De kwestie pdf
De overheid produceert enorm veel pdf’s. Zelfs met de beste intenties lijkt het niet zo eenvoudig om deze toegankelijk te maken. Een gesprek over dit onderwerp is daarom op zijn plaats in deze serie. Hoe kan de overheid zorgen voor toegankelijke pdf’s? Het achteraf toegankelijk maken van pdf’s is geen optie volgens Iacobien Riezebosch van Firm Ground. Maar wat dan wel? Zijn er alternatieven te bedenken bijvoorbeeld? De Inspectie van het Onderwijs publiceert jaarlijks tussen de 500 en 1000 pdf’s. Een behoorlijke uitdaging om deze toegankelijk te maken. Marloes Neven vertelt erover: ‘Het begint bij bewustwording’. Kristian Mul, Logius, pleit voor goed opdrachtgeverschap waarbij van tevoren duidelijk moet zijn voor de leverancier hoe het bewijs van toegankelijkheid eruit moet zien. Dit en nog veel meer over pdf’s en de overheid.
Uitgeschreven tekst
Randy: Beste luisteraars, welkom bij de podcast van Gebruiker Centraal én Digitoegankelijk. Een podcast over hoe de overheid mensen centraal kan zetten in haar dienstverlening. Deze reeks gaat over digitale toegankelijkheid bij de overheid. Mijn naam is Randy Semeleer. Vandaag de aflevering, De kwestie pdf. De overheid produceert enorm veel pdf’s, zelfs met de beste intenties lijkt het niet zo eenvoudig deze toegankelijk te maken. Een gesprek over dit onderwerp is daarom op zijn plaats in deze serie. Mijn eerste gast vandaag is Marloes Neven van de Onderwijsinspectie. Marloes is sinds 2019 adviseur digitale communicatie bij de onderwijsinspectie. Zij heeft in deze rol toegankelijkheid op zich genomen. Voor haar is awareness kweken rondom het onderwerp erg belangrijk. Wat Marloes betreft kan het laconieke er nu wel vanaf. Welkom, Marloes.
Marloes: Dank je wel, Randy. Leuk om hier te zijn.
Randy: Heel leuk dat je er bent. Mijn volgende gast is van Firm Ground. Iacobien Riezebosch is sinds 2002 met het onderwerp digitale toegankelijkheid in de weer. Initieel met onderzoek en later gaf ze ook trainingen en advies. Vijf jaar geleden heeft ze Firm Ground opgericht met een compagnon en hier werken ze met 12 adviseurs aan digitale toegankelijkheid. Firm Ground heeft onder andere gewerkt aan het toegankelijk maken van de corona app en werkte voor opdrachtgevers als de KB, het Kadaster en verschillende gemeentes. Iacobien is geïnviteerd expert van de werkgroep voor toegankelijke pdf-technieken bij de pdf Association. Welkom, Iacobien.
Iacobien: Ja, dank je wel. Fijn hier te zijn.
Randy: Heel fijn dat je er bent. Mijn gast vandaag is ook Kristian Mul van Digitoegankelijk. Kristian werkt al negen jaar bij Logius en de laatste vijf jaar is hij aan de slag met Digitoegankelijk, een onderdeel binnen Logius wat informatie over digitale toegankelijkheid verzamelt op de website Digitoegankelijk.nl. Vanuit deze rol is Kristian bij allerlei initiatieven betrokken als het gaat om digitale toegankelijkheid, zo ook bij deze podcast, want Kristian zit in het productieteam van deze podcast. Welkom, Kristian.
Kristian: Dank je wel, Randy.
Randy: Zo, welkom allen. Kristian, begin ik even bij jou. Als ik tegen jou de naam of de term zeg, de Camelot project, zegt dat je iets?
Kristian: Nee, eigenlijk niet, als ik heel eerlijk ben.
Randy: Nou, geeft niks. Een van de andere toevallig?
Marloes: Nee, zegt mij niks.
Iacobien: Het doet wel een belletje…Ja, het doet een belletje rinkelen, maar het belletje is wel wat vaag, heel vaag. Dus graag een toelichting.
Randy: Nou, ik ga het verklappen.
Iacobien: Ja.
Randy: De Camelot project dat is, ja, het project waaruit de pdf is voortgekomen bij Adobe. Is ooit begonnen met een visie wat dat project is geworden en daar is de pdf uit ontstaan.
Iacobien: Ja, ik heb net iemand gesproken die daarbij betrokken was, dus nu weet ik het belletje weer.
Randy: Ow ja, vandaar. Vandaar dat het een belletje deed rinkelen. En dat vond ik een interessant gekozen naam, want ik weet niet, ja, doet Camelot jullie aan iets denken of heeft het bepaalde associatie voor je?
Kristian: Het kasteel van koning Arthur toch?
Randy: Ja, precies. Ja, als ik het even op mezelf betrek, ik was vroeger nogal fan van Prince Valiant en die ging ook naar Camelot en ja, in die reeks was het echt een plek waar iedereen gelijk was, was een nieuwe orde, het was een soort, ja, prachtige plek waar je naar ging streven. Dus vanuit dat opzicht denk ik, nou, is het een mooie naam dat het zo, om voor je project te kiezen, iets wat je dan meegeeft. Als ik het op een andere manier bekijk, dan zou ik ook Camelot kunnen zien als een soort onneembare vesting, waar een waas van magie omheen hangt, waar je eigenlijk niet zo goed doorheen komt. Dus ja, ik weet nou niet welk vertaling dan op de pdf zou, toepasbaar zou kunnen zijn. Maar we gaan het er vandaag uitgebreid over hebben, in ieder geval over de toegankelijkheid van pdf. Dus misschien komen we daar, ja, krijgen we daar wat meer inzicht in in deze aflevering.
Iacobien: Wat wel heel grappig, Randy, is dat de, het protocol voor het testen van pdf’s, dat heet het Matterhorn protocol. Dus als je het hebt over moeilijk bedwingbaar en uitdaging, dan is dat ook wel een mooi naam.
Randy: Treffend gevonden zo te horen. Iacobien, ga ik met jou graag verder. Wat is een pdf eigenlijk?
Iacobien: Ja, een pdf is een bestandsformaat waarbij je iets, ja, informatie kan geven, of ook wat interactiviteit kan hebben. En een pdf lijkt overal hetzelfde. Vroeger was een pdf natuurlijk ook bedoelt puur voor opmaak en voor printen en het delen. En langzamerhand zijn daar, is daar bijgekomen dat je ook een onderliggende laag hebt met tags, T A G S, waarbij je dus alle informatie ook beschikbaar kan maken voor screenreaders of in een andere weergave of in een andere volgorde. Dus als ik jouw vraag al door, verder doorneem naar wat is dan een toegankelijke pdf.
Randy: Doe dat vooral.
Iacobien: Ja, dan is een toegankelijke pdf is een pdf die iedereen kan gebruiken, dus ook mensen met, die bijvoorbeeld blind zijn en een screenreader gebruiken. Of mensen die ziend zijn en een screenreader gebruiken, die worden wel eens vergeten, zoals mensen die dyslectisch zijn. Als je motorische beperking hebt en het toetsenbord wil gebruiken om te navigeren. Of mensen die slechtziend zijn en het in één kolom en andere kleurstelling gebruiken. Nou ja, dus eigenlijk moet hij toegankelijk zijn voor iedereen en dat is dan een pdf, is dan een bestandsformaat.
Randy: Precies.
Kristian: Misschien nog wel even goed om nog ook te zeggen waar de afkorting pdf voor staat, want dat zegt ook wel genoeg.
Randy: Ja, ga je gang.
Kristian: Jij weet het vast, Randy.
Randy: Portable document format, volgens mij. Ja. Dus eigenlijk om documenten, ja, uit te wisselen, zo klinkt het in de naam in ieder geval.
Kristian: Ja, was het voor bedoeld. En het wordt tegenwoordig wat breder gebruikt.
Randy: Ja, zou je kunnen zeggen misbruikt misschien zelfs?
Kristian: Ja, zou je misschien best kunnen zeggen af en toe.
