Design sprint dag 5: Terugblik (Elke Wennekers, Jolande van ‘t Woudt en Kim Meerhof)

Het is vrijdag 15 januari 2021, 2 maanden na de design sprint. Vandaag zijn Elke Wennekers, Jolande van ’t Woudt en Kim Meerhof te gast om twee maanden later terug te kijken op de design sprint. Wat is er na de sprint gebeurd? Hoe is het gevoel 2 maanden later?

Deze aflevering is onderdeel van een vijfluik over de design sprint van Gebruiker Centraal. In deze sprint probeert het team dat we volgen een oplossing aan te leveren. Jongeren met een verstandelijke beperking worden 18 en moeten ineens van alles regelen. Hoe kan je deze doelgroep bereiken en ervoor zorgen dat ze niet in de problemen komen? Het team bestaat uit deelnemers uit allerlei verschillende sectoren. Elke dag van de sprint interviewt Stefan Kollaart van de Podcast Fabriek deelnemers uit het team. De sprint vond plaats in november 2020.

Uitgeschreven tekst

Nou, welkom bij de terugblikaflevering van de design sprint van Gebruiker Centraal. Vandaag om deze terugblikaflevering te vieren zijn bij mij aangeschoven Elke Wennekers, Jolanda van ‘t Woud en Kim Meerhof. Alledrie welkom. We zijn, misschien wel goed om dit even te zeggen omdat de publicatie van de podcast op een ander tempo gebeurt dan de werkelijkheid. Jullie hebben in november een vierdaagse design sprint gehad, die hebben we in de vorige aflevering uitgebreid gesproken. En we hebben nu een flinke sprong in de tijd genomen, we zitten nu op vrijdag 15 januari. Het is ongeveer twee maanden geleden dat de Design Sprint Week is afgerond en we gaan in deze aflevering met jullie terugblikken, kijken wat er in die twee maanden is gebeurd en hoe jullie nu terugkijken op de Design Sprint. Wie wil er losbarsten? 

Jolande: Nou, wat we merkten na die week was dat we toch wel redelijk euforisch waren en dat het heel moeilijk voor ons was om het los te laten en om weer terug te keren naar de harde werkelijkheid. Op deze manier werken en met zulke leuke mensen, dat heeft echt een enorme boost gegeven, een enorme energieboost. Dus wat je merkte bijvoorbeeld was dat het concept wat we hebben ontwikkeld, dat heet Eigenwijzer, maar ook de toast voor de achttienjarige, dat werd al direct gedeeld. Dus iedere deelnemer heeft op z’n eigen manier na die week al een soort van een klein vervolgje gegeven aan de week. Een terugblik op de week, maar ook het concept wat we hadden ontwikkeld en ze hebben dat voorgelegd aan collega’s met kinderen in de leeftijd van 17, 18. Aan jongeren zelf van 17, 18 et cetera. Dus we hebben eigenlijk nog eventjes wat van die golven die hebben we nog benut in eerste aanleg om gewoon die energie vast te houden. Wat we ook al direct na die week hadden gedaan, was dat we een terugkombijeenkomst hadden ingepland waarbij in ieder geval één van de deelnemers die zou meedoen aan de Design Week, maar die niet mee kon doen vanwege ziekte, die was daar ook gelukkig bij. En nog een andere deelnemer die wegens persoonlijke omstandigheden niet mee kon doen, die hebben we ook gewoon wel weer even bijgekletst en aangehaakt en die haakte ook voor het vervolg weer aan. Dus het leek me ook wel goed om te noemen, want we merkten wel dat we niet compleet waren, we misten ze gewoon. Ze hadden weer andere invallen en expertises, maar ze gaan dus wel gewoon een rol spelen in het vervolg en bij de doorontwikkeling van Rotterdammer Centraal. 

Stefan: Check. Jij benoemde net even dat iedereen op zijn eigen manier nog een klein voorzetje heeft gegeven, eigenlijk direct na die week. Wat was dat voor jou persoonlijk? 

Jolande: Wat was dat voor mij persoonlijk? Nou, dat ik ook in mijn persoonlijke privékring nog wat mensen heb benaderd, nichtjes en neefjes om te kijken van: hoe reageren die daarop? Ik weet niet of ik nog iets moet toelichten op het concept, of..? 

Stefan: Nou ja goed, in principe ga ik ervan uit dat mensen de eerdere podcast gehoord hebben, maar een kleine samenvatting kan natuurlijk nooit kwaad. 

