Als je gaat schrijven

Bij schrijven is het belangrijk dat de inhoud, toon en vorm kloppen. Zo is je tekst geschikt voor het kanaal dat je in gedachten hebt. Hou altijd rekening met toegankelijkheid en leesbaarheid.

Opbouw en samenhang

Zorg voor een logische opbouw en goede samenhang in je tekst. Let daarbij op koppen, alinea’s, signaalwoorden en opsommingen.

Koppen

Werk met tussenkoppen om je informatie te ordenen en voorspelbaar te maken voor de lezer.

• Kop maakt duidelijk waar de alinea over gaat.
• Kop is eenduidig en concreet.
• Kies een stijl: bijvoorbeeld feiten of gebruik van werkwoorden. Houd dezelfde stijl aan.
• Koppen samen maken de samenvatting van je tekst.

Koppen in vraagvorm kunnen ook goed werken. Bijvoorbeeld in een brief:

Beste …,

Graag nodig ik u uit voor de naturalisatieceremonie van de gemeente Oss. De gemeente organiseert deze ceremonie op donderdag 15 maart 2018 om 16.00 uur in de evenementenhal van het gemeentehuis.

Wat is de naturalisatieceremonie?
De naturalisatieceremonie is …

Wat als u niet kunt komen?
Kunt u op 15 maart niet …

Hebt u nog vragen?
Dan kunt u …

In brieven en ander drukwerk kunnen koppen op meerdere manieren worden opgemaakt. Let op! Koppen bij online teksten moeten digitaal toegankelijk zijn, dat heeft gevolgen voor hoe je ze markeert. Meer hierover bij Headings.

Alinea’s

• De 1e alinea bevat de belangrijkste informatie van de pagina.
• Zet de belangrijkste informatie zoveel mogelijk aan begin van de alinea.
• Gebruik witruimte tussen alinea’s (geen Shift + Enter, maar Enter).

Bedenk ook dat er steeds meer schermformaten zijn waarmee mensen teksten lezen. Een alinea die op desktopformaat niet heel lang lijkt, kan bijvoorbeeld op een mobiele telefoon overkomen als een enorme lap tekst. Houd daar rekening mee.

Signaalwoorden

Gebruik signaalwoorden om informatie ‘aan elkaar te knopen’. Ze zorgen voor samenhang in je tekst. Pas wel op dat de gebruikte woorden niet te ambtelijk zijn. Bekijk ook de lijst met signaalwoorden van Onze Taal.

Opsommingen

Een tekst is makkelijker te scannen met opsommingen. De onderdelen van de opsomming hebben soms:

• een hoofdletter en een punt;
• kleine letters en wel of niet een puntkomma.

Als de opsomming uit delen van zinnen bestaat, begint elke deel met een kleine letter en eindigt met puntkomma. Het laatste deel van de opsomming krijgt een punt. Als de opsomming uit hele zinnen bestaat, begint elk deel met een hoofdletter en eindigt de opsomming met een punt of vraagteken.

Voorbeelden

Op school heb ik geleerd:

• boom
• roos
• vuur

Op school heb ik geleerd dat:

• de boom groot is;
• de roos doorns heeft;
• het vuur warm is.

Op school heb ik het volgende geleerd:

• De boom is groot.
• De roos heeft doorns.
• Het vuur is warm.

Toegankelijkheid en leesbaarheid

Houd rekening met toegankelijkheid en leesbaarheid. Let op kleurcontrast, tekst in afbeeldingen, typografie, tekstopmaak, hyperlinks en markeren van koppen (headings).

Kleurcontrast

Er moet voldoende contrast zijn tussen de tekst en de achtergrond. Anders is de tekst niet goed leesbaar.

Tekst als link, op een knop of in een formulierveld moet een kleurcontrast hebben met de achtergrond van minimaal:

• 4,5:1 voor tekst kleiner dan 18pt (24px)
• 3:1 voor tekst vanaf 18pt (24px) of vanaf 14pt (18,7px) en dikgedrukt

Bekijk ook de informatie over kleurcontrast in de Kennisbank van DigiToegankelijk.