Iacobien: Ja, maar misbruikt klinkt misschien nog bij een, als of er een intentie achter zit, maar ik denk dat het, ja, dat het meer is dat het te makkelijk gebruikt wordt. De pdf is zo doorontwikkeld dat je binnen een pdf heb je zoveel verschillende versies en subversies voor archivering, voor toegankelijkheid, ja, dat dus eigenlijk, ja, pdf gaat niet weg, het is voor archiveerbaarheid en offline delen, of op moment dat je niet wilt dat de data op een andere manier gedeeld wordt bij een formulier, maar puur lokaal blijft. Dan is het heel geschikt. Maar ik denk dat het, dat men het formaat niet snapt en dat er te makkelijk over gedacht wordt van een pdf’je is toch makkelijk en iedereen kan het gebruiken, dus wel, ja, onbedoeld misbruikt misschien.
Randy: Ja, dus het is dan meer het gebrek aan kennis dan meer die intentie?
Iacobien: Ja, ja.
Randy: Oké, dus ik, ja, Kristian zit er ook bij natuurlijk, want zoals ik al zei, Kristian zit ook in het redactieteam van de podcast. We hadden een stelling bedacht, de, en ja, ik denk dat ik wel weet hoe jullie er ongeveer inzitten, maar ik wil toch ook even dat met de luisteraar delen en jullie reactie daarop. De pdf is evil. Hoe denk je daar over? Misschien Marloes, heb jij daar een idee bij?
Marloes: Ja, ik, nou, ik denk niet dat het een duivel is, dat het evil is of iets in die trant, want volgens mij kun je pdf’s gewoon nog prima gebruiken. Alleen moeten we ons er wel met elkaar heel erg van bewust zijn hoe we ze dan gebruiken, want ik merk bij de onderwijsinspectie waar ik werk, dat er gewoon, ja, dat is gewoon iets wat in de, soort in de cultuur zit van de organisatie, dat heel veel gewoon in pdf wordt opgeslagen, we maken een rapport, we maken een document, we maken, hebben een onderzoek gedaan, nou, hupsakee, pdf, strik er omheen en publiceren met die handel. Dat is even heel kort door de bocht. En waar volgens mij het dan een beetje in zit, dat het volgens mij prima is om die pdf gewoon te gebruiken, alleen je moet wel heel goed kijken naar wat wil de ontvanger en hoe gaan we daar dan mee om. Dus het is niet per se zo volgens mij dat je pdf helemaal in de prullenbak moet gooien, maar dat je wel heel goed naar het doel ervan moet kijken en dat er misschien best wel wat processen iets anders ingericht zouden kunnen worden, zodat we daar andere output, of andere content van kunnen maken.
Randy: Ja, en kun je…
Iacobien: Mag, en als dan aanvulling…
Randy: Ga je gang, Iacobien.
Iacobien: Ja, dank je wel. Ik had het ook letterlijk ook even in mijn voorbereiding opgeschreven van pdf is niet evil, maar wat er mist, dat is weer een beetje doorgeslagen naar weet je, ow, het is toch wel heel moeilijk die gedachte en dan moeten we het maar helemaal niet doen. Maar het probleem is dat er geen regie op zit. En geen afspraken zijn over standaarden en kwaliteit en wanneer je het gebruikt en waarom, of wie je er mee helpt. Het is gewoon eigenlijk wordt er gewoon gedacht, we gebruiken pdf’s zonder die vorige vragen te stellen of zonder je organisatie erop inricht, in te richten. En het resultaat is dan belabberd, maar dat ligt niet aan het pdf-formaat zelf, maar aan dat je je organisatie niet hebt ingericht op bruikbare content. Want er is ook geen eis in de richtlijnen om toegankelijke pdf’s te maken, de verplichte richtlijnen voor bijvoorbeeld overheden, maar er is een eis om toegankelijke content te maken. Dus dan moet je echt denken van, ja, inderdaad wat Marloes ook zegt, hoe help je mensen en wat kun je aan als organisatie en sluit dat formaat daarbij aan of niet? Ja, en als je heel veel belabberde pdf is het makkelijk om te denken, pdf’s zijn nooit goed, maar dat lijkt me niet aan de orde, maar ja, nogmaals het wordt wel mis, ja, op de verkeerde manier gebruikt zonder regie of organisatie aanpak.
Randy: Ja, niet aan de orde en waarschijnlijk ook niet productief, want die pdf’s gaan ook niet weg voorlopig nog.
Iacobien: Pdf’s gaan nooit helemaal weg, en dat bedoel ik zowel letterlijk als het bestandsformaat. Als dat ook organisaties publiceren, maar niet opruimen. Eigenlijk, ja, als we ook naar een organisatie, als we die helpen en dan vragen hoeveel pdf’s hebben jullie, dan denken ze, nou, 600 en als we daarop gaan auditen dan blijkt het er 6000 te zijn, dus mensen publiceren en kijken er niet meer naar om, of hebben heel veel versies online staan van één document, verouderde content, ja, ze noemen het ook wel het kerkhof van het internet, alle pdf’s die gepubliceerd worden. Dus organisaties ruimen ook niet op. Dus ja, die gaan ook niet weg. Maar het formaat gaat niet helemaal weg, maar je moet echt wel gaan denken wat moet ik publiceren en drukwerk is gewoon geen goede web content.
Randy: Ja, precies. Nou, voordat we dan even iets verder daar op ingaan ben ik toch nieuwsgierig, Kristian en Marloes, jullie werken allebei voor de overheid, wat betekent de pdf binnen de overheid?
Kristian: Het hangt van de organisatie af. Maar als je kijkt in ieder geval naar het aantal vragen dat wij bij Digitoegankelijk binnenkrijgen over pdf’s van heel veel verschillende organisaties dan merk je in ieder geval dat het heel veel gebruikt wordt, door heel veel organisaties. Ik weet niet of het buiten de overheid net zo veel gebruikt wordt, denk het niet. Ik zeg wel eens, nou, ik zie Iacobien even knikken op beeld hier, dus waarschijnlijk ook wel, maar de overheid is wel echt een pdf-machine. Er zijn sommige organisaties die produceren het gewoon aan de lopen de band, sommige organisaties hebben pdf-straten, we kennen natuurlijk allemaal de MijnOverheid Berichten box waar je je belastingdienst pdf’jes binnen krijgt of voor je UWV of van je gemeente, het maakt niet uit. Maar er wordt ontzettend veel met pdf gewerkt, dus het is voor de overheid een heel belangrijk middel om mee te communiceren, om mee vast te leggen.
Marloes: Ja, dat kan ik inderdaad beamen, want wij produceren ongeveer, dat verschilt een beetje per jaar, maar zo tussen de 500 en 1000 rapporten, vierjaarlijkse onderzoeken zijn dat die wij doen bij besturen en scholen, ja, per jaar.
Randy: Bij de onderwijsinspectie?
Marloes: Ja, ja. En daar is ook heel dat proces, een hele tool is daar ook op ingericht dat er een pdf wordt gegenereerd en die wordt dan doorgeplaatst op onze website. Ja, en dan heb ik het ook nog niet over allerlei themaonderzoeken die we doen, themarapporten die dan ook nog verschijnen. Dus het is inderdaad echt, ja dat proces is helemaal ingericht om uiteindelijk een pdf, een rapport te genereren. Ja.
Randy: Ja. En Iacobien, Kristian zei net al toen hij refereerde naar buiten de overheid hoeveel daar wordt gegenereerd, jij knikte doen wel van in die zin van ook daar wel flink wat pdf’s wordten geproduceerd. Ja, wat is jouw ervaring daarmee?
Iacobien: Ja, nou, je ziet het natuurlijk minder bij zaken als webshops en zo, maar daar heb je natuurlijk ook wel pdf’s met voorwaarden en dat soort zaken. Maar bijvoorbeeld bij verzekeringen of bij, in de kenniseconomie wordt heel veel met pdf’s gewerkt. Maar je ziet daar ook wel een kanteling komen, dat bijvoorbeeld bij verzekeringen zijn er nu ook, ja, projecten door een commercieel bedrijf die nu gewoon iets in HTML doen waardoor ze die verzekeringsvoorwaarde niet meer in pdf aanbieden, en dan gewoon per maatschappij even de huisstijl veranderen en de namen veranderen en de bedragen of de voorwaarden veranderen waardoor dat gewoon allemaal in HTML is. En binnen de overheid zie je dat ook al wel meer, ook bijvoorbeeld met de PRO websites, met magazines, de PRO’s zijn de websites van Rijksoverheid maar ook buiten, ja, buiten de overheid is pdf natuurlijk wel iets dat veel gebruikt wordt voor handleidingen en documentatie en rapporten.
Randy: En oké, dus je geeft aan dat er wel iets van een kanteling is ook bij bepaalde organisaties om toch meer naar HTML over te gaan. Dan is denk ik ook dat een belangrijk alternatief als we het even gaan hebben over alternatieven voor pdf. Ja, wat springt jullie dan verder nog te binnen? Is het eigenlijk HTML dat is het alternatief? Of zijn er nog andere opties?
Iacobien: Nee, er zijn ook andere opties, je ziet ook bij uitgeverijen daar is nu ook wetgeving in aantocht, die komt volgend jaar, in 2025 geldt die ook voor e-boeken bijvoorbeeld. Nou, daar kijken ze ook veel meer naar e-pub. En e-pub is eigenlijk een bestand met een miniwebsite erin, net als HTML en CSS en nog wat zaken. Dus waarbij je ook toegankelijke e-pubs kan maken. Dus dat is ook wel iets wat gewoon veel gebruikt wordt.
Randy: Ja, dat zal dan ook wel, ja, misschien ook wat wel bij pdf’s wel voorkomt, maar voor wat, als het gaat om wat meer content, denk ik. Of wordt e-pubs ook gebruikt voor kleinere hoeveelheden content?
Iacobien: Vooral voor grotere, langere documenten. Maar daar wordt HTML ook wel gebruikt. Er zijn ook wel projecten waarbij je dus echt wel een systeem gaat ontwerpen om het in HTML te doen en waarbij je dus dan navigatie hebt omdat het een hele grote bezuiniging is en meer grip geeft dan elke keer die pdf door een vormgever te laten maken en bijwerken en actualiseren. En voor één grote overheidsorganisatie zijn wij nu bijvoorbeeld ook heel veel pdf’s in HTML aan het zetten. Dus echt een migratie van pdf naar HTML. Ja.
Randy: Kijk aan, kijk aan, oké. Dus ja, er zijn wel meerdere alternatieven maar ja, het hangt ook af van het doel, welk alternatief ergens geschikt voor is en ja, misschien ook wel van de organisatie.
Iacobien Ja, maar dat moet je dus wel afvragen, van wie wil ik bereiken met deze content, waarom zou pdf hiervoor hier geschikt zijn. Pdf is minder, als je het goed doet is het responsive, maar het is minder makkelijk responsive, dat betekent dat je in één kolom op een mobiel kan bekijken, of in een andere weergave, en zeker drukwerk pdf’s zijn het niet, maar je moet echt gaan nadenken van, moet ik deze content wel publiceren, moet ik deze informatie wel publiceren, voor wie is dat, hoe gebruiken ze dat en wat is dan een geschikt bestandsformaat? In plaats van dat je eigenlijk zonder grip iedereen maar pdf’s laat maken of inkoopt en die dan online publiceert.
Randy: Ja.
Kristian: Ja, als ik daar mag op aanvullen, Randy.
Randy: Zeker, ga je gang.
Kristian: Ik kom dan meteen al een klein beetje tot de kern misschien en daar komen we later vast nog wel op hoor, maar de vraag is groter natuurlijk dan alleen pdf. Het gaat over gewoon überhaupt wat wil je met je website? Hoe wil je de informatie overbrengen en op welke manier? En Iacobien, wat je net al zei, het gaat ook gewoon over de hoeveelheid, waar heb je je website voor nodig. Je ziet als websites met duizenden pagina’s, met duizenden documenten erop, met, waar nooit iemand ooit naar gaat kijken bij wijze van spreken. Dus het begint al helemaal aan het begin, welke informatie heb ik, welke informatie wil ik, ja, tonen of overdragen aan mijn bezoekers en hoe ga ik dat dan doen. Dus het is, eigenlijk kom je daar al tot de kwestie van dat het een organisatieprobleem is. Voordat je al naar de techniek gaat kijken.
Randy: Als we het dan…
Marloes: Maar, maar, sorry, ja, ik wou nog even aanvullen, Randy…
Randy: Ga je gang, Marloes
Marloes: Ja, dank je wel. We zitten natuurlijk ook wel ermee dat we vanuit de open overheid natuurlijk ook wel alles moeten delen, dus inzichtelijk maken. En dat is ook wel dan heel lastig hoe ga je dan daar mee om, of moet je dan meer gaan kijken van, goh, we hebben een rapport, moeten we dat rapport dan met 30 pagina’s publiceren of kunnen we daar meer een publieksvriendelijke versie van maken. Weet je, dat zijn natuurlijk ook allemaal ideeën waar je wat mee kunt. Dus ja, hoever…
Randy: Ja, je hebt als overheid, het is, een overheid is erbij gebaat om transparant te zijn natuurlijk, nou, moet daarom informatie gedeeld worden, maar als die informatie niet tot, bij een bepaalde groep, niet tot hun kan worden genomen dan is dat ook niet transparant.
Marloes: Nee.
Randy: Als we het dan hebben over, ja, dat…
Iacobien: Mag ik daar nog even op inhaken?
Randy: Zeker.
Iacobien: Want natuurlijk moet je transparant zijn, maar je moet je wel bij je taken houden. En wat je heel veel, tenminste als je dit aan wilt kunnen, want wat Kristian zei, kwantiteit is echt de grootste bedreiging voor de kwaliteit. Als je zoveel hebt, kun je het niet aan. En als je een gemeente bent en Rijksoverheid publiceert bijvoorbeeld een quarantaine formulier, waarom doe je dan geen link naar een formulier dat al ergens anders staat. Waarom moet je allerlei dingen gaan herpubliceren waardoor je het versiebeheer en de kwaliteit niet aankan. Of waarom ga je van allerlei, ja, dingen publiceren die niet van jou zijn, net als netgenoemde voorbeeld. Je kan niet ongebreideld zonder grip publiceren. En als je dat wel doet, ja, je moet transparant zijn, maar over wat je zelf doet, maar je moet niet van, ja, je moet wel je taken scherp houden, want je kan het gewoon niet, ja, behappen anders. Dus dat…
Randy: Ja. En Iacobien, jij zit dan vaak aan tafel bij organisaties die dan, waar je die vraag ook zou kunnen stellen van, waarom hebben jullie dit formulier zelf nog een keer gepubliceerd. Wat voor antwoorden komen dan daarop?
Iacobien: Ja, vaak is het ook in strijd met eigen richtlijnen, maar wil iemand behulpzaam zijn en die gaat dan op eigen houtje dat doen. Of bijvoorbeeld, we hadden ergens waar nog 2000 pdf’s stonden van dingen die ook op hun landelijke website van ruimtelijk plannen stonden, het is toch iets van, wij willen dat ook publiceren, wij vinden dan iets anders, wij vinden dat we dat zelf anders ook beter doen of mensen willen het bij ons doen. Maar mensen gaan heel veel dubbelen. En dat merken we ook met een audit. Het is niet verkeerd bedoeld, maar het wordt niet opgeruimd. En eigenlijk zou je gewoon een stel Marie Kondo-achtige types moeten aantrekken die flink met de bezem doorheengaan en zeggen does it spark joy en nee, weg ermee. En ja, je kan gewoon heel veel pdf’s verwijderen, maar dat moet je wel doen. Want er is gewoon geen enkele grip. Maar wat…
Randy: En dat we hebben over hoeveel pdf’s joy sparken, dan wordt het wel heel rigoureus, misschien dat dat…
Iacobien: Nou ja, precies. Dus dat zou het ook wel moeten zijn. En ja, je kan gewoon niet denken van goh, we dachten dat we 600 pdf’s hebben en we hebben er 6000 en dan van overheidsgeld gaan denken, die gaan we allemaal dan repareren. Dat is geen zinvolle besteding van belastinggeld. Dus je moet toch gaan kijken van, ja, wat is betaalbaar, wat moeten we publiceren, wat is behulpzaam. En daarmee wil ik niet zeggen dat je dan dingen maar niet moet publiceren waar je mensen wel mee kan helpen, maar je moet wel gaan kijken van wat kun je goed doen en hoe doe je het goed en hoe richt je dat proces in en hoe krijg je mandaat om dat goed te doen, in plaats van, ja, daar gewoon geen enkel plan voor te hebben.
Marloes: Ja, en wat ik daaraan aanvullend nog merk bij ons, is dat wij zijn vrij streng ook op onze website met content van derden, dus wat Iacobien net ook aangaf, dus dat doen wij inderdaad ook niet, dat halen we niet binnen, we linken er wel naar, maar als wij niet de eigenaar zijn dan nemen we het niet integraal op op onze website. Maar wat daaraan soms wel lastig is, is dat wij zijn heel erg bezig met die toegankelijkheid, proberen daar zo goed mogelijk oplossingen voor te bieden et cetera, alleen de partijen waarmee we samenwerken die zijn vaak nog niet zover. Dus dan zitten we op het punt, we willen graag naar een bepaalde publicatie linken waar bijvoorbeeld wij ook als inspectie aan hebben deelgenomen of aan hebben meegewerkt, maar dan is dat niet, voldoet die publicatie bijvoorbeeld niet aan de toegankelijkheidseisen en eigenlijk zijn wij dan als overheid wel verplicht om, ja, het dan zeg maar op onze website wel toegankelijk aan te bieden. Dus ik zit daar soms ook, en het team bij ons zit dan ook in de spagaat van ja, we hebben daaraan meegewerkt, maar we weten eigenlijk dat we dan naar een niet toegankelijke pdf linken en dat, of een andere vorm van content en, ja, dan…
Iacobien: En als je daar…
Marloes:…dat willen we eigenlijk liever niet.
Iacobien: Als je daaraan meegewerkt hebt, Marloes, zijn jullie dan ook in de positie op dat moment om dan eisen te stellen van, om dat vroegtijdig in te brengen van goh, hoe gaat dat?
Marloes: Ja, wat mij betreft wel, alleen op een of andere manier, ja, gebeurt dat niet altijd en dan heb je dan nog toch achteraf helaas de discussie, want ja, wij werken ook met briefingsformulieren met voorwaarden, randvoorwaarde et cetera. Maar dat is, nou ja, lukt dus helaas niet altijd omdat helemaal 100 procent goed te krijgen.
Iacobien: Ja, ja. Nee, dat snap ik. Ja, ik heb nu, wat misschien daar wel bij aansluit ook voor grote overheid allerlei onderzoeksbureaus getraind van hé, dit wordt van je verwacht en dit zijn routes om eraan te voldoen. En ik zou ook in dat geval altijd zeggen van, werk ook met pdf/ua, dat is de aanbevolen standaard voor toegankelijke pdf. Maar ja, je moet het gewoon heel vroeg meenemen, reparatie is hartstikke duur en het wordt nooit optimaal en vraag ook hoe een bureau aantoont of een vormgever aantoont dat het toegankelijk is. En denk ook na van publiceren we dit inderdaad wel in een pdf of in HTML, ja. Ik vertel jou waarschijnlijk niet veel nieuws, Marloes, maar voor heel veel overheidsinstellingen geldt wel, je bent wel opdrachtgever, dus je moet echt in het begin al eisen van, ja, hoe, ja, waar moet het aan voldoen.
Marloes: Zeker.
Iacobien: Stel je geen tegenstrijdige eisen, bijvoorbeeld van, we willen in interactieve pdf in pastelkleurtjes met wit, ja, dan, en hij moet toegankelijk zijn. Dan stel je al tegenstrijdige eisen. Dus wees ook gewoon heel, ja, eigenlijk moet je leren hoe je een goede opdrachtgever wordt, zodat je dat kan meenemen en het ook realistisch wordt dat zo’n product toegankelijk wordt. En de opdrachtnemer ook aantoont wat hij daaraan gedaan heeft.
Kristian: Vooral dat laatste is belangrijk.
Marloes: Ja, ik denk dat goed, ja, goed opdrachtgeverschap is inderdaad heel belangrijk. En het voorbeeld wat ik een beetje aanhaalde ging meer ook over dat we wel eens in een artikel ofzo worden geïnterviewd of aangehaald, ja, en dan zit je meer, dan lever je een bijdrage, en dan wil je wel graag als inspectie daar ook aandacht aan geven en dan merk je dat dat dan niet helemaal toegankelijk is. Ja. Maar nee hoor, zeker, wat jij zegt als wij inderdaad een opdracht geven om met een vormgever of om tafel te gaan, dan zorgen we dat die voorwaarden inderdaad van tevoren heel helder en duidelijk zijn. Ja.
Kristian: En daarbij als ik mag aanvullen, want ik merk dat het nog wel eens wordt vergeten in de praktijk, is dat men wel van tevoren toegankelijkheid uitvraag bij een leverancier, maar dat men niet goed specificeert hoe het bewijs eruit moet zien, wat een leverancier moet meeleveren dat ze ook daadwerkelijk voldoen aan de opdracht. Dus dan ontstaat de discussie tussen de leverancier en de opdrachtgever over bijvoorbeeld wie dan de kosten voor de audit moet betalen van het document of andere discussies. Dus het is heel belangrijk om het heel goed op te nemen in je inkoopvoorwaarden.
Iacobien: Ja, en daarbij zou ik dus ook echt, nou, de standaard pdf/ua gebruiken, want die gaat echt over dingen die specifiek zijn voor een document, bijvoorbeeld dat content naar een tabel kan eindigen op pagina één en doorgaan op pagina twee, nou, dat staat allemaal niet in, dat wordt heel specifiek gemaakt hoe je dat toegankelijk maakt. En ook wat je…
Randy: Iacobien?
Iacobien: Ja?
Randy: Sorry dat ik je onderbreek, maar misschien dat we ook even op pdf/ua, dat we daar even iets meer op in te gaan voor de luisteraars die wat minder bekend er mee zijn. Kan je dat even introduceren?
Iacobien: Ja, ja. Pdf/ua is een internationale standaard van een ISO standaard voor toegankelijke pdf. Nou, WCAG zijn de web content accessibility guidelines, die gaan over webcontent. En eigenlijk is dat ook wel heel erg geschreven met ja, webpagina’s als HTML-pagina’s in gedachten.
Randy: Precies.
Iacobien: Pdf heeft hele specifieke dingen, zoals bijvoorbeeld dat nou, dat je in een pagina heb je een lijst of een tabel die op de ene pagina kan beginnen en op een andere pagina doorlopen, of een kop- en voetteksten, een font moet je insluiten voor toegankelijkheid. Nou, dat zijn allemaal dingen die komen niet in gewone webpagina’s voor en daarom is er een hele specifieke standaard die softwaregebruikers kunnen, softwaremakers, documenttesters, kunnen gebruiken, om dus die toegankelijke pdf te maken. Nou, iets, een voorbeeld is van als je een font niet goed insluit of zorgt dat het goed is ingesloten qua tekens, dat je bijvoorbeeld kan hebben dat een dubbele f overal een tilde is. Nou, is een heel specifiek voorbeeld, maar het woord effectief, efficiency, stikstoffen, noem maar op, is dan niet meer voor te lezen en niet meer te gebruiken. Nou, als je goede software gebruikt hoef je daar helemaal niet druk om te maken van of dat wel goed gaat, maar in pdf/ua staan dus hele specifieke eisen en als je dat afspraak maak je, afspreekt maak je ook heel duidelijk van hier moet een document aan voldoen en is het ook veel makkelijker te testen. Daar staan dingen in als koppen worden niet overgeslagen, bladwijzers gebruiken, ja, zo ziet een bijschrift erbij in de code. Dus daarmee maak je het heel goed duidelijk tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, testen wordt makkelijker, forum voor standaardisatie heeft nu ook een tool ontwikkeld die, die link komt ook in de shownotes waarbij je ook daar op kan testen, een andere tooling, dus je kan daar veel makkelijker op testen en je gaat toegankelijkheid garanderen. En een opdrachtnemer kan daarmee ook zelf makkelijker aantonen dat het document toegankelijk is als hij aan WCAG en pdf/ua voldoet. En wat je nu nog wel ziet is dat ze een screenshot nemen van een tool waar dan allemaal groene vinkjes in staan, maar een tool is een hulpmiddel en ja, je moet net wat verder kijken dan de groene vinkjes, maar dat is wel een eerste belangrijke stap.
