Onderzoek als basis voor betere over­heids­dienstverlening 

DPC event 8 februari

Op 8 februari organiseerden de Overheidsbrede Onderzoekscommunity en de community’s van Gebruiker Centraal samen de bijeenkomst Onderzoek als basis voor betere overheidsdienstverlening. In dit artikel blikken we terug. Wat zijn de belangrijkste inzichten van 8 februari en wat kun jij ermee? Hoe kun je bijvoorbeeld met mindsets aan de slag? Hoe doe je goed ontwerpend onderzoek en bewonersonderszoek? Lees hoe jij onderzoek voor dienstverlening naar een volgend niveau tilt.

‘Full circle’ onderzoek

De plenaire aftrap werd genomen door Maike Klip (CJIB). Zij keek eerst terug naar de ontwikkelingen van de onderzoeksfunctie in overheidsland. Met haar eigen ‘cirkel van democratie en dienstverlening’ bracht ze effectief de uitdagingen en kansen in beeld die onderzoekers tegenkomen, met als duidelijke boodschap: full circle onderzoek begint en eindigt in de leefwereld. Maike schreef zelf een blog over full circle onderzoek op haar website Klipklaar!

Bewonersonderzoeken

Na de inspirerende opening van Maike volgden er parallel 3 deelsessies. Mark Stohr (Forum Research) en Ivo Derksen (Gemeente Breda) gaven een deelsessie over hun samenwerking voor bewonersonderzoeken.

Ivo deelde openhartig de tekortkomingen van huidig bewonersonderzoek. “Vaak zijn we gericht op het verzamelen van cijfers, maar achter ieder cijfer zitten verhalen van bewoners. Behoeften zijn niet uit te drukken in cijfers, maar komen uit verhalen. Mensgericht onderzoek gaat van vragen stellen naar luisteren, van cijfers naar behoeften en emoties, en van verantwoorden naar richting geven.” 

Mark en Ivo deelden aan de hand van de casus Energietransitie Breda hoe zij die verhalen hebben opgehaald. In hun onderzoek konden bewoners zich via beeld uiten. Via een set foto’s konden zij associatief/intuïtief vragen beantwoorden. De beelden werden omgezet in behoeften en emoties, via kunstmatige intelligentie werden deze geclusterd. Die beelden waren geen letterlijke weergaves van een onderwerp. Met zorgvuldig geselecteerde ‘willekeurige’ beelden van onderzoekers kiezen deelnemers van onderzoeken welke beeld het beste past bij hun gevoel over een bepaald onderwerp.

Ontwerpend onderzoek

Maaike de Laat (Logius) onderzoekt hoe wij als ambtenaren binnen onze organisaties ruimte kunnen maken voor de inwoner. Dit doet zij door tijdens het ontwerpen van dienstverlening onderzoek te doen met gebruikers: ontwerpend onderzoek. In een continu herhalend proces van inzoomen, uitzoomen, testen met beeld en prototypes ontwerpt ze met haar collega’s dienstverlening samen met burgers.

In Maaike’s onderzoeken staat beeld centraal. Daarmee kunnen dieper gaande behoeftes bij mensen zichtbaar worden gemaakt. Ze verwerkt resultaten en analyses ook graag visueel: zo kan zij beter in gesprek met beleidsmakers, uitvoerders en andere stakeholders om inzichten uit onderzoek te laten landen.

Wel vraagt ontwerpend onderzoek om een ander systeem. Het past het niet altijd in onze huidige overheidscultuur, werksystemen en processen. Naar buiten treden met producten die niet ‘af’ zijn, is eng en brengt risico’s met zich mee. Ook zijn er veel regels verbonden aan contact hebben met inwoners waardoor het bijna niet mogelijk is dit laagdrempelig te doen. Ontwerpend aan de slag gaan moet dus mogelijk gemaakt worden in de organisatie. Daar moet ook iemand echt een rol voor krijgen in de organisatie. Maaike sloot haar sessie af met een stelling: “De impact van onderzoek vergroten is onderdeel van mijn rol.” Het antwoord van de deelnemers was een volmondig: ‘Ja!’.