Tekst over afbeelding

Als je tekst over een afbeelding wilt gebruiken, plaats dan een effen vlak achter de tekst of een transparant kleurvlak over de gehele afbeelding.

Typografie

Typografie is zeer bepalend voor de leesbaarheid van een tekst. Typografie gaat vooral over:

• lettergrootte (zorg ervoor dat letters groot genoeg zijn);
• regelafstand (zorg voor een comfortabele regelafstand);
• regellengte (zorg voor een comfortabele regellengte);
• lettertype (kies een goed lettertype).

In het NL Design System vind je alle richtlijnen voor typografie.

Vet, cursief en onderstreept

Gebruik vette tekst om enkele belangrijke woorden te benadrukken, zoals bij een waarschuwing. Overdrijf dit niet, anders verliest de vetgedrukte tekst zijn functie.

Gebruik cursief (italic) om een enkel woord te benadrukken. Bij cursief verandert de toon waarop iets gezegd wordt of het woord heeft een speciale betekenis zodat de hele zin anders wordt. Spraaksoftware leest dit woord of woorden dan ook anders voor.

Gaat het om een online tekst? Onderstreep (underline) woorden dan niet. Hierdoor wek je de schijn dat het een link is waar je op kunt klikken.

Hyperlinks

• Bied alleen relevante links aan.
• Maak niet te korte (1 kort woord) of te lange links (bijvoorbeeld over 2 regels).
• Maak geen links in de intro van het bericht of pagina.
• Gebruik relevante woorden in een link die beschrijven waar de link naartoe leidt.
  • Dus niet: klik hier
• Vermeld bij een pdf achter de link dat het om een pdf-bestand gaat en hoeveel kB of MB deze is, afgerond op hele getallen.
  • Bijvoorbeeld: Download de routebeschrijving (pdf, 50 kB)
• Bij een link naar een e-mailadres moet het e-mailadres zichtbaar zijn als link.
  • Bijvoorbeeld: Stuur een mail naar info@rijksoverheid.nl
• Laat links openen in hetzelfde tabblad. Dit geldt ook voor links naar externe websites.

Links moeten ook duidelijk te onderscheiden zijn van de rest van de tekst. In ieder geval door links te onderstrepen. Daarnaast (niet ter vervanging!) een andere kleur gebruiken is ook een optie. Doe dit niet handmatig in je teksteditor, maar laat dit bijvoorbeeld door een ontwerper of webbouwer vastleggen in een stylesheet.

Verwijs niet naar vormen, kleuren of plekken op desktopweergave. Zoals ‘In de rechterkolom vind je een overzicht van relevante documenten’. In de mobiele weergave heb je namelijk geen rechterkolom.

Verwijzen naar kleuren maakt je verwijzing ontoegankelijk voor mensen die kleurenblind zijn.

Headings

Koppen (headings) markeer je op de juiste manier. Anders worden ze door screenreaders en andere voorleeshulpmiddelen niet opgemerkt als koppen.

Koppen maak je bij online teksten niet vet, cursief of door letters groter te maken, maar door ze als headings te markeren in je CMS.

De titel van een pagina is een H1. Tussenkoppen zijn H2. Bestaat een paragraaf in je tekst uit meerdere onderdelen? Geef de tussenkoppen van die paragraaf dan de heading H3 mee. Je kunt hiermee verder gaan tot H6.

Voorbeeld van hoe je de koppen in een pagina ordent:

• <h1>Schrijfwijzer</h1>
• <h2>Opbouw van je tekst</h2>
  • <h3>Koppen</h3>
  • <h3>Alinea’s</h3>
  • <h3>Signaalwoorden</h3>
  • <h3>Opsommingen</h3>
    • <h4>Voorbeelden</h4>
• <h2>Toegankelijkheid en leesbaarheid</h2>
• <h2>Taal, stijl en grammatica</h2>

Let op! Sla hierbij geen niveaus over (dus van H2 naar H4 of beginnen met H3).