Randy: Is het begin punt en niet het eindpunt als ik dat zo mag zeggen.
Iacobien: Ja, ja. En we hebben bijvoorbeeld ook bij een aanbesteding van een gemeente, hadden drie partijen een proefopdracht en daar hebben we ook echt mee gekeken van, ja, voldoen ze aan pdf/ua? En dan heb je ook geen discussies over mag je wel of niet een kop overslaan of die letters, tekens zijn niet ingesloten en je maakt, ja, je gaat gewoon echt kijken naar toegankelijkheid in plaats van alleen maar, ja, een paar vinkjes en nog een ontoegankelijk document.
Randy: Ja, ja. En is dan ook deel van een goede opdrachtgever zijn en een eis die je kan meegeven om te controleren dat het goed gaat ook dan stellen van het moet gewoon een pdf/ua zijn, het moet daaraan voldoen?
Iacobien: Ja, als jij inclusiviteit wil en je wil het makkelijker maken, het lijkt misschien in eerste instantie, het is een extra set eisen, maar uiteindelijk maak je het proces beter. En het is een aanbevolen standaard en ja, internationaal wordt hij ook, ja, gebruikt voor deze doeleinden. Het is echt voor de toegankelijke pdf.
Randy: Heel goed.
Kristian: Randy, mag ik nog een aanvullende vraag stellen aan Iacobien?
Randy: Ja, ga je gang, Kristian.
Kristian: Wat je natuurlijk veel ziet ook in organisaties is dat mensen in Word lekker zitten te tikken en dan en zo, die ga ik even opslaan als een pdf.
Randy: Ja, doe ik zelf ook heel vaak.
Kristian: Ja, dat doet, ik denk dat iedereen dat doet of gedaan heeft. Nou, sowieso heb je volgens mij geen standaard functionaliteit nu nog in Word waarbij je kunt opslaan als pdf/ua, tenminste, ik geloof niet dat ik in mijn versie dat zie. Maar wat zou je daar dan voor, tips voor hebben?
Iacobien: Ja. Nou, ook al zou je niet aan pdf/ua voldoen, Word laat hier echt dingen liggen, want bijvoorbeeld als jij een tabel, tabellen worden niet goed toegankelijk als je dat met Word exporteert. Ook lijsten die over meerder pagina’s staan, bijschriften, er gaan best wel veel dingen niet goed als je alleen met Word exporteert, ook al zou je alleen, ja, ook al zou je niet helemaal naar pdf/ua kijken. Wat een misverstand daarin is, is ook dat het toegankelijkheidschecker iets zou aangeven over of de pdf straks toegankelijk is, maar dat is echt een tool van of het Word-document volgens de regels van Microsoft redelijk toegankelijk is.
Kristian: Bedoel je de toegankelijkheidschecker binnen Word zelf? Ja.
Iacobien: Ja. Maar je hebt eigenlijk aanvullende software nodig om dat goed te doen. Of je moet nabewerken. Dus wij werken zelf met de plug-in van axes4 Enable Docs en dat is een, ja, je moet zorgen dat je goede sjablonen hebt. Nou is het sowieso al een lastige dat als je sjablonen hebt, je hebt daar heel hard aan gewerkt, dat je daarmee nog niet een toegankelijke pdf kan maken vanuit Word. Maar je moet echt sjablonen optimaliseren en daar kijken je ook naar je tooling. En dan kun je vanaf Word een pdf/ua maken, als je sjablonen gebruikt en de stijlen die hiervoor aangepast zijn met aanvullende software. Dus als je Word gebruikt, Word laat daar echt wat dingen liggen, dan kun je of aanvullende software gebruiken om een document te maken dat echt goed toegankelijk is, of je moet nabewerken. Maar nabewerken is echt, ja, vreselijk veel werk en ja, dan wordt het ook snel wat willekeurig, welk document is wel of niet het waard om nabewerkt te worden of dan, ja, dan heb je ook geen grip meer. Dus ik zou echt ervoor kiezen om in controle te zijn en te zorgen dat mensen makkelijk, en dat is het voordeel van aanvullende software, mensen willen helemaal niet toegankelijkheid als nieuwe hobby, mensen willen gewoon hun werk doen. En als je dan wat stijlen moet aanklikken is het prima en deze tooling van aces die heeft ook echt een aparte exporteerfunctie, dus ja, dan kan je het echt goed doen. Maar mensen willen dit niet als nieuwe hobby, die willen gewoon een korte instructie, wat moet ik doen, laat mij dat sjabloon gebruiken en dan is het klaar. Natuurlijk moet je dan altijd nog alternatieve tekst invoeren bij afbeeldingen of ja, wel zorgen dat je de kopniveau’s kiest en dat je niet zelf een infografic gaat invoeren met een heel laag contrast. Dus er komt nog wel een, er zijn nog wel wat richtlijnen, maar het wordt wel heel heel veel minder complex.
Marloes: Ja, ik voelde wel een mooie, mooi bruggetje inderdaad aankomen toen Iacobien het had over mensen willen die niet toegankelijkheid als nieuwe hobby. Dat merk je gewoon ook heel erg in de organisatie. Dat je van, ow, daar zijn ze weer met toegankelijkheid, soort toegankelijkheidspolitie komt weer even om de hoek, en daarom hebben we ook geprobeerd in onze, awareness campagne die we in 2019 zijn gestart binnen de onderwijsinspectie om ook echt in te zetten op, we proberen zo veel mogelijk al in de tooling, in de sjablonen, in de software dingen op te lossen, zodat we daar mensen niet mee hoeven te vermoeien, zodat ze ook niet een nieuwe hobby ernaast hoeven na te houden. En, maar dan nog heb je wel wat punten waar je mensen gewoon in moet trainen. En dat geeft ook niet, want de mensen die wij ook training hebben gehad die gaven ook aan van, ow, oké, moet ik daar op letten, moet ik even kijken naar die titel, moet ik een alt-tekst inderdaad maken bij een afbeelding en oké, ik moet wat beter nadenken over de inzet van een tabel of een grafiek, is het per se nodig of is het misschien op een andere manier ook op te lossen. Dus dat gaf wel veel begrip en mensen snappen ook waarvoor ze dat moeten doen. Dus dat is gewoon heel fijn. Als je het maar uitlegt, als je het maar, want het opleggen dat werkt niet, als je het ook maar uitlegt en ook zorgt dat je het eigenlijk al gewoon in je standaarden zeg maar meeneemt.
Kristian: Ja, mag ik daar op aanvullen ook nog?
Randy: Ga je gang.
Kristian: Ja, nou ja, goed, weet je, zo je het beschrijft, het, je gaat het dus organiseren, probeer het zodanig te organiseren dat je de mensen eigenlijk zo min mogelijk mee lastigvalt. En dat hangt natuurlijk van de organisatie af wat je doet. Het is niet overal mogelijk, maar bij Logius hebben we besloten om gewoon helemaal geen pdf’s meer te publiceren, dus daar is op een gegeven moment gewoon gezegd van, alles is geïnventariseerd, we hebben gekeken welke pdf-documenten hebben we allemaal op de website van Logius staan, welke kunnen weg, dus is een grote schoonmaak gehouden, welke moeten per se blijven staan? Nou ja, en daar zijn HTML- documenten van gemaakt. Dus in principe zou je geen enkele pdf-document meer moeten kunnen vinden op de website van Logius.
Randy: Rigoureus besluit.
Iacobien: Ja, maar als je iets archiveerbaar wilt maken, dan heb je met een achiveerbare pdf wel de garantie omdat de lettertypes en zo die ingesloten worden, dat je die op de lange termijn kan openen. Dus in die plek is er nog echt wel ruimte voor goede pdf’s. Ik vind ook…
Kristian: Ja hoor, ik zeg ook helemaal niet dat je dus helemaal nooit moet doen. Ik zeg alleen maar dat…
Iacobien: Ja, nee …heel mooi.
Kristian: …Logius gewoon als organisatie ervoor heeft gekozen en dat kon ook omdat wij, ik bedoel, je hebt genoeg organisaties waarbij dat gewoon niet mogelijk is of in ieder geval nog niet mogelijk is of dat je er gewoon anders besluit. Maar wij hebben hiervoor gekozen en maar goed, het is dus ook een organisatiebesluit.
Iacobien: Ja, en wat ik daarbij wel gelijk als haakje zie van, het moet ook, de randvoorwaarden moeten ook vanuit de organisatie geregeld worden en dan is het gewoon te doen. We hebben bijvoorbeeld ook een keer een filmpje gemaakt voor een organisatie om te laten zien op welke dingen mensen vastliepen met een pdf, gebruikers. Want het is gewoon een onzichtbaar probleem. Toen hadden we bijvoorbeeld een voorbeeld van een grafiek waar een blinde vrouw echt alleen maar de x-as en de y-as voorgelezen kreeg en niet de informatie die die grafiek bood. En nog een paar van dat soort voorbeelden waarbij zij dus echt vastliep, waarbij het dus inzichtelijk werd van goh, dit is inderdaad wel een probleem en nu zien we het. En dan kan je ook wat doen. Een probleem dat je niet ziet, kan je niet oplossen. En je kan het ook niet op uitvoerend niveau oplossen. Dus je moet echt vanuit die organisatie randvoorwaarden gaan doen van de juiste software, opruimen en bij nieuwe zaken de kraan dichtdraaien, een mandaat regelen, budgetten regelen, dus dat moet ook op organisatieniveau, dit kun je niet als webredacteur oplossen.
Randy: Is een te groot onderwerp om bij één redacteur neer te leggen.
Iacobien: Ja, maar ook als jij, ….nog heel even dat mag aanvullen, als jij bijvoorbeeld een Citrix omgeving hebt en daar zit een hele grote knop in, maak pdf en dat is een ontoegankelijke pdf, ja, dan, dit moet je gewoon groter oplossen.
Randy: Ja. Waar begin je dan, Iacobien, want het is, je noemt een aantal dingen net even heel snel waar, die belangrijk zijn om dit onderwerp goed te tackelen. Wat is een goed startpunt?
Iacobien: Het ligt een beetje aan de organisatie. Ik vond het voorbeeld van het filmpje, om het hoge management duidelijk te maken, vond ik een hele goede aanpak. We doen het ook wel vaak met awareness sessies of een audit van, waarbij we mensen laten zien van wat hebben ze nou, en waarbij je ook eigenlijk laat zien welke problemen zijn er. Ook bijvoorbeeld bij een pdf staan heel vaak persoonsnamen of stukjes inlogcodes, nou ja, dat, daar gaat heel veel fout. Dus we laten eerst zien wat is het probleem en hoeveel heb je en waar sta je en hoe is het proces ingericht, kan daar wel een goede output bij komen. En dan kan je ook gerichte keuzes gaan maken in plaats van dat je zomaar, ja, met hagel gaat schieten op een olifant, ja, dan bereik je niks. Dus je moet echt gaan kijken aan welke knoppen kunnen we dan draaien en dat maak je dan inzichtelijk. Maar daar heb je ook voor nodig dat hoger management de randvoorwaarden gaat regelen en dat er mandaat komt, budget, dat het proces doorgenomen kan worden. En wat nog wel een hele lastige is, vind ik, zijn de externe leveranciers. Als je documentsystemen hebt, zaaksystemen, wat doen die met je documenten? En dat is ook iets wat je denk ik, groter moet aanpakken bijvoorbeeld vanuit een VNG of vanuit, ja, overheidsorganisaties samen om te kijken dat je daar ook grip op krijgt.
Randy: Ja, nou, het gebruik van video kan ik in ieder geval wel onderschrijven, want ja, als ik geen podcasts maak, in het dagelijks leven ben ik UX-researcher en ja, als mensen met hun eigen ogen zien dat iemand volledig vastloopt op iets wat ze dan creëren, produceren, op systemen die gemaakt zijn, dat kan erg treffend en overtuigend werken, veel meer dan een verhaal of een rapport of infographic of wat dan ook. Dus dat onderschrijf ik zeker. Marloes, als ik aan jou vraag, waar begin je als het gaat om toegankelijke pdf’s, wat zijn jouw ervaringen, welke tips heb jij voor de luisteraar?
Marloes: Ja, wat wij binnen onze organisatie hebben gedaan is eerst alles in kaart gebracht, dus waar binnen de organisatie, wie zijn er allemaal mee bezig, wie hebben we nodig, dat hebben we allemaal in een mooi, ja, soort mindmap hebben we ervan gemaakt. En toen hebben we gekeken waar te beginnen. En er zijn eigenlijk een aantal zaken die aangepast moesten worden. We hebben binnen onze organisatie te maken met geautomatiseerde rapporten, dus rapporten die in een bepaalde tool zitten, waar vervolgens medewerkers of collega’s hun informatie moeten zetten en dan rolt er dus zo’n geautomatiseerd pdf uit, en we hebben nog ook al die handmatige rapporten en daar hebben we dan sjablonen voor. Dus we hebben geprobeerd om die processen om daarin te zorgen dat we zoveel mogelijk in de techniek konden oplossen. En daarnaast zijn we aan de slag gegaan om onze collega’s bewust te maken van het feit dat we onze producten toegankelijk moeten aanbieden. Dus dat is dan die awareness campagne geweest, waarbij we een lunch lezing hebben gedaan, daar hadden we een expert uitgenodigd, ook iemand die blind is die heeft laten zien van goh, nou, ik ga eens naar jullie website en ik probeer een pdf te openen en waar loop ik tegenaan, en dat was gewoon een live sessie. En dat heeft echt heel goed gewerkt.
Randy: Dus ook een ervaringsdeskundige aan het woord laten.
Marloes: Zeker, ja, zeker. En uiteindelijk hebben we dat materiaal ook allemaal nog op ons intranet gedeeld, voor mensen die daar niet bij konden zijn. En daar ook heel veel interne berichtgeving naartoe verwezen. En voorafgaand, wat ik even vergeten was om te vertellen, maar voorafgaand hebben we eerst een, of heb ik eerst een rondje gemaakt langs alle MT’s, het managementteam van alle afdelingen en sectoren om te vertellen hoe we het gaan aanpakken en ook het belang en dat ik ook van hen ondersteuning nodig heb. En dat is gewoon heel belangrijk dat je wel dat mandaat hebt, en gelukkig heb ik dat ook gekregen en er zijn ambassadeurs binnen onze organisatie en die hebben we echt wel nodig gehad om dit op de kaart te zetten.
Randy: Ja, het mandaat is dus erg belangrijk, een belangrijke driver om dat gedaan te krijgen in organisatie. We hebben natuurlijk ook een andere belangrijke driver wat je ook, wat ik ook bij andere afleveringen heb terug horen komen, is wet- en regelgeving. Kristian, hoe staat het daarmee als het gaat om pdf’s, toegankelijke pdf’s?
Kristian: Ja, we hebben tuurlijk sinds 2000, ja, eigenlijk sinds 2016, maar echt van start gegaan in 2018 het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid. Nou, dat zegt dat websites en apps toegankelijker moeten worden gemaakt door het toepassen van de standaard, dat is de WCAG, op dit moment is dat versie 2.1 A en AA. En de tweede verplichting die je hebt is dat je rapporteert over wat je aan het doen bent in toegankelijkheidsverklaring en je werkt daarbij toe naar volledige toegankelijkheid. Nou, als het gaat over zoals ze dan noemen in de wetgeving kantoorbestandformaten, waaronder pdf, dan kan er een uitzondering gelden. Dat wil zeggen dat alle pdf’s die zijn gepubliceerd voor 23 september 2018, daarvoor geldt de verplichting niet om ze toegankelijk te publiceren, gepubliceerd te hebben. Behalve als ze nog een onderdeel vormen van een lopend administratief proces, bijvoorbeeld van een vergunningsaanvraag, en dus alle pdf’s die zijn gepubliceerd na die datum 23 september 2018, die moeten wel voldoen aan de toegankelijkheidseisen. Dus ja, goed, als je een hele hoop pdf-documenten hebt, nou goed, kan je daar je inventarisatie beginnen. En vervolgens, ik hoorde laatst een hele mooie uitspraak van, wat is nou het beste moment om te beginnen met iets dergelijks? Nou, dat was eigenlijk natuurlijk in 2018 geweest, of eerder nog. Wat is nu het beste moment? Nou, dat is nu. Dus goed…
Randy: No time like the present.
Kristian: ..nog even op terug. No time like the present, dus er zijn nog wat andere mogelijkheden die je kan benutten, als ik het even zo mag noemen, die de wettelijke verplichting ons biedt. Nou, één daarvan is wat ik in de praktijk nog wel eens zie gebeuren is dat er een onevenredige last wordt geclaimd. Dat wil dus zeggen eigenlijk dat je zegt van, nou ja, ik heb nog tig pdf’s van na 23 september 2018, als ik die allemaal nu moet nabewerken kost me dat ontzettend veel geld, dan zou je daarvoor een onevenredige last kunnen claimen, door te zeggen van nou, ik laat de even zitten, want kost me te veel geld. Daarbij geldt dan ook wel weer een voorwaarde en dat is dat je wel een toegankelijk alternatief moet bieden. Dat kan in meerder vormen zijn. Kan een telefoonnummer erbij zetten, van bel ons als je dit document niet kan lezen. Maar goed, dat zijn op zich allemaal opt-outs en dat kan je ook niet alle, tot in de eeuwigheid blijven gebruiken. Want uiteindelijk moet je toch toewerken naar volledig toegankelijkheid. Dus wat dat betreft zou je, en dat is wat Iacobien net even tussen de regels al door, of zei, we spreken eigenlijk gewoon af dat je vanaf nu geen ontoegankelijke pdf’s meer publiceert.
Randy: Ja, dus je hebt de regelgeving inderdaad, het mandaat, een stuk in een mandaat kan ook zijn, geen ontoegankelijke pdf’s meer publiceren. Iacobien, in een vorig gesprek hebben we het daar over gehad.
Iacobien: Ja, dan moet je echt regelen dat je degene die die pdf’s publiceert het mandaat heeft, krijgt of neemt om te zeggen er worden alleen nog maar toegankelijke pdf’s gepubliceerd, en daarvoor heb je dus echt die steun nodig van hoger management, want anders komt er natuurlijk op een gegeven moment iemand aan je bureau blaffen dat dat echt wel moet en nou ja, dat je maar te luisteren hebt. Want ergens moet die kraan gewoon dicht. En op moment dat je die kraan echt dichtzet van er komt niks meer op die website dat niet toegankelijk is, dan moet je gedwongen naar oplossingen gaan kijken en gaan uitvinden hoe je het wel doet. En ja, eigenlijk wil je dat niet op documentniveau doen, maar dus eigenlijk zorgen dat je processen zo goed zijn met inkoop en creatie, dat je dat gewoon goed doet. Waar ook nog wel eens bij die uitzonderingen in de wet wil ik nog heel even bij Kristian aanhaken, want is een uitzondering voor bijvoorbeeld complexe kaarten. Dat wil niet zeggen overigens dat je dan helemaal niks meer hoeft te doen voor toegankelijkheid, of dat het niet toegankelijk hoeft te zijn voor kleurenblinden of dat ja, de tekst bij die kaart niet toegankelijk hoeft te zijn. Dus denk wel inderdaad van als je, als iets onder een uitzondering valt, dat je een gelijkwaardig alternatief moet hebben en wat je wel kan doen dat je dat ook doet. Nog wel even bij die kaarten merk ik vaak dat mensen denken, ow, hoef niks meer te doen.
Randy: Het is goed zo.
Iacobien: Ja, en dat is, dat klopt niet. En die maatregelen die moet je dus ook echt beschrijven, want je kan dit niet op uitvoeren, op documentniveau regelen of op uitvoerend vlak regelen en dat mandaat is hartstikke belangrijk.
Randy: Ja, ja. Dus zelfs is er een uitzondering dan is nog steeds genoeg reden om wat er mogelijk is nog steeds te doen.
Iacobien: Ja, want die, dat je bij een moeilijke kaart dat die niet toegankelijk is voor kleurenblinden, dat is geen uitzondering. Een complexe kaart bijvoorbeeld waar allemaal lagen staan, ja, dat kan je nu nog niet helemaal toegankelijk maken, daarom is dat een uitzondering, maar je moet wel de taal aangeven, de documenttitel, het kleurgebruik en de tekst die verder in de uitleg zit in die pdf. Dus het is niet van, daar hoef je niks meer mee te doen of daar hoeft geen alternatief te zijn.
Randy: Precies. Ik weet ook dat je nog even wilde hebben over verborgen kosten aangaande dit onderwerp.
Iacobien: Ja. Vaak wordt wel gerekend dat je aan een webpagina’s een twee uur kwijt bent per jaar of te kijken, is hij nog actueel, up to date, moet dit nog online zijn, en dan heb je het over gewone webpagina. Maar we hebben eigenlijk geen reden om te denken dat dat bij pdf pagina’s minder dan twee uur zou zijn, sterker nog als je een pdf hebt van 97 pagina’s zal het eerder eerder zijn, dus als jij 6000 pdf’s op pagina hebt, dan ja, en je moet dat allemaal gaan beheren en op kwaliteit houden en op, kijken of er geen verborgen, of sorry, dode links in zitten, of dat informatie nog klopt, ja, dat kost je echt zoveel geld en er wordt vaak alleen gekeken naar van, ow een pdf’je maken, nou, dat doen we in vijf minuten of dan geven we een opdracht. maar het toegankelijk maken ervan en het up to date houden en het beheren, dat kost natuurlijk veel meer geld, en naar die kosten worden vaak niet gekeken. En ja, dat, ja, dan lijkt een pdf heel goedkoop, een slechte pdf is ook heel goedkoop, maar goede webcontent is vaak makkelijker te realiseren in een HTML-pagina dan al die pdf’s en dan kijk je naar de echte kosten.
Randy: Ja, precies. Dus ja, de verborgen kosten waar niet over gedacht wordt, ja, die er toch wel degelijk zijn, of die zou gemaakt moeten worden, dat geeft het gewoon een heel ander beeld.
Iacobien: Dat geeft een heel ander beeld. Ja.
Randy: Goed om even gezegd te hebben. Ja, we hebben het heel even over Microsoft gehad en vanuit Word opslaan als een pdf. Nou, pdf is natuurlijk ooit bedacht door Acrobat. Als we het hebben over die grote organisaties, de Microsofts en de Acrobats van deze wereld. Wat zouden die nog kunnen doen om te zorgen dat dit onderwerp eigenlijk makkelijker wordt of behapbaarder wordt? Wat voor verantwoordelijkheden hebben zijn in deze?
Iacobien: Ja, zij kunnen heel veel doen maar het punt is, er wordt ook heel veel niet gedaan. Ze doen wel dingen, maar er wordt heel veel niet gedaan. Zo kan je vanuit Word nu niet een pdf maken die echt goed toegankelijk is. En ook, mensen denken dat je met Acrobat een pdf echt goed kan onderzoeken, nou, daar heb je bijvoorbeeld de tooling van die forum voor standaardisatie nu aan het, maakt en een testtool, als gratis testtool als PAC 2021 voor nodig, maar alleen met een automatische check in Acrobat kan je niet bepalen of een pdf toegankelijk is. Dus je moet echt, ja, als die organisaties het niet oppakken, dan moet je verder kijken en dat is ook de reden dat er best wel wat commerciële organisaties zijn die in dat gat zijn gestapt en die aanvullende tooling hebben ontwikkeld, waarvan sommige gratis is, zoals die testtooling, en sommige tooling is er om kosten te besparen en goede toegankelijke pdf’s te maken om die missing link in die exportfunctie te maken, zoals axes Word dat doet. Dus ja, we kunnen, we zouden heel veel mogen verwachten van grote software partijen, maar als die dat niet doen, ja, dan is er andere tooling beschikbaar die je kan gebruiken om dat goed te doen.
Randy: Ja, dus er is tooling beschikbaar, maar idealiter zou dat tuurlijk van de grote partij zelf?