Meer weten over het mogelijk maken van een ontwerpende aanpak in jouw organisatie? Bekijk Maaike’s website Maken mogelijk maken. Of word lid van de werkgroep ontwerpende aanpak van de Overheidsbrede Onderzoekscommunity. Hun e-mailadres vind je onderaan deze pagina.

De waarde van mindsets

De persona of ijkpersoon, in veel organisaties worden ze gebruikt. Geen communicatiestudie slaat ze over. Maar vanuit de onderzoekswereld is er steeds meer kritiek op de persona: persona’s worden vaak gevormd vanuit eigen aannames, met alle gevolgen (en vooroordelen) van dien. Maar als we geen persona gebruiken, wat dan wel?

Jasper Brand en Duncan Lorraine van The Talent Institute vertelden over mindsets: hier draait het om gedrag, normen en waarden en (emotionele) behoeften van de gebruiker – en dit allemaal gebaseerd op primair en secundair onderzoek! In dit interview over mindsets met Duncan en zijn collega Jelle te Lintelo lees je meer over mindsets! Of neem deel aan het webinar over mindsets op 12 maart.

Een wereldcafé met tal van onderwerpen

Voorbeeld van hoe het wereldcafé eruit ziet.

Na de deelsessies was het tijd voor een wereldcafé met 8 thema’s. De thema’s zijn aangedragen door de leden van de community’s. Om het overheidsbrede perspectief te vertegenwoordigen werden de tafels voorgezeten door duo’s van verschillende overheidsorganisaties. Deelnemers konden tijdens 2 rondes aansluiten bij een tafel naar keuze om samen aan de slag te gaan met een thema. De tafelleiders hebben zelf een kleine terugblik geschreven. Die lees je hieronder. Je kunt op ieder thema klikken om meer de terugblik te lezen.

1. Overheidsbrede kennisdeling: hoe kunnen we elkaar laagdrempelig vinden?  

We zien steeds meer onderzoekers en ontwerpers binnen de overheid, maar hoe kan je makkelijk en snel elkaar vinden en vragen stellen om van elkaar te leren? Hoe kunnen we als overheid op een laagdrempelige manier overheidsbreed kennis gaan delen? En wat is daarvoor nodig? Anouschka Scholten (BZK) en Margot Lagendijk (DPC) verzorgden een sessie voor overheidsonderzoekers op 8 februari. 

De deelnemers van de sessie delen en voelen de urgentie om kennis te delen. De belangrijkste motivaties zijn: impact maken voor mensen, niet opnieuw het wiel uitvinden en dubbel onderzoek voorkomen. Het delen van kennis kan in verschillende vormen: delen van inzichten, delen van methodieken en samen sparren. 

De belangrijkste gemeenschappelijke uitdagingen 

  • Versnippering tegengaan door een centrale ‘vindplek’, structuur en overzicht van sleutelfiguren/aanspreekpunten: waar kan je vragen stellen, bronnen vinden of met anderen sparren?  
  • Kennisdeling over community’s heen: iedere community heeft een eigen insteek, netwerk of thematiek. 
  • Generieke inzichten versus specifieke inzichten: generieke inzichten kunnen als basis dienen in verschillende contexten maar zijn niet direct toepasbaar. Specifieke inzichten zijn direct toepasbaar, maar vaak niet in andere contexten. Ook ontbreekt het aan een overheidsbrede faciliteit om inzichten te loggen en overheidsbreed deelbaar te maken. 
  • Open (online) omgeving en/of gesloten (online) omgeving voor kennisdeling en cocreatie. 
  • Gemeenschappelijke kaders en taalgebruik: we spreken niet altijd dezelfde taal.  
  • Wetgeving & bureaucratie: wat mag je vanuit de organisatie delen? Inzichten, rapporten? (AVG?) 
  • Tijd en prioriteit krijgen om kennis te delen, rapporten te vertalen naar inzichten en samen tot rode draden komen. 
  • Overheidsbrede meetrichtlijnen om data te vergelijken: Hierop lopen al een aantal initiatieven zoals een overheidsbreed meethuis, overheidsbrede KPI’s, kennis delen over meetmethoden. 