Taal, stijl en grammatica

Denk bijvoorbeeld aan woordgebruik, zinslengte, schrijfstijl, toon, afkortingen, hoofdletters en leestekens.

Genderinclusief schrijven

Het is belangrijk je bewust te zijn van hoe inclusief je schrijft. Dat geldt ook voor gender en geslacht. In formulieren bijvoorbeeld wordt vaak gevraagd naar het geslacht. Meestal is de keuze hierbij beperkt tot man of vrouw. Vermijd zoveel mogelijk vragen naar het geslacht. Is dit toch nodig? Biedt dan een neutrale optie aan.

Op advies van belanghebbenden, zoals het Transgender Netwerk Nederland (TNN), wordt hiervoor ‘Niet relevant’ als text label gebruikt. Hiermee geef je iemand de mogelijkheid neutraal te antwoorden op de sekse-uitvraag.

De keuze voor ‘man/vrouw/niet relevant/geen keuze’ heeft invloed op de aanhef en communicatie naar de gebruiker toe. Wil je een groep mensen aanspreken, gebruik dan datgene wat ze allemaal gemeen hebben. Bijvoorbeeld:

• Geachte aanwezigen
• Beste lezers
• Beste mensen
• Beste inwoners

Je hoeft een groep mensen niet per se als groep aan te spreken. Ook dan kun je iemand aanspreken door te gebruiken wat diegene met de rest gemeen heeft. Bijvoorbeeld:

• Geachte aanwezige
• Beste lezer
• Beste inwoner

Weet je iemands voornaam, voorletters en/of achternaam? Gebruik deze dan om iemand individueel aan te spreken. Zo hoef je geen ‘mevrouw’ of ‘meneer’ te gebruiken. Bijvoorbeeld:

• Beste Sam de Jong
• Geachte W.G. Jansen

Wil je meer weten over genderinclusief schrijven? Bekijk dan het Genderdoeboek (PDF, 4,2 MB) van TNN. En bekijk de adviezen over genderbewust taalgebruik op Taaladvies.net.

Woordgebruik

Kies woorden en termen die je doelgroep ook gebruikt. Dit kan ook jargon of een afkorting zijn. Dat is niet erg als je doelgroep hier ook vertrouwd mee is. Gebruik wel zoveel mogelijk eenvoudige taal. Ook experts geven hier de voorkeur aan, blijkt uit onderzoek van de NN Group.

In veel overheidscommunicatie staan ‘wollige’ woorden. Hier zijn eigenlijk altijd wel duidelijke synoniemen voor. Tip! Bekijk ook deze uitgebreide lijst van ambtelijke woorden mét synoniemen.

Consequent met woorden

Gebruik consequent hetzelfde woord voor hetzelfde ding of dezelfde zaak. Synoniemen kunnen verwarrend zijn.

Toon

Kies een toon die past bij de situatie. Bedenk hoe je zelf op de boodschap zou reageren als je in dezelfde situatie zat. Plaats je niet boven de lezer. Gebruik geen afstandelijke of dreigende taal. Gebruik ook geen ambtelijke, juridische of technische vaktaal. Neem dus geen wetsartikelen of officiële regels over in je tekst. Geef hooguit verwijzingen. Doe dat na je kernboodschap, als toevoeging, of in een bijlage.

Positief formuleren

Maak het de lezer makkelijk door positief te formulieren. Gebruik zo min mogelijk ontkenningen.

Lengte van je zinnen

Gebruik maximaal 15 woorden per zin. Wissel zinslengte af. Alleen maar korte of alleen maar lange zinnen lezen niet lekker. Vermijd ook tangconstructies. Dit zijn zinnen waarbij woorden of zinsdelen die bij elkaar horen ver uit elkaar staan. Een tangconstructie is grammaticaal niet fout, maar maakt een tekst wel slechter leesbaar.

Schrijfstijl

Maak je zinnen actief en concreet. Maak duidelijk wie iets doet of wie iets moet doen. Gebruik zo min mogelijk hulpwerkwoorden als ‘worden’, ‘kunnen’ en ‘zullen’. Schrijf ook actief als je een negatieve boodschap moet overbrengen.

Gebruik ook geen abstracte figuren, metaforen, sarcasme en ironie in je tekst. Niet iedereen begrijpt dit.

Afkortingen

Voor afkortingen geldt: gebruik ze zo min mogelijk. Afkortingen van bijvoorbeeld bedrijven, instellingen en wetten schrijf je de eerste keer voluit, met tussen haakjes de afkorting erachter. Hierna gebruik je telkens de afkorting.

Afkortingen schrijf je met hoofdletters of kleine letters en met of zonder punten tussen de letters. Op de website van Onze Taal lees je meer over regels van verschillende soorten afkortingen, met voorbeelden.

Hoofdletters

Begin iedere koptekst, paragraaf en zin met een hoofdletter. Gebruik hoofdletters verder voor eigennamen, zoals landen, personen, merk- en productnamen, instellingen en wetten.

Vermijd het zetten van hele woorden in hoofdletters (all-caps). Dit vermindert de leesbaarheid, doordat woorden voor de lezer een uniforme, rechthoekige vorm krijgen. Lezers kunnen woorden hierdoor niet aan hun vorm herkennen of onderscheiden. Bovendien kan alles in hoofdletters als schreeuwerig ervaren worden.

Samenstelling van woorden

Als meerdere woorden samen 1 woord vormen, dan heet dit een samenstelling. De regel is dat je bij een samenstelling alles aan elkaar schrijft. Op de website van Onze Taal lees je meer over regels van verschillende soorten samenstellingen, met voorbeelden.

Leestekens

Voor leestekens gelden er een aantal basisregels:

• Een zin eindigt met een punt.
• Je kunt een zin ook eindigen met een uitroepteken, maar dit komt vaak schreeuwerig over.
• Vermijd dus liever uitroeptekens.
• Zinsdelen scheid je van elkaar met een komma.
• Een puntkomma kun je gebruiken om samenhang tussen de eerste en volgende zin aan te duiden. Op de website van Onze Taal lees je meer over de puntkomma.

Streepjes

Er zijn korte en lange streepjes. Korte streepjes gebruik je bijvoorbeeld als afbreekstreepje of als koppelteken, ook wel het ‘verbindingsstreepje’ genoemd. Het lange streepje is een gedachtestreepje. Je kunt dit gebruiken om een gedachte binnen een zin kenbaar te maken.

Let op! Met lange streepjes kan een zin slechter leesbaar worden, omdat de zin ‘onderbroken’ wordt door een gedachte tussendoor. Op de website van Onze Taal lees je meer over regels van verschillende soorten streepjes, met voorbeelden.

Ampersand en andere symbolen

Voorkom het gebruik van een ampersand (&). Deze leggen visuele nadruk op de minst belangrijke informatie in een zin. Gebruik daarvoor in de plaats het woord ‘en’.

Bedenk verder of een symbool gangbaar is én of een symbool goed voorgelezen wordt door bijvoorbeeld een screenreader. Bekijk bijvoorbeeld dit overzicht van hoe speciale leestekens worden uitgesproken door screenreaders.

Getallen

Gebruik voor getallen in webteksten cijfers. Dus ‘8 weken’ in plaats van ‘acht weken’. Cijfers zijn namelijk makkelijker te scannen dan getallen die uit letters bestaan.

• Bijvoorbeeld: op 4 oktober, maximumsnelheid 100 km, tijd: 14.00 uur, 33% (maar: als je ‘procent’ uitschrijft, dan ook het cijfer uitschrijven), hoofdstuk 4.
• Gebruik ook cijfers in het begin van een zin. Bijvoorbeