Meetup(s) design thinking bij de overheid
In november 2020 kwamen pakweg 200 mensen digitaal samen om in 30 teams te werken aan een vraagstuk op een (voor velen) nieuwe manier: met het design sprint-proces. Ontworpen bij Google en wereldwijd omarmd als een manier om vraagstukken in 5 dagen tijd in een stroomversnelling te plaatsen.
Donderdag 20 mei, precies een half jaar later, keken we met een deel van hen terug. Wat is er sindsdien gebeurd? Wat zijn de belangrijkste inzichten en uitdagingen geweest? En vooral: hoe kunnen we verdergaan met het gedachtegoed?
Rol van facilitator
Al snel werd duidelijk dat de groep een heel aantal gedeelde interesses had om over in gesprek te gaan. Als eerste de rol van procesbegeleider of facilitator. Er zijn genoeg websites, boeken en bronnen die het proces beschrijven, maar de gedeelde conclusie was: dit zelf kunnen begeleiden maakt alles eenvoudiger. Met vertrouwen voor een groep staan en die door het sprintproces loodsen is een belangrijke vaardigheid. Om toe te voegen: deelnemen en faciliteren gaan niet samen. Kies je rol en maak die duidelijk.
Voor en na de design sprint
Voor en na de sprint vind je nog een aantal uitdagingen: eigenaarschap en opdrachtgeverschap op het vraagstuk vooraf en achteraf verbinding met de mensen en teams die de oplossing naar het volgende stadium brengen. Neem vooraf voldoende tijd om een goede opdrachtnemer te zijn en boek alvast een terugblik de week na de sprint met vooraf bepaalde vragen. Bijvoorbeeld: wat is succes? En welke mensen hebben we nodig voor de volgende fase?
Tools voor een goede design sprint
Het derde onderwerp waar veel over gesproken werd is het sprintproces zelf. Zorg voor een goed en gestandaardiseerd draaiboek met sjablonen (ook digitaal in bijvoorbeeld Miro) en materialen die hergebruikt kunnen worden. Het zorgt ervoor dat je het continu kunt blijven verbeteren en samen kunt beheren. Een toolbox gemaakt voor design sprints en op maat gemaakt voor de organisatie.
Samenwerking en verbinding
Het gedeelde inzicht over samenwerking en verbinding kwam ook vanzelf boven drijven: in een groep mensen vanuit ongeveer 15 organisaties zijn de behoeftes grofweg hetzelfde. Elke organisatie en elk team krijgt met bovenstaande onderwerpen te maken. Dus zoek elkaar op, de design sprint is tenslotte een prachtige gedeelde taal die je deelt, los van het domein waarin je werkt.
Toekomst van design thinking
Robert Westerhuis, oprichter van Orange Minds en een van de facilitators vorig jaar, nam ons tot slot mee naar de toekomst van design sprints. Hij gaf antwoord op de vraag: kunnen design sprint onderdeel worden van hoe we nu werken? Hij heeft onderzoek gedaan bij een aantal grote organisaties en deelde de uitkomsten.
Bekijk de opname van de visie van Robert op de toekomst van design sprints:
Vervolg
Deze terugkombijeenkomst was tevens een experiment. En na het enthousiasme donderdag en ook bij mensen die er niet bij konden zijn, hebben wij het idee dat het toegevoegde waarde heeft om vaker bij elkaar te komen. Dus we denken eraan om 3 keer per jaar een meetup te organiseren. Om de kennis op te frissen, om te brainstormen met elkaar, om ervaringen te delen en elkaar te helpen. En dan iedere keer rond een bepaald thema binnen ‘Design thinking bij de overheid’.
Doelgroep meetups
Deze bijeenkomsten organiseren we voor deelnemers van de design sprint in november 2020. Maar ook voor deelnemers aan de conferentie over design thinking bij de overheid. Maar ook voor jou, als je al volgens design thinking werkt, of erover nadenkt om mee te beginnen.