Jolande: Nee. Nou, we hadden natuurlijk als startvraag genomen: hoe kunnen we een jongere met een beperking helpen bij de overgang naar meerderjarigheid vanuit onze verschillende organisaties? Het unieke aan ons team was dat wij gewoon met verschillende organisaties en met collega’s uit verschillende organisaties die vraag hebben opgepakt. Ik denk ook dat dat wel een belangrijk voordeel is geweest, omdat wij geen van allen echt expert waren op dit vraagstuk en ook niet gehinderd werden door kennis van zaken. En dat klinkt misschien een beetje raar, maar kennis kan in je voordeel werken, maar met name als je in zo’n ontwerpachtige aanpak zit, kan kennis je ook wel in de weg staan. 

Stefan: Een beetje beperkend denken of bepaalde kaders heel erg al hebben, et cetera. 

Jolande: Ja, precies. Dus daar hadden wij niet zoveel last van, maar ik dwaal weer af. Het concept wat we bedacht hadden, was dat we constateerden dat er al heel veel aanbod was om een al bijna achttienjarige te informeren over wat er gaat veranderen als je achttien bent, maar heel versnipperd. Heel versnipperd en ook heel erg wisselend qua detailniveau. Dus of je werd overspoeld, of het was te karig en dan liep je het risico zeg maar dat er toch bepaalde dingen niet gedaan werden en die daardoor tot problemen zouden kunnen leiden. En het idee wat we hadden, was: wij zorgen ervoor dat een 17,5-jarige een pakket thuiskrijgt, gewoon anticiperend op de achttiende verjaardag. Dus dat moet een feestje zijn, daar zitten leuke dingetjes in, maar daar zit ook informatie in van: wat gebeurt er als je achttien wordt en wat zou je moeten regelen om te voorkomen dat je in de problemen komt? Bijvoorbeeld zorgverzekering, bijvoorbeeld een bankrekening, noem het allemaal maar op. En we hadden daar ook nog een app aan gekoppeld waarin dus die informatie die dus nu heel erg versnipperd is samenkomt. Dat was het idee wat we ook tijdens de week hebben getest en waar we dus ook achteraf in onze privékring nog wat proeven hebben gedaan. En met name op het pakket werd heel erg enthousiast gereageerd. En dat was ook wel het onderscheidende van ons idee ten opzichte van wat er al is. 

Stefan: Want als je gaat kijken naar dat pakket, wat kreeg je dan vooral als positief terug? Waar gingen de oogjes van glinsteren en waar gingen de mensen echt dat ze dachten: hé, dit is heel interessant en dit werkt? 

Elke: Nou ja, wat vooral aanslaat, wat iedereen eigenlijk gezegd heeft is dat het gewoon echt leuk is om zo’n pakket te krijgen. Onze bedoeling was om het mooi eruit te laten zien, echt als een cadeautje. Dus dat werd in eerste instantie al erg gewaardeerd en bij de doelgroep sluit ook wel aan dat er iets van bonnen enzo inzitten, dus dat ze er ook daadwerkelijk iets mee kunnen. Dus dat het al aantrekkelijk wordt gemaakt om ernaar te kijken, om die doos te openen en ook zo die informatie tot je te krijgen. 

Stefan: Want hoe verleid je met de doos op het moment dat die dichtzit mensen om er eens goed naar te gaan kijken? Hoe hebben jullie dat aangepakt?

Elke: Nou, in het concept hebben we echt een mooie cadeaudoos gebruikt en daar allemaal leuke cadeautjes, hebbedingetjes van de stad Rotterdam in verwerkt. Het was ook gericht op de Rotterdamse jongeren in eerste instantie, dus dat spreekt ook wel echt aan. En wat ons vooral opviel in dit digitale tijdperk en vooral onder de jongere bevolking dat zo’n fysiek pakket toch nog steeds heel erg gewaardeerd werd. 

Stefan: Ja. Je kan het meenemen, je kan het laten zien, het is gewoon wat makkelijker in die zin. En als we gaan kijken naar die applicatie, hoe is daarop gereageerd? 

Elke: Op zich ook goed. Dat overzichtelijke, alles op één plek, alles via één app, dat werd ook heel erg gewaardeerd. Maar ja, ik denk dat het ook wat meer aansluit bij hun belevingswereld, dus ze vonden dat wel al weer wat gewoner zeg maar, dan het pakketje. Maar de reacties waren wel echt dat het heel fijn was dat alles in één overzicht en dat je via die app heel toegankelijk tot informatie kon komen. 