Vooral van belang is dat we elkaar laagdrempelig weten te vinden. Dat draait om mensen, die dwars door organisaties heen, als vakgenoten bezig zijn met de inhoud, vragen kunnen stellen over allerlei onderwerpen en gesprekken kunnen hebben (ook in tijdelijke netwerkjes).
Daar willen we mee gaan experimenteren en we hebben al een lijst van enthousiastelingen. Meld je daarvoor aan via het e-mailadres van de Overheidsbrede Onderzoekscommunity onderaan deze pagina.

2. Volwassenheidsfase van onderzoek en ontwerp (in jouw organisatie) 

Tijdens deze sessies hielpen tafelleiders Maaike de Laat (Logius) en Julia Brinkmann (RVO) de deelnemers te reflecteren via het UX volwassenheidsmodel van Nielsen Norman Group, het meest gebruikt model voor UX en ontwerp. Onderzoek en ontwerp zijn de 2 pijlers van UX. Het gaat om de vraag hoe de organisatie hiermee omgaat. Het is dus ook breder dan alleen de UX’ers zelf. Het model beschrijft de 6 fases van volwassenheid in UX volwassenheid: absent, limited, emergent, structured, integrated en user-driven.  

In dit model wordt UX als volgt omschreven: “UX maturity measures an organization’s desire and ability to successfully deliver user-centered design. It encompasses the quality and consistency of research and design processes, resources, tools, and operations, as well as the organization’s propensity to support and strengthen UX now and in the future, through its leadership, workforce, and culture.”  

De meeste deelnemers bevinden zich momenteel in fase 1 tot en met 3. UX is een relatief jong vak binnen de overheid, en sommige organisaties beginnen pas net. Wat opvalt is dat sommige organisaties bij UX refereren aan schermontwerpen en andere organisaties meer refereren aan onderzoek en ontwerp. Op basis van de gesprekken zijn een aantal inzichten opgedaan over de ontwikkeling van het vak, de kansen en de uitdagingen: 

  • Een schot voor open doel: maak van UX een officiële functie. Vaak wordt UX in een andere functie ondergebracht met het risico dat het aan focus verliest. Ook is UX in de praktijk vaak service design en omgekeerd of gecombineerd. En UX-ers en -ontwerpers hebben vaak het gevoel op elkaars stoel te zitten, maar idealiter zou dit hand in hand moeten gaan. Ook ontbreekt het aan gemeenschappelijke taal!
  • Wanneer het team groeit moet ook de impact groeien: schaal niet alleen in mankracht, maar ook in impact, blijf meten en vragen stellen, nodig jezelf zo nodig uit bij de meetings waar jij vindt dat je erbij moet zitten.  
  • Zodra het bewustzijn van ‘de behoefte in de buitenwereld’ kan worden vergroot, wint het doen van UX onderzoek aan belang: een klantgerichtheidsvisie is méér dan alleen een klantgerichte houding bij de balie. Het laten groeien van UX in de organisatie vraagt om wat lef en zichtbaarheid.  
  • Kartrekkers en ambassadeurs hoger in de organisatie zijn goud waard. Denk hierbij aan managers, portefeuillehouders en wethouders. 
  • Maak je successen meetbaar, toegankelijk en zichtbaar. Zo toon je aan dat een goede gebruikerservaring ook goed is voor ‘de business’ en maak je impact meetbaar.  
  • Borg het gebruik van resultaten: het integreren van UX in andere onderzoeken, zoals een dienstverleningsmonitor, maakt dat resultaten gebruikt en geborgd worden. 

Over het model werd wel opgemerkt dat het subjectief is. 2 mensen van dezelfde organisatie kunnen zichzelf een verschillend cijfer geven. Een mooie tip van een deelnemer: laat ook MT of directie het model invullen, dat geeft verrassende inzichten hoe ver je team echt is én kan een mooie aanleiding zijn voor een goed gesprek. Grote gedeelde uitdaging is het vinden van mensen binnen je organisatie die je in het UX- of ontwerpproces wil betrekken.  

Meer weten over hoe je het model van de Nielsen Norman groep in kan zetten om UX en ontwerp naar een hoger niveau te tillen? Lees meer over het model van de Nielsen Norman groep.

3. Inclusief onderzoek doen, hoe betrek je burgers bij onderzoek? 

Inclusief onderzoek: onderzoek waarbij je soms iets meer moeite doet om ook de ervaringen te horen van groepen die niet standaard in online onderzoekspanels zijn vertegenwoordigd. Madelon van de Water (Logius) en Rick Nijkamp (Wijzer in geldszaken) ontwierpen voor hun sessie een interactieve workshop. 

De workshop was een mooie plek om ervaringen uit te wisselen. Zowel de goede als minder goede ervaringen werden gedeeld. Zo vertelde 1 van de deelnemers over een slechte ervaring met een onderzoeksbureau. Voor een onderzoek onder Lhbtiq+, stelde het bureau voor om naar de hiv-poli te gaan. Veel organisaties werken samen met belangenorganisaties om in contact te komen met specifieke doelgroepen. Het uitwisselen van deze ervaringen is belangrijk om van en met elkaar te blijven leren. 

Aan de slag: hoe doe je onderzoek onder inbrekers en helers? 

Hoe doe je onderzoek onder deze extreem moeilijk bereikbare groep? Deelnemers gingen aan de slag met deze concrete casus. De opdracht: maak een sociale kaart aan de hand van een aantal hulpvragen:  

  • Waar bevindt de doelgroep zich?  
  • Met wie hebben ze contact?  
  • Wie vertrouwen ze?  
  • Waarom zouden ze mee willen doen?  

Deze extreem moeilijk bereikbare groep maakte veel creativiteit los bij de deelnemers: contact opnemen met gevangenissen, arrestantencomplexen en ex-inbrekers, reageren op ‘to good, to be true’- marktplaats-advertenties. De vraag ‘waarom zouden ze mee willen doen?’ was het meest moeilijk te beantwoorden. Duidelijk is: iedereen is in staat om een plan te bedenken om onderzoek te doen onder inbrekers. Als dat lukt, dan moet dit lukken bij iedere doelgroep. 

Rick lichtte toe hoe hij en een team 40 inbrekers en helers hebben geïnterviewd via gevangenissen en arrestantencomplexen. Hij werd gebeld zodra er een inbreker vast zat. Ook gingen ze in gesprek met daklozencentra en wijkagenten. Verbazingwekkend hoe goed deze hun ‘pappenheimers’ kennen.  

En dan de vraag: what’s in it for them? Aan de geïnterviewden werd duidelijk gemaakt dat het niet gaat om specifieke zaken of namen, het onderzoek anoniem is en het ons gaat om een beschrijving van ‘het wereldje’. De onderzoeker zet tijdens de introductie de respondent op een voetstuk: ‘Ik ga dat toch niet vragen aan wetenschappers die de praktijk niet snappen, jij hebt juist straatwijsheid.’ En dat bleek er wel goed in te gaan. 

Hoe kunnen we ervoor zorgen dat alle overheidsmedewerkers vanaf morgen altijd inclusief onderzoek doen? 

Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Je hebt immers niet altijd voldoende tijd, budget en ervaring. Wat is daarvoor nodig?  

  • Een structurele overtuiging van het belang en urgentie bij het bestuur/management is key. Zonder draagvlak van bovenaf blijft het te vrijblijvend. Er moet prioriteit aan gegeven worden onder andere in capaciteit, opleiding en het aannemen van de juiste mensen.  
  • Stel iemand verantwoordelijk voor het inclusief maken van onderzoek in je organisatie! En zorg dat deze persoon ook als aanspreekpunt kan functioneren voor vragen over het doen van inclusief onderzoek. 
  • Diversiteit van het (onderzoeks)team is hierin belangrijk, evenals het inhuren van ervaringsdeskundigheid. 
  • Maak de meerwaarde tastbaar en inzichtelijk, door het geven van goede en slechte voorbeelden. Wat gebeurt er als je het niet doet? Wat is de meerwaarde van wél inclusief onderzoek doen? Inspireer de organisatie met goede voorbeelden en blijf delen!  
  • Geef tijd en budget om relaties op te bouwen, vertrouwen is key. Voor het betrekken van verschillende groepen in je onderzoek is vertrouwen essentieel, en dat vergt tijd (en budget).  
  • Geef tijd en ruimte krijgen om iteratief en flexibel te werken. De inclusieve onderzoeker heeft daarbij ook een beetje lef nodig om gewoon te doen en te interviewen. 

Ja, en hoe dan? De 4 tips: 

  1. Leef je in en realiseer je dat ook jij zelf misschien in deze situatie terecht kan komen. Hoe voelt dat?  
  2. Breng de doelgroepen écht goed in kaart, maak een sociale kaart van het netwerk er omheen. 
  3. Wees je bewust van jouw eigen bias.  
  4. Maak klantreizen empathisch, en breng bijvoorbeeld ook de non-users in kaart. Je kan ook bij lopende onderzoeken ook de kleinere groepen zichtbaar maken en niet alleen met het ‘gemiddelde’ werken. En wie heb je helemaal niet meegenomen? Schrijf dat op. 

En wat betekent dit voor het werkproces? Dat moet anders! Er wordt afgeraden om onderzoek te binden aan sprints, hierdoor wordt regelmatig de makkelijke weg gekozen. Neem inclusie als aandachtspunt op in de standaard werkwijze en stel kpi’s op zodat ook minderheden naar voren komen. En tot slot: regel als met betrekking tot de compliance en AVG en bespreek dit met je privacy officer.  

Ervaringen blijven delen via community’s  

Deelnemers vonden het in ieder geval erg waardevol om ervaringen met elkaar uit te wisselen. En de hoop werd uitgesproken dit te kunnen blijven doen. De Overheidsbrede Onderzoekscommunity voor Informatie en Dienstverlening van Dienst Publiek en Communicatie is daarvoor een interessante plek. Verder raden we deelnemers aan om eens te kijken bij het project Inclusief denken en doen, de webinarreeks over Inclusief Gebruikersonderzoek en de verschillende community’s van Gebruiker Centraal. En natuurlijk zijn de workshopleiders Madelon en Rick ook bereid om even kort te sparren over je vraagstuk.  

Rick, Madelon en de Overheidsbrede Onderzoekscommunity overwegen een spreekuur ‘inclusief onderzoek’ te organiseren bij genoeg interesse. Heb je interesse? Neem contact op via onderzoekscommunity@minaz.nl.

Meer lezen over inclusief onderzoek doen 

4. Ethiek in onderzoek onder- en samenwerking met burgers 

Voorgezeten door Merit van Breukelen (Alliantie Digitaal Samenleven) en Ben Staal (Gebruiker Centraal). De opzet van de tafel was een open gesprek over ethische kwesties die komen kijken als je mensgebonden, kwalitatief onderzoek doet. Om dit gesprek te starten, gingen deelnemers in groepjes uiteen en bespraken ze een casus met elkaar met als hoofdvraag: op welke ethische aspecten moet je alert zijn wanneer je onderzoek doet onder mensen in kwetsbare situaties? 

Ethische vraagstukken kunnen soms abstract en persoonlijk zijn. Toch waren er tijdens de gesprekken wel een aantal lijnen te ontdekken in de vragen en oplossingen die deelnemers inbrachten:

  • Data en AVG 
  • Locatie/omgeving voor afname onderzoek 
  • Beloning en terugkoppeling (na afloop van onderzoek) 
  • Soort contact met respondenten (zelf, via sleutelfiguren, bureaus) 
  • Verwachtingen van respondenten 
  • Voorkomen van onethisch onderzoek (‘nee zeggen’) 
  • Vermijden van uitbuiting  
  • Respect voor de deelnemers 
  • Het vinden van een balans tussen de kosten van onderzoek en de potentiële voordelen van de uitkomst (zoals de nieuwe relevante inzichten die daaruit zullen voortvloeien) 

Locatie: een veilige plek voor respondenten is belangrijk; voer dus niet onderzoek uit in een kantoor of groot overheidsgebouw, maar doe met een laptop UX-onderzoek in een buurtwinkel of kringloopwinkel.  

Beloning en terugkoppeling: dit gaat ook erg over in hoeverre respondenten eigenaar worden van het onderzoek. Direct contact met de respondenten helpt in dat geval. Vraag gewoon waar iemand mee geholpen is (zie ook Wijk aan Zet van gemeente Rotterdam). Maar doe geen beloften die je niet waar kunt maken (hoe graag je mensen ook wilt helpen). Kijk ook eens naar het actieonderzoek van Instituut voor Publieke Waarden, het actieonderzoek van Toezicht Sociaal Domein naar schuldenproblematiek (binnenkort verschijnt er ook een aflevering over dit onderzoek bij de podcast Participatiepraat van ministerie van Infrastructuur en Waterstaat), en de pilots van Sociaal Werk Nederland naar moeilijk bereikbare groepen. En hoe gemeente Rotterdam participatie binnen wijken doen.  

Voorkomen van onethisch onderzoek: denk aan onderzoek dat gedaan wordt terwijl van tevoren al duidelijk is dat er niets mee zal worden gedaan. Een checklist kan helpen om alle ethische kwesties in de kaart brengen. Dit kan je houvast geven als je een onderzoek moet verantwoorden ten opzichte van een toetsingscommissie (of leidinggevende).

We hebben op 8 feb een voorbeeldchecklist van de Faculteit Geesteswetenschappen van Universiteit Utrecht (en een 2e voor studenten) gebruikt ter inspiratie. In principe hebben alle universiteiten in Nederland (bv Maastricht University) een eigen ethische toetsingscommissie met vergelijkbare checklists (er zijn wel kleine verschillen tussen faculteiten, aangezien medisch onderzoek van een andere aard is dan sociaal onderzoek). We hebben echter bovenstaande checklist gekozen omdat: (1) deze goed aansluit op het sociaalgedragsonderzoek dat uitgevoerd wordt binnen overheidscontext, (2) deze begrijpelijk is geschreven in het Nederlands, (3) redelijk openbaar is (helaas moet je bij UU werken als je toegang wilt hebben tot e-learning etc.) 

Kwantitatief onderzoek hebben niet echt behandeld. Voor tips over goed datamanagement kun je terecht bij Data & Insights Network, Expertise Center voor Marketing Insights, Onderzoek en Analytics en De Ethische Data Assistent (DEDA). Lees je meer over de Ethische Code voor onderzoek in sociale wetenschappen.

5. Methodiek en praktijk 

Natasja Scalas (UX-onderzoeker DPC) en Sarah van der Wiel (Projecteider en gedragsdeskundige bij de Aanpak Levensgebeurtenissen DPC) gingen in debat over 2 stellingen. 

Stelling 1: om een onderzoeksvraag te formuleren is grondig onderzoek nodig  

Daar was iedereen het wel mee eens. De rol om dit uit te voeren leek vooral aan onderzoekers toebedeeld te worden. Met de opmerking dat het misschien wel van hen verwacht wordt en dat ze hier best wat tijd voor mogen gebruiken, zolang de opdrachtgever/vraageigenaar maar meegenomen wordt in het proces van het onderzoek.  

Er werd een aantal tips gegeven:  

  1. Koppel een initiële onderzoeksvraag zo snel mogelijk terug aan een brede groep stakeholders. Wanneer je hierin duidelijk stelling neemt, volgt de feedback op die onderzoeksvraag rap.  
  2. Tijd vragen voor vooronderzoek vraagt verwachtingsmanagement.

Stelling 2: de locatie van onderzoek bepaalt het resultaat  

De keuze voor een locatie sluit vooral bepaalde doelgroepen in en uit. Wees je daar bewust van. Bij de wens om een diverse doelgroep te hebben, is het dus ook noodzaak om een diversiteit aan locaties aan te bieden waar mensen zelf uit kunnen kiezen om in bevraagd te worden. Zo zorg je ervoor dat respondenten zich het meeste op hun gemak voelen en natuurlijk gedrag vertonen. Een menukaart van locaties met daarbij de plussen en minnen kan helpen om een keuze in samenspraak met de vraagsteller te doen en te onderbouwen.  