Iacobien: Ja, ja. Maar omdat dat niet gebeurt en die tooling er wel is, kan je niet zeggen dat je het niet kan doen. Weet je, het is financieel haalbaar en goedkoper om het te doen, want nabewerken wil je echt vermijden, dat is echt heel heel heel veel werk.
Randy: Dus dat is de duurste optie eigenlijk.
Iacobien: Dat is de duurste optie en ook de, ja, de, ja. Maar er is dus gewoon tooling. En ja, daarbij moet je wel kijken inderdaad, ja, dat is lastig te beoordelen, daar kunnen wij bijvoorbeeld ook in adviseren van wat is dan tooling die inderdaad doet wat ze claimen. Maar er is, zijn gewoon mogelijkheden om het met aanvullende tooling goed te doen, want bijvoorbeeld met een plug-in van Acrobat voor Word of met Word zelf, ja, je hebt hele overzichten van wat er dan nog niet goed kan gaan.
Randy: Precies, precies. Oké, nou, we gaan langzaam naar een afronding van deze aflevering. We hebben het ook gehad over, ja, de enorme stroom pdf’s die wordt geproduceerd door overheidsinstellingen. Vanuit het redactieteam hadden we daar nog een idee voor, wat als we voor elke pdf die gecreëerd wordt of die gepubliceerd wordt een boom zouden planten, denk je dat dat zou helpen om mensen wat bewuster er mee om te gaan?
Iacobien: Dat niet, maar het wel gigantisch goed voor het milieu, ik denk dat we dan…
Marloes: Ja, precies.
Iacobien: Dat we dan wel hele grote bossen in Nederland gaan terugkrijgen.
Randy: Een pdf-bos.
Iacobien: Nou een pdf-bos, ik denk dat we de Amazone in Nederland krijgen, alleen met andere bomen. Ja.
Randy: Wordt Nederland weer een oerwoud.
Iacobien: Ja, het oerbos wordt hersteld, ja.
Randy: Ja, nou, misschien is dat te ambitieus dan. Ja, ik ga toe naar een afronding en ik heb een aantal zaken gehoord die ik, ja, interessant vind en dusdanig belangrijk dat ik ze nu nog even wil samenvatten voor de luisteraar. Dus eigenlijk als we het hebben over het publiceren van pdf’s, is pdf/ua, die standaard, dat is het hetgeen waar we naar moeten streven.
Iacobien: Ja, sorry, ik onderbreek je heel even. Pdf/ua is een standaard waar je aan voldoet. Je kan niet opslaan als pdf/ua, het is net als WCAG, die standaard gebruik je om te zorgen dat je pdf toegankelijk is.
Randy: Ja, dus het is een set richtlijnen om te zorgen dat je pdf toegankelijk is.
Iacobien: Ja.
Randy: Niet te verwarren met een apart bestandsformaat.
Iacobien: Zoals pdf/a, ja.
Randy: Precies. Ja, dus eis dat ook als een, aan je, als opdrachtgever aan je leveranciers dat als je, als ze pdf’s gaat produceren dat die ook voldoen aan pdf/ua. En specificeer dan ook hoe dat bewijs eruit moet zijn, goed opdrachtgeverschap in die zin is dan erg belangrijk. Nou, het repareren van pdf’s is heel duur, dus het beste is om het vooraf te doen. En er zijn nog alternatieven voor pdf’s, soms kan je ook denken van, moeten we dit wel delen? Dat is een belangrijke vraag om te stellen, maar als het antwoord dan uiteindelijk ja is, dan is ook de vraag hoe gaan we dat dan doen. Zijn ook andere mogelijkheden zoals HTML en e-pub en die kunnen ook, kan zijn dat die misschien beter zijn dan een pdf. Nou, is pdf wel het antwoord dan is natuurlijk de ua-standaard belangrijk om daaraan te voldoen. Pdf’s hebben ook verborgen kosten die vaak worden vergeleken, vergeten, en dat maakt een vergelijking lastig, dus hou ook in de gaten dat het toegankelijk maken van pdf-geld kost en dat zorg dat de informatie up to date houden ook kost, dan heb je een betere vergelijking als je gaat bekijken welk manier van publicatie gekozen wordt. En wanneer begin je? Nou, idealiter een paar jaar terug, maar ja, we hebben geen tijdmachine, dus mocht je dat niet gedaan hebben dan is nu het moment. Nu is het moment om er mee te beginnen om te zorgen dat je pds, pdf’s toegankelijk zijn. Dus dan, ja, lijkt me dat een aantal goede tips of in ieder geval een aardige samenvatting van dit gesprek. Zijn er nog dingen die ik vergeten ben die jullie nog willen noemen in deze?
Kristian: Ja, misschien wat we wel vaker hebben gezegd, maar ik denk dat de, het is in allereerst een organisatievraagstuk en dan pas een technisch vraagstuk. En dat geldt voor digitale toegankelijkheid in zijn geheel eigenlijk.
Randy: Ja, dat hebben we ook eerder gehoord in eerdere aflevering. Ik zie ook Iacobien ook knikken. Marloes, jij wilde hier nog iets over zeggen?
Marloes: Nee, ik sluit aan bij wat Kristian zegt, ja, dat wilde ik ook nog even benadrukken.
Randy: Heel goed, heel goed. Tot zover dan de take-away van mij van deze aflevering de opsomming van zaken die ik uit dit gesprek heb gehaald en tot zover mijn gesprek met Marloes Neven van de Onderwijsinspectie, Iacobien Riezenbosch van Firm Ground en Kristian Mul van Digitoegankelijk. Ik wil ook graag wat gelegenheid geven om wat zaken, naar wat zaken te verwijzen waar onze gasten aan gewerkt hebben vandaag. Ik weet dat, ik weet dat Iacobien in samenwerking met Digitoegankelijk, misschien ook met Kristian aan de organisatieaanpak van pdf’s werkt op het moment. Daar werk je ook aan mee, Kristian, begrijp ik dat goed?
Kristian: Nou, we zijn bezig met een publicatie over pdf’s, die zal ergens in de komende maanden een keer gaan verschijnen, dus hou inderdaad digitoegankelijk.nl of onze nieuwsbrief in de gaten.
Randy: Ja, dus hou die in de gaten of abonneer je inderdaad op de nieuwsbrief dan krijg je het sowieso in je mailbox. Er is ook een boekje beschikbaar wat, wie doet wat, wat hier ook over gaat, dat wil beschikbaar op digitoegankelijk.nl. Ik weet dat Iacobien later dit jaar een gratis webinar gaat geven over dit onderwerp onder andere…
Iacobien: Ja, samen met collega Bram Duvigneau.
Randy: …wil je daar meer van weten, samen met collega Bram, wil je hier meer over weten hou firmground.nl in de gaten en op firmground.nl staan ook andere handige tools en informatie over training, dus wil je daar meer informatie over dan kan je op die website ook terecht. Komt allemaal in de shownotes, dus dan kan je makkelijk doorklikken of doortabben om deze informatie tot je te nemen. Marloes, Iacobien en Kristian, ontzettend bedankt voor jullie tijd, kennis en inzichten.
Iacobien: Heel graag gedaan.
Marloes: Graag gedaan.
Kristian: Graag gedaan.
Randy: Dat was het dan voor deze aflevering. Bedankt voor het luisteren. Heb je interesse in meer interessante gesprekken als deze, abonneer je dan op de podcast via Spotify, Apple Podcast, Google Podcast of in je favoriete podcast app, dan kun je eenvoudig de volgende aflevering beluisteren. Het helpt ons ook enorm als je op het platform van jouw keuze een recensie achterlaat. En zit er iets belangrijks in de aflevering voor jouw organisatie, deel het dan met je collega, manager of product owner. Wil je meer weten over digitale toegankelijkheid, ga dan naar gebruikstrouw.nl en digitoegankelijk.nl. Tot slot beste luisteraars, we komen uit een tijd waarin heel veel gebeurde, maar waarbinnen ook veel mensen lange saaie periodes hebben ervaren, ik wel in ieder geval, voor mijzelf zet ik dan graag een context, ik denk dan aan de woorden van de pre socratische Griekse wiskundige musicus en filosoof Pythagoras: Eigen uw niets om stof tot de geschiedenis bij te dragen, het gelukkigste volk is datgene waarover men weinig spreek. Beste luisteraars, tot de volgende.