Stefan: Maar eigenlijk als ik jullie zo een beetje hoor, dan hoor je dus heel erg dat het fysieke gedeelte eigenlijk heel erg aanspreekt omdat het heel erg onderscheidend is van waar jongeren de hele dag door mee bezig zijn. 

Jolande: Klopt. En wat mij ook nog wel heel erg is bijgebleven, was dat het persoonlijke, want er stond echt de naam van de jongere stond uiteraard op de doos. En het feit dat het ook persoonlijke aandacht voor hen was, dat raakte hen ook echt. 

Stefan: We hebben het nu vooral gehad over de Design Sprint zelf en een klein tijdsframe erna. We zijn inmiddels twee maanden verder. Hoe heeft hef project zich verder ontwikkeld? 

Jolande: Het project heeft zich in die zin – nou, eigenlijk zijn we daar nog volop mee bezig. Wat we in eerste instantie hebben gedaan, in december zijn we nog eens bij elkaar gekomen en we hadden toen ook al intern op de verschillende plekken en dan met name bij de gemeente gekeken van: waar zou ons idee kunnen landen? We hebben ook aan de andere deelnemers gevraagd: goh, zou dat logisch zijn om dit initiatief vanuit jullie organisatie verder te brengen? Maar de algemene gedachte was toch wel: weet je, een gemeente weet ook wanneer er iemand achttien jaar gaat worden, dus de gemeente als vertrekpunt zou wel een logische zijn. De gemeente Rotterdam is natuurlijk een prachtige gemeente, maar ook een grote gemeente. En zelfs voor medewerkers binnen de gemeente is het soms toch nog even zoeken van: wie verleent welke diensten waar? Binnen de gemeente Rotterdam zijn er verschillende teams en afdelingen die zich bezighouden met de dienstverlening aan jongeren en daar zijn we in eerste instantie langsgeweest. Dus we hebben ons idee onder de aandacht gebracht en gezegd: goh, is dat op de een of andere manier te koppelen aan jullie dienstverlening? Toen leek er een logische verbinding te staan tussen een team dat zich bezighield met life goals voor jongeren, maar de vraag was eventjes zeg maar of daar voldoende ruimte en energie was om dat ook daadwerkelijk zo op te pakken en in gang te zetten. En wat wij uit eerdere trajecten ook wel hebben gemerkt, is dat met name energie en het feit dat je met zoiets vernieuwends bezig wil zijn, dat dat een doorslaggevende factor is. 

Stefan: En hoe bedoel je dat precies? 

Jolande: Kijk, waar je tegenaan loopt op het moment dat mensen zich al met die dienstverlening bezighouden, waarvan ik in eerste instantie zei: wat ons niet heeft gehinderd tijdens die Design Week is die kennis. Op het moment dat je zo’n concept aanbiedt bij een team dat die kennis wel heeft en misschien ook wel de nodige beren en leeuwen op de weg ziet, dan geeft dat een andere dynamiek en een andere energie. 

Stefan: Want het moet ineens voor het echie, is dat het dan een beetje? 

Jolande: Ja, het moet voor het echie en zij zaten ook niet zeg maar in het team wat de Design Sprint heeft doorlopen hè. Dus wij zijn gewoon met het idee naar hen toegegaan om te kijken van: waar in de organisatie heeft het het meeste kans van slagen? En naar onze eerdere ervaringen is dat dat op een plek is waar de energie en de drive is om iets neer te zetten, om aan vernieuwing te werken en dergelijke. Dus we zijn gewoon de opties aan het inventariseren en dat verder aan het bespreken. Dus ik kan niet zeggen van: we hebben al reuzestappen gemaakt. Wat we wel hebben gedaan om het ook eenvoudiger te houden, is dat we in de bijeenkomst van december met de terugblik op hebben gezegd van: het meest onderscheidende deel van dit idee is dat fysieke pakket. En daar gaan we ons in eerste instantie op richten. 

Stefan: Dus de app wordt een latere toevoeging? 

Jolande: De app wordt een latere toevoeging, of we maken gebruik van een bestaande app en leveren extra input om die app te verbeteren. En vandaar ook dat we zeg maar ook nog in gesprek zijn en verder gaan met een zorgverzekeraar en een hogeschool. Want met name bij hogescholen vinden er ook al activiteiten plaats om zeventien- en achttienjarigen te informeren. 

Stefan: Hartje van de doelgroep natuurlijk ook. 

Jolande: Ja, precies. 

Stefan: Merken jullie dat als je dan met andere partijen gaat praten? Jullie hebben de Design Sprint van A tot Z gevolgd en jullie hebben gebrainstormd met elkaar en jullie hebben dat idee een beetje geleefd voor vier dagen. En dan kom je bij een andere partij en daar komt het misschien toch wat rauwer op hun dak, zeg maar. 

Jolande: Ja kijk, zij hebben natuurlijk niet het proces doorlopen wat wij met elkaar hebben doorlopen. Kijk, wat ons ook tijdens die week zoveel energie gaf, waren de gesprekken met de ervaringsdeskundigen en met de doelgroep. En aan het eind van die week hadden we echt iets van: we hebben iets te pakken. We hebben iets te pakken waarmee we de dienstverlening aan jongeren gewoon leuker en beter kunnen maken. Dus wij voelen die energie en die moeten we nog overbrengen op anderen hè. 

Stefan: Ja, tuurlijk. Kim, laten we even naar jou gaan. Hoe kijk jij terug op die week en op het traject daarna nu? 

Kim: Op de week: die was hartstikke leuk en leerzaam. Sowieso voorafgaand aan de week ook de webinars, zeg maar de workshops om design thinking tot me te nemen vond ik ook al heel interessant. En ik zag daar ook wel meteen een link om dat veel meer ook in je eigen werk te kunnen toepassen. Want dat klinkt misschien heel gek, ik werk ook voor een overheidsorganisatie, maar in mijn werk zie ik toch nog heel weinig gebeuren dat gedurende een proces, maar zeker ook aan de voorkant de gebruikers betrokken worden. Wij werken voor de omgeving, dus ook zeker houden we daar rekening mee, maar dat dat al zo aan de voorkant gebeurt en dat je dus ook al vrij snel weer teruggaat van: goh, hier zijn we mee aan de slag gegaan en dit is nu een eerste concept; wat vinden jullie daarvan? Dat is nog geen normale werkwijze bij ons, dus dat heb ik er zeker uit meegenomen, van: nou, dat kan veel beter. Dat moeten we ook echt wel veel meer gaan doen in het dagelijks werk. En de week zelf was gewoon superleuk, gezellig, we hebben elkaar beter leren kennen. Maar vooral het verrassende mooie was dat je echt wat oplevert, dus dat er echt wat komt. 

Stefan: Dus eigenlijk zeg je: buiten informatie en een goed idee, heel inhoudelijk dus, heb ik er ook procesmatig iets aan overgehouden. 

Kim: Ja, echt. Maar dat was al bij die workshops vooraf, toch wel echt even zo’n lichtje dat gaat branden van: hé, maar het is dus echt gewoon nodig om die gebruiker veel meer te betrekken. En in die week zelf zag je dat ook heel erg duidelijk. Dan zag je direct wat je daaraan hebt. 

Stefan: Als we gaan kijken naar het aankomende jaar, anderhalf jaar dat dit een beetje gaat broeien en dat er meer mensen enthousiast en betrokken bij raken. Wat zijn jullie verwachtingen? Wanneer krijgen jongeren dit pakket door de post naar binnen zeg maar?

Kim: Ja, het is te hopen natuurlijk nog in 2021, maar het is moeilijk om daar nu echt een planning aan te hangen. Maar wij zijn als groepje wel van plan om daar nu wel mee verder te gaan. 

Stefan: Denken jullie dat het haalbaar is, 2021? 

Kim: Nou ja, dat zou wel moeten kunnen. Volgens mij hebben we echt wel een mooie basis, en het hangt met name af van financiering. Want bij voorkeur wil je dit ook niet een eenmalig iets laten zijn, maar wel ook bestendigen. Dat we niet alleen dit jaar mensen die achttien gaan worden een pakket sturen, maar dat dat ook de komende jaren gewooon kan blijven. 

Stefan: Dat dat gewoon constant gebeurt als je zeventien bent en je wordt achttien dat je zo’n pakket opgestuurd krijgt. Helder! Elke, dan gaan we nu naar jou toe. 

Elke: Toch weer. Ik dacht: het is eerst goed om dit allemaal te horen wat er allemaal is gebeurd. Ik moet ook zeggen dat ik daar zelf niet per se bij betrokken ben geweest, dus daar zijn jullie gewoon hartstikke goed mee bezig en daar ben ik echt blij mee dat jullie dat doen. En het is ook leuk om jullie reflecties in jullie lessen te horen over wat je hebt geleerd in de Design Sprint Week eigenlijk. En het is ook zeg maar voor mij dan meer – Jolanda vertelde natuurlijk over de energie die nodig is om zo’n idee verder te brengen. Dat is iets wat ik heel vaak zie, dat het hele goede ideeën zijn, maar dat de energie er niet is. Dat dat eigenlijk jammer is dat dat dan niet lukt ofzo, of niet zo snel lukt als je zou willen. 

Stefan: Is daar een oplossing voor denk je? 

Elke: Ik zat een beetje zo te luisteren net en ik dacht: er is nu een supermooi concept eigenlijk wat absoluut nog niet is uitgewerkt voor mijn gevoel. En ik denk, de beste manier om energie te krijgen is om mensen gewoon te gaan betrekken bij dat proces. En dan ook weer met gebruikers te gaan evalueren en verder te ontwikkelen, zodat ze ook gaan voelen hoe goed het idee is en de energie krijgen die jullie eigenlijk ook hebben. Dus dat zou mijn soort van tip zijn voor het vervolg van het proces. En als ik daarbij kan helpen, dan doe ik dat graag. En meer algemeen gezien kan je natuurlijk zeggen dat het betrekken van de mensen die daadwerkelijk iets kunnen betekenen voor zo’n probleem die daar een bepaalde machtspositie hebben ofzo of een bepaald mandaat hebben of überhaupt geld hebben, dat maakt niet zoveel uit. Dat het goed is om die vanaf het begin te betrekken en dat is nu natuurlijk een beetje andersom en zo gaat het in de werkelijkheid vaak. Dus dat blijft iets heel lastigs, zeg maar. 

Jolande:  Nou ja, weet je, ik heb natuurlijk samen met één van de andere teamleden, Esmeralda Marsman ook al eerder zo’n proces doorgemaakt en dat was het proces dat uiteindelijk tot de beeldbrieven heeft geleid die nu op tal van vlakken en binnen tal van gemeentes ook daadwerkelijk gerealiseerd zijn. Uit dat traject weet ik nog heel goed dat je echt wel een soort van pitbull moet hebben die volhoudt, want het vraagt echt wel wat uithoudingsvermogen. En wat Elke ook aangeeft: wat Esmeralda toen ook in die situatie heeft gemerkt, was dat mensen – we hadden beeldbrieven en we hadden op een gegeven moment één variant met icoontjes en één variant met foto’s. Wij hadden ze tijdens de Sprint al diverse malen getest en iedere keer werd aangegeven van: die foto’s. En we gingen daarmee de organisatie in en we moesten het echt bewijzen met onderzoek keer op keer, dat die foto’s daadwerkelijk… Want communicatie zei: “de icoontjes, wij weten dat icoontjes toch echt..!” Dus steeds het opnieuw testen, hen meenemen in het proces. Nou ja, dat heeft uiteindelijk resultaat gehad. En dat is nu echt een idee geweest waar Rotterdammers, maar ook Eindhovenaren en ook anderen nu ook plezier aan hebben. Dus het is ook echt wel de moeite waard om dat geduld en die energie op te brengen. En het is aan de andere kant ook wel weer begrijpelijk dat als je het proces niet hebt doormaakt, dat je erin meegenomen moet worden en dat je het in eerste instantie misschien iets minder omarmt dan de mensen die eraan gewerkt hebben. Persoonlijk zou ik liever wegblijven van de macht. Ik heb zelf een voorkeur voor energie en geld en ik denk ook dat de valkuil altijd weer is: het te groot willen maken, terwijl je ook gewoon met kleine stapjes en een nog niet zo perfect pakket aan de eerste 100 Rotterdamse jongeren zeg maar… Dan zet je ook weer kracht achter de beweging die je nodig hebt om het ook op de lange termijn gewoon structureel te realiseren. 

Stefan: Mooie stichtelijke woorden Jolanda! Ik wil jullie alledrie ontzettend bedanken dat ik een kijkje mee mocht nemen bij de Design Sprint en nu ook de terugblik. Laten we hopen, ik heb een aantal vrienden in Rotterdam, dat dat pakket daar binnenkort over de vloer komt en dat we het ook in andere gemeentes dan uiteindelijk goed kunnen omarmen. Ik wil jullie ontzettend bedanken voor jullie tijd en energie en heel veel succes nog ermee! 

Jolande, Elke, Kim: Dankjewel, graag gedaan!

Stefan: Tot zover mijn gesprek met Elke Wennekers, Jolande van ‘t Woudt en Kim Meerhof. Wil je de Design Sprint volgen? Volg ons dan via Spotify, Apple podcasts, Google podcasts of andere diensten. En vond je dit nou een leuke podcast? Laat dan een recensie achter. Wil je meer informatie over deze Design Sprint? Kijk dan op