Als overheid staan we voor de uitdaging om de kloof met de inwoners te dichten. De houding tegenover overheden is bepalend voor het in huis doen of uitbesteden van een onderzoek. Neutraliteit van de onderzoeker kan helpen om het wantrouwen niet de boventoon te laten voeren tijdens het onderzoek. Dus zelfs als je zelf onderzoek doet voor je eigen organisatie, kan het helpen om tegen respondenten te zeggen dat je het ‘namens’ de organisatie doet.  

In de tweede groep werd instemmend geconcludeerd dat kwalitatief en kwantitatief onderzoek eigenlijk altijd hand in hand gaan en niet los van elkaar gezien zouden moeten worden. 

Zelf onderzoek doen 

Een andere prangende vraag die bij veel overheden speelt is: zelf doen of uitbesteden? En bij zelf doen: wat komt daarbij kijken en waar moet je rekening mee houden? Er zijn veel overheden die beschikken over een eigen (mobiele) onderzoekslab, een community, of andere faciliteit om onderzoek te doen of op een laagdrempelige manier met burgers in gesprek te gaan.  

De Overheidsbrede Onderzoekscommunity faciliteert een werkgroep voor onderzoekers die meer (willen) weten over de ins en outs van het ‘zelf doen’: in gesprek met de burger. Heb jij zelf ervaring om te delen of wil je ervaring op doen? Meld je daar voor aan via het e-mailadres van de Onderzoekscommunity onderaan deze pagina.

Daarnaast helpt Testlab on Tour van Gebruiker Centraal je om zelf met de gebruiker te testen.

6. (universele) behoeften van burgers in contact met de overheid 

In de sessie ‘Behoeften van burgers’ deelden Louise Nell (onderzoeksadviseur Aanpak Levensgebeurtenissen) en Max Laane (service designer bij de Belastingdienst) het overzicht van 7 overkoepelende behoeften die mensen hebben als zij te maken krijgen met de dienstverlening van de overheid.  

Deze behoeften zijn: 

  1. Behoefte gehoord en gezien te worden  
  1. Behoefte vertrouwd te worden  
  1. Behoefte aan maatwerk(-oplossingen) en persoonlijk contact  
  1. Behoefte aan autonomie (zelfstandigheid) en controle  
  1. Behoefte aan feedback en bevestiging  
  1. Behoefte aan toegankelijke dienstverlening  
  1. Behoefte aan inzicht in (financiële) regelingen  

De overheden die deelnamen aan deze sessie is gevraagd in hoeverre zij deze behoeften herkennen uit de praktijk, welke oplossingen zij vanuit hun eigen organisatie kennen en wat daarbij de knelpunten zijn waar ze tegenaan lopen. Daarbij viel het volgende op: 

  • De behoeften werden allemaal herkend. Per organisatie verschilde de precieze invulling, en soms was er overlap. 
  • Er ontbraken geen behoeften. De meer specifieke behoeften die de aanwezigen zagen in hun eigen praktijk, waren allemaal onder te brengen onder een van de overkoepelende behoeften. 
  • Ondanks de enorme kennis die we hebben over behoeften, én de ideeën over hoe daaraan te voldoen, gooien beperkingen binnen organisaties vaak roet in het eten. Het gaat dan bijvoorbeeld om verouderde systemen, angst voor verandering, en managers die geen verantwoordelijkheid willen of durven nemen. 

Vanuit de Overheidsbrede Onderzoekscommunity voor Informatie en Dienstverlening wordt op dit moment gewerkt aan een 1.0 versie van de factsheet van behoeften. Deze wordt binnenkort via de Overheidsbrede Onderzoekscommunity gedeeld. Ook komt er een vervolg op dit traject, waarin behoeften worden gekoppeld aan dienstverleningsoplossingen.

7. Klantreizen: wie doet er onderzoek naar klantreizen en kunnen we hierover kennis delen? 

Tijdens de klantreistafel maakten deelnemers kennis met elkaar en vertelden elkaar hun meest prangende vraag met betrekking tot klantreizen. Na een ronde stemden we op de vragen en met de belangrijkste vraag gingen we in gesprek: Wat is nu de kern? Hoe zien we dit vraagstuk? En wat zou kunnen helpen? Welk advies hebben we aan elkaar om dit vraagstuk op te lossen? 

Veel verschillende organisaties zijn geïnteresseerd of bezig met het middel klantreizen. Dat is positief! Ze lopen ook tegen dezelfde uitdaging aan: Hoe zorg ik ervoor dat er ook iets met de resultaten van een klantreis wordt gedaan? Het geeft vaak veel inzichten, maar er moet ook ruimte zijn om die inzichten om te zetten naar acties en verbeteringen. Hoe creëer je die ruimte? De tip van de groep was om een sponsor hoog in de organisatie te zoeken, een rol benoemen die verantwoordelijkheid neemt op de implementatie van de klantreis. 

Meer weten over klantreizen bij de overheid? Kijk eens bij de Training Klantreizen van Gebruiker Centraal.

8. Infrastructuur voor ontwerpgerichte aanpakken 

Ontwerpen in een weerbarstige omgeving. Hoe zorg je dat je onderzoek of concept duurzame impact maakt? Deze sessie werd geleid door Renske Bouwknegt, programmamanager bij de PONT en Wendelien Nomden, coördinator Tempel (reflectie) bij de PONT en tevens designer bij bureau Ideate. 

De Publieke Ontwerppraktijk, PONT, is een driejarig programma om de impact van een ontwerpende aanpak op maatschappelijke opgaven te vergroten. PONT slaat een brug tussen de creatieve sector en het publieke domein. We versterken de samenwerking tussen ontwerpers in de sector en ontwerpende ambtenaren en andere stakeholders binnen de overheid en zorgen voor meer ruimte voor de ontwerpende aanpak in het publiek domein. Tijdens het onderzoeksevenement op 8 februari hebben we gesproken over de uitdagingen bij het ontwerpend (onderzoekend) werken binnen de overheid én wat je kunt doen.  

Een ontwerpende aanpak lijkt in theorie zo goed te passen bij de grillige, genetwerkte, ambigue en open vraagstukken van deze tijd. Tegelijk loop je in de praktijk aan tegen het botsen van logica’s en systemische belemmeringen in de infrastructuur van een overheidsorganisatie. Hoe kun je met diezelfde ontwerpende aanpak en vaardigheden deze belemmeringen overbruggen, verkleinen of wegnemen? Hoe creëer je een ondersteunende en veerkrachtige infrastructuur voor ontwerpgerichte aanpakken? Hoe verklein je systemische drempels, als inkoopprocedures, manier van budgetverdeling, manier van capaciteitsverdeling etc. (Procedures, structuur). Hoe organiseer je dat er ruimte is voor verbeeldingskracht, een onderzoekende houding, falen e.d. (cultuur); 

En nu? 

We kunnen gerust stellen dat er op 8 februari erg veel besproken is. Veel van deze thema’s komen terug in de Community’s van Gebruiker Centraal en de Overheidsbrede Onderzoekscommunity voor informatie en dienstverlening van DPC. 

Gebruiker Centraal

Bij Gebruiker Centraal komen verschillende thema’s terug. Heb je hier vragen over of wil je graag iets delen? Neem dan contact op via info@gebruikercentraal.nl.

Overheidsbrede Onderzoekscommunity voor informatie en dienstverlening

Ook bij de Overheidsbrede Onderzoekscommunity kun je ook terecht voor verschillende thema’s uit het wereldcafé. Heb je vragen over een thema of wil je eraan bijdragen? Zoals het thema over kennisdeling en hoe we elkaar laagdrempelig kunnen vinden, mail ons via onderzoekscommunity@minaz.nl. Mail de onderzoekscommunity ook over:

  • Werkgroep Ontwerpende aanpak (vervolg deelsessie ontwerpende aanpak)
  • Spreekuur Inclusief onderzoek (vervolg wereldcafétafel inclusief onderzoek doen)
  • Werkgroep In gesprek met de burger (vervolg wereldcafétafel methodiek en praktijk)
  • Werkgroepje Experimenteren met overheidsbrede kennisdeling (vervolg wereldcafétafel overheidsbrede kennisdeling)
  • 1.0 versie factsheet behoeften van burgers (vervolg wereldcafétafel behoeften van burgers)

Hoort bij het thema

Hoort bij de community's