weken) plaats vinden en diverse scrum teams kunnen daarop inschrijven. Helaas was dat meer een uitzondering dan een regel.

Werving en selectie van testers/respondenten:

  • Vindt men lastig, weet niet hoe. Geen ervaring mee met goede werving en selecties methodes.
  • Gewoon de straat op gaan of testen met collega’s.
  • Vaak wordt maar met 2-3 mensen getest, onvoldoende om representatieve conclusies te trekken.

Wat gebeurt er met de bevindingen uit de test:

Hoe zorg je ervoor dat het ook echt geïmplementeerd wordt?

  • Wrijf het in het gezicht van de Product Owner.
  • Filmpjes en quotes van gebruikers laten zien, dat werkt altijd.
  • Bevindingen presenteren tijdens demo.
  • De rest van het team wordt vaak niet betrokken. Het lijkt vaak op een one-man show, wat niet optimaal is als je wilt dat het gedragen wordt.

Usability en een user-centered ontwikkelproces staat nog vaak in de kinderschoenen. Men begint wel het belang ervan in te zien, maar in de dagelijkse hectiek komt het vaak nog niet goed van de grond.

Hoe zorg ik dat mijn organisatie UX-volwassener wordt?

Gewoon doen!

Ermee aan de slag gaan en laten zien welk resultaat je kunt behalen: tevreden klanten, minder ergernis op je dienstverlening (= minder kosten door minder calls bij call center)

Geeft het een positie in de organisatie

Maak een UX team, of een UX gilde, er waren diverse creatieve ideeën. Blijf de boodschap herhalen en laat met voorbeelden (zie ook hiervoor) zien dat het werkt en dat het ook wat oplevert. Zoek enthousiastelingen die de boodschap willen helpen uitdragen

Kruip een dag zelf in de huid van de klant en beleef zijn reis

Laat de organisatie zelf in de rol van de klant de dienstbeleving ervaren: vaak heeft men niet door hoe lastig men het voor de klant maakt. Laat zien dat een UX ontwerp bijdraagt aan een betere dienstverlening.

Hoe zorg je dat het belang van UX overkomt bij Product Owner en Scrumteam?

Er is veel frustratie als het gaat over of en hoe UX binnen de organisatie wordt begrepen. Vaak is het een klein groepje dat zich bezig houdt met UX binnen een grote organisatie. Daarnaast wordt UX nog veel gezien als alleen “mooie plaatjes maken”. Zelfs ook door de Development teams wordt het niet altijd serieus genomen. Het wordt wel echt als noodzakelijk gezien dat de Product Owner UX begrijpt.

Hoe te beginnen?

Betrek het Development team en de Product Owner zoveel mogelijk bij het proces. Een goede manier om dit te doen is om mensen uit de organisatie uit te nodigen voor Usability tests. Laat ze met eigen ogen zien hoe het gaat. “Meer delen, meer samen doen”. Kunnen ze hier niet bij zijn, maak dan vooral filmpjes en laat die zien.

Verder:

  • Vooral zichtbaar worden, jezelf profileren als vakman.
  • Maak als team een UX Manifesto/statement: waar sta je voor als team, wat gaan we uitdragen naar de rest van de organisatie, wat willen we bereiken met betere UX etc.
  • Maak UX meetbaar, laat zien wat het effect van goede en verbeterde UX is. Laten bijvoorbeeld zien hoeveel sneller mensen door de flow gaan na de verbeteringen.
  • Zorg vooral ook at je als designer de business begrijpt. Alleen met ‘beter voor de gebruiker’ kom je er niet, wat voor een impact heeft dat dan voor de business? Hoe gaan wij er ook op vooruit?

Welke activiteiten moeten gerealiseerd zijn voordat een initiële PBL bepaald wordt?

Wat men vooral stelde is dat het handig is om een UX onderzoeker aan te stellen binnen de organisatie zodat men de benodigde informatie op kan halen. Daarbij een UX designer voor binnen het te vormen team moet zoeken. Daarnaast moet met het eens zijn over het ‘probleem’ wat er opgelost moet worden en er een duidelijke eigenaar zijn die het grotere doel in het vizier houdt.

Hoe houdt het hele team oog voor gebruiker in dagelijkse (hectiek van) scrumpraktijk?

Voor deze vraagstelling was de rode draad toch wel de vraag of dit überhaupt nodig was. Veel teams/personen maken wel gebruik van persona’s die de gebruikersgroepen vertegenwoordigen. Ook werd een vertegenwoordiging van de klant verwacht door de Product Owner, deze werd soms uitgenodigd voor sprint demo’s om hem op de hoogte te houden over de voortgang. Met  de echte eindgebruiker van de op de leveren producten werd in de meeste gevallen niet gesproken.

Hoe houd je inzichten uit UX vast in de organisatie?

De discussies gingen veelal over het beïnvloeden van de rest van de organisatie door;

  • UX als vak te positioneren in de organisatie (professionaliteit uitstralen)
    Laten zien wat je doet (deliverables) en wat het kost/oplevert, UX positioneren als expertise.
  • De rest van de organisatie betrekken in wat UX is, enthousiasmeren
    Anderen inzicht laten krijgen in wat UX is (er zijn tips gegeven zoals:  te ervaren hoe iets werkt mét en zonder ux, door collega’s mee te laten draaien in expert reviews/testen, algehele communicatie bij ux trajecten)

Hoe neem je cijfers & data uit exploitatie mee in ontwikkelsprints?

De discussies bij deze stelling gingen diverse kanten uit. Het meest gehoorde was dat het eigenlijk (nog) niet echt wordt toegepast. Op de vraag wat dan wenselijk zou zijn, was de invulling ook heel divers.

Het meeste werd gesproken over inzetten en interpreteren van monitorgegevens.

Hoort bij het thema