Design sprint dag 4: Verfijnen (Debora Smits)

Het is donderdag 19 november 2020, dag 4 van de design sprint. Vandaag is Debora Smits (projectleider bij Havensteder) te gast. Stefan Kollaart spreekt met Debora over de laatste dag van de sprint, waarin het prototype is verfijnd en de laatste interviews zijn afgenomen.

Deze aflevering is onderdeel van een vijfluik over de design sprint van Gebruiker Centraal. In deze sprint probeert het team dat we volgen een oplossing aan te leveren. Jongeren met een verstandelijke beperking worden 18 en moeten ineens van alles regelen. Hoe kan je deze doelgroep bereiken en ervoor zorgen dat ze niet in de problemen komen? Het team bestaat uit deelnemers uit allerlei verschillende sectoren. Elke dag van de sprint interviewt Stefan Kollaart van de Podcast Fabriek deelnemers uit het team. De sprint vond plaats in november 2020.

Uitgeschreven tekst

Stefan: Welkom bij de podcast van Gebruiker Centraal. Een podcast over hoe de overheid de mens centraal kan zetten in haar dienstverlening. Deze serie gaat over design thinking. We volgen het team van Rotterdammer Centraal tijdens de design sprint van Gebruiker Centraal. Mensen uit verschillende sectoren werken met elkaar samen om in vier dagen tijd tot een mooi eindproduct te komen dat een probleem in de maatschappij oplost. In deze design sprint proberen we een oplossing te vinden voor het probleem dat jongeren met een licht verstandelijke beperking 18 worden en ineens allerlei dingen moeten gaan regelen. Hoe communiceer je dat nou duidelijk met de doelgroep zodat ze niet in de problemen raken? Mijn naam is Stefan Kollaart.

Ik ben inmiddels 7 jaar ouder dan 18 maar ik kan me nog goed herinneren dat het voor mij destijds best wel ingewikkeld was wat er allemaal op me af kwam. Daarom vind ik het zo interessant om deze design sprint te volgen en alle teamleden uitgebreid te spreken. Vandaag dag 4, de laatste dag van de design sprint. Donderdag 19 november 2020. Vandaag om af te sluiten is bij mij te gast Debora Smits. De vierde aflevering van de Gebruiker Centraal podcast design sprint week. De officiële sprint is nu net tot zijn einde. Dag 4. We gaan dat met Debora Smits uitgebreid bespreken. Fijn dat je er bent allereerst.

Debora: Ja, bedankt dat ik mee mag werken aan de podcast.

Stefan: Kan je mij iets meer vertellen over wie je bent en wat je in het dagelijks leven precies doet?

Debora: Ja zeker. Mijn naam is Debora Smits. Ik woon en werk in Rotterdam en ik werk bij woningstichting Havensteder. Wij zijn aangesloten bij Rotterdam Centraal, onderdeel van Gebruiker Centraal. Rotterdam Centraal, daar werk ik samen met de gemeente, hoogheemraadschap en bijvoorbeeld het ziekenhuis, om te kijken of we de dienstverlening voor de Rotterdammer kunnen verbeteren. Vandaar dat we met een groep hebben meegedaan aan deze sprint. 

Stefan: Wat is jouw motivatie om hieraan mee te doen?

Debora: Ik ben wel echt intrinsiek gemotiveerd om dienstverlening te verbeteren omdat wij als organisatie, al is het met de beste bedoelingen, maar nog steeds heel erg vanuit onszelf en ons systeem en onze boodschap aan het werk zijn. Je ziet gewoon dat bij veel mensen er een gat ontstaat van, wat hebben zij nu echt nodig? Wat, en hoe leveren wij dat? Ik wil dat gewoon veel dichterbij elkaar brengen.

Stefan:  Super leuk lijkt mij.

Debora: Ja, ook wel … Ja leuk en soms ook wel een beetje frustrerend want er is nog een hoop werk te doen wat dat betreft.

Stefan: Helpt zo’n design sprint daar dan aan mee volgens jou?

Debora: Ja, dat helpt daar absoluut aan mee. Sowieso het even op een heel andere manier met een vraagstuk aan de slag gaan waar je creativiteit wordt getriggerd, maar ook omdat het gewoon een vast onderdeel is om mensen te interviewen en dat geeft zoveel input al. We hebben 3 mensen geïnterviewd en dat is helemaal niet een representatie van alle Rotterdammers en de doelgroep waarvoor we aan de gang zijn, en toch weet je van, deze interviews hebben alweer zoveel waarde geleverd voor wat we proberen te bereiken. En een soort bevestiging van, je kan allemaal dingen aannemen maar uiteindelijk werkt het toch anders in de praktijk. Dus zeker waardevol.

Stefan: Ja. Zie je dat mensen toch verschillende gedachtes over bepaalde dingen hebben.

Debora: Ja.

Stefan: Maar goed het vraagstuk, om die er nog maar even bij te pakken, mensen met een verstandelijke beperking worden 18 en dan verandert er een hoop, komt er een hoop op je af. Dat toegankelijker maken, dat is natuurlijk waar jullie mee bezig zijn geweest. Dat vraagstuk hebben jullie maandag geformuleerd. Hoe kwamen jullie daar toen bij?

Debora: We hadden hem stiekem al voor maandag geformuleerd. Omdat we met die dienstverlening bezig zijn en we wisten natuurlijk van, we moeten wel een soort specifiek vraagstuk beetpakken met elkaar. Wij zijn ons bewust dat vooral in grote steden zoals Rotterdam, er gebeurt heel veel als je van 17 naar 18 verandert en dat geldt ook voor mensen zonder beperking. Niet iedereen wordt daar goed in ondersteund. Het is zelfs voor hogeropgeleide jongeren wel echt een wirwar wat er allemaal op je af komt. Zoals iemand het zei van, eigenlijk ben je nog een jongere maar er komen een heleboel volwassen dingen op je af die zelfs voor mij al best wel pittig zouden zijn. Dus al brainstormend dachten we van, als we daar al beginnen kunnen we misschien voorkomen dat mensen later achter de feiten aan lopen.

Stefan: Helder. Gister dag 3 gehad. Hebben we gisteren uitgebreid besproken, het prototype is gemaakt en we eindigden een beetje met de eerste interviews die waren afgenomen. Nu de donderdag, dag 4, kan je een beetje vertellen wat jullie vandaag hebben gedaan en jullie vandaag hebben toegevoegd aan het succes van deze sprint?

Debora: Ja. We hebben eigenlijk 2 grote stappen gemaakt nog vandaag. We hebben het digitale prototype verfijnd naar aanleiding van de interviews gister. Ons prototype bestaat aan de ene kant uit een fysieke doos en aan de andere kant uit een digitale app. We zijn met die digitale app nog aan de slag gegaan om daar een verbeterslag te maken. En die hebben we dan weer getest in een interview. Nu hebben we Petra geïnterviewd. Zij werkt bij stichting MEE en zij ondersteunen mensen met een beperking. Dus zij heeft zelf geen beperking maar zij heeft wel goed zicht op waar die mensen allemaal mee te maken hebben. Zij heeft dan ook weer feedback gegeven op het prototype. Eigenlijk hebben we vooral bedacht met elkaar van, oké we hebben nu een aardig prototype en daar is gewoon echt behoefte aan. Wij zijn toch wel trots dat we met iets komen waar echt behoefte aan is en ook wel een beetje gefrustreerd van, waarom is dit er überhaupt nog niet. Dus we willen hier echt mee verder en op zoek gaan naar ambassadeurs en partners waarmee we dit echt kunnen realiseren. Dan hopelijk niet alleen voor Rotterdam maar landelijk ja.

Stefan: Ik hoor een hoop ambitie.

Debora: Ja, daar begint het toch gewoon mee. 

Stefan: Zeker. Dus landelijk gaan inzetten is het einddoel dan. Daar moeten wel nog een hoop stappen … Ik wil niet het feestje heel erg verpesten maar daar moeten nog een hoop stappen voor worden genomen.

Debora: Ja.

Stefan: Je zegt net, we hebben feedback gekregen op het digitale product. Wat hebben jullie daar vandaag dan nog aan aangepast? Kan dat op zo’n korte termijn?

Debora: Ja, want in ons team zit iemand die daar super handig in is. Dus ja, dat is gewoon een zege natuurlijk. We hebben gewoon wat dingen verplaatst, andere woorden gekozen, dingen weggelaten. We hebben echt wel geleerd, keep it simple en houd het overzichtelijk. Dus dat hebben we met name gedaan. Dus echt meer puntje op de i. Voor nu laten we hem ook even zo en we gebruiken dit, zeg ik even lekker ambitieus, om een volgend prototype te maken en dan weer te testen met onze doelgroep.

Stefan: Jij zei net, ik zit een beetje in de woningsector. Wat merk jij daar van problemen van 17-jarigen die 18 worden?

Debora: Nou, ten eerste onduidelijk van hoe kom ik nu aan een woning? Wat moet ik nu doen? Daar hebben we wel allemaal sites voor maar ik kan me heel goed voorstellen dat het best wel een brei aan informatie is en dat je nu echt ondersteuning nodig hebt om daar je weg in te vinden. En daarnaast is het natuurlijk ook zo dat in Rotterdam de vraag voor woningen veel groter is dan het aanbod dus het is ook wel heel lastig om snel een woning te vinden. Maar dat is weer een ander vraagstuk.

Stefan:  Zie je dat 18-jarigen snel op zich zelf gaan wonen nu of …?

Debora:  Ik denk dat veel meer 18-jarigen dat zouden willen maar door de schaarste dat niet lukt. Dan is het heel fijn als je gewoon nog bij je ouders of verzorgers kan wonen waar het fijn is. Maar er zijn natuurlijk ook jongeren die niet zo’n fijne thuishaven hebben en die juist heel graag dat voor zichzelf willen creëren, al dan niet met hulp. Ja, soms lukt het maar in veel gevallen zitten jongeren vast. Het aantal dak- en thuisloze jongeren groeit ook in Rotterdam. Dat is echt wel zorgwekkend.

Stefan: Dus jij bent ook wel degene geweest die afgelopen week de hele tijd heeft geroepen: we binnen dit pakketje ook informatie over woningen erin stoppen of …?

Debora: Dat was eigenlijk helemaal niet nodig.

Stefan: Dat idee was er al best wel erg.

Debora: Ja, we hebben echt gefocust op een aantal primaire dingen zoals wonen, zorgverzekering, bankzaken. Dat soort dingen.

Stefan: Wat heb je geleerd de afgelopen week? Wat was nieuw voor je?

Debora: Misschien niet zozeer nieuw maar wel heel gaaf om te ervaren dat je in mijn geval met mensen die ik eigenlijk helemaal niet zo ken, op deze manier in een hele snelle periode en toch op een hele fijne ontspannen manier zoiets kan bedenken en al een eerste prototype kan ontwerpen. En dat je elkaar ook zo mooi kan aanvullen terwijl je dat eigenlijk van tevoren helemaal niet weet. Dus dat. En een bevestiging dat je niet kan spreken over de jongeren, want we hebben twee jonge dames geïnterviewd en hun leven verschilt echt dag en nacht. Een dame die echt in dat warme nest de ondersteuning krijgt, zelf al hoogopgeleid is, en aan de andere kant een dame die echt aan het zoeken is en in ieder geval vanuit thuis niet de begeleiding die zij echt heel hard nodig heeft.

Stefan: Maar is het dan wel mogelijk om een pakketje te maken?

Debora: Ja, dat heeft ons ook verrast maar dat komt omdat in ons pakket keuzemogelijkheden zitten. Dus je kan echt kiezen van, ga ik dit alleen doen met een app of met een buddy. Hé, ik kan een hulplijn inzetten. Maar ook gewoon fysiek een kalender voor de mensen die dat dan weer helpt. Dus ik denk dat we een heel eind komen.

Stefan: Dat is een mooie conclusie van de week denk ik. Heb je bij jouw werkgever al geroepen, die design sprints moeten wij ook gaan doen?

Debora: Nog niet maar dat is meer omdat ik me een beetje heb proberen te isoleren van het werkgebeuren, want dit zijn best wel intensieve dagen. Als ik dan ook nog tussendoor werk dingen ga doen, dat is voor mij in ieder geval bijna niet te doen. Maar volgende week ga ik dat natuurlijk wel doen ja. 

Stefan: Zou je het andere mensen aanraden om zo’n design sprint te doen en zo ja, waarom?

Debora: Absoluut. Het is echt een hele goede manier om heel gefocust met elkaar in een korte tijd echt iets waardevols te bedenken. Dat lukt normaal niet want dan ben je 20.000 keer aan het vergaderen en voor je het weet ben je een jaar verder en dan heb je eigenlijk nog niks, nog niet. Dit zorgt voor die focus ook dat je het wel voor elkaar krijgt. Je moet gewoon je agenda legen en dit met een groep gaan doen, klaar.

Stefan: Je zegt, uiteindelijk zou ik willen dat zo’n pakketje door heel het land uitgerold gaat worden. Wat zijn de plannen die jullie al gemaakt hebben? De design sprint is in principe nu voorbij maar je zei, goed we willen ermee door. Wat zijn de plannen, de afspraken, de ideeën die nu liggen voor de aankomende weken, maanden, jaren?

Debora: Wij komen op korte termijn weer bij elkaar om een stappenplan uit te denken eigenlijk van, wat moet er nu gebeuren? Wie hebben we daarvoor nodig? Aan de ene kant is het echt de kracht dat wij boven onze organisaties uit hiermee aan de slag zijn gegaan, en het risico is dan ook dat het uiteindelijk van niemand is. Dat zijn we ons allemaal bewust dus dat gaan we gewoon doen.

Stefan: Super. Ik wil jou ontzettend bedanken voor dit leuke gesprek en geniet van de euforie van deze week en de energie die je ervan krijgt want volgens mij is het super leuk geweest.

Debora: Ja, absoluut. Jij ook bedankt voor het gesprek.

Stefan: Graag gedaan en een fijne avond nog. Tot zover mijn gesprek met Debora Smits. Wil je de design sprint volgen? Volg ons dan via Sportify, Apple podcasts, Google podcasts of andere diensten. Vond je dit nou een leuke podcast? Laat dan een recensie achter. Weer je meer informatie over deze design sprint, kijk dan op designthinking.gebruikerscentraal.nl.

Samenvatting

Podcast door Stefan Kollaart in gesprek met Debora Smits.

Het is dag 4 van de design sprint van Gebruiker Centraal waarin gezocht wordt naar een oplossing voor het probleem dat jongeren met een licht verstandelijke beperking 18 worden en ineens allerlei dingen moeten gaan regelen, oftewel de dienstverlening toegankelijker maken.

Geïnterviewde Debora Smits werkt bij woningstichting Havensteder en heeft meegedaan aan de design sprint. Ze is intrinsiek gemotiveerd om dienstverlening te verbeteren omdat haar organisatie heel erg vanuit  zichzelf en hun systeem en hun boodschap aan het werk zijn.  Ze ziet dat bij veel mensen een gat ontstaat van, wat hebben zij nu echt nodig? Hoe leveren wij dat? Zij wilt dat dichterbij elkaar brengen.

Design print is goed om even op een heel andere manier met een vraagstuk aan de slag gaan waar je creativiteit wordt getriggerd, maar ook het vast onderdeel om mensen te interviewen geeft veel input. Door middel van interviews heeft ze gezien hoe divers de doelgroep is. 

Op de laatste dag zijn er twee stappen gemaakt. Het digitale prototype is verfijnd en aangepast naar aanleiding van een interview met medewerker van stichting MEE. Ook hebben ze ontdekt dat het prototype is iets waar echt behoefte aan is. Er is de ambitie om de app niet alleen in Rotterdam maar ook landelijk in te zetten. 

Een van de problemen waar jongeren tegenaan lopen is wonen, vooral door de woningschaarste in Rotterdam. Daarom is wonen een van de primaire dingen waarop is gefocust, naast bankzaken en zorgverzekering. 

Geleerd van de design sprint is dat je met een enorme focus en nieuwe mensen toch op een fijne ontspannen  manier een prototype kan ontwikkelen, en dat de doelgroep enorm divers is. De app is zo bedacht dat het voor iedereen toegankelijk is omdat er keuzemogelijkheden in zitten. Het vervolg is op korte termijn een stappenplan maken om het prototype verder uit te rollen.

Debora raadt het zeker aan om een design sprint te doen en vindt het een goede manier om in zo’n korte tijd tot iets waardevols te komen.

Hoort bij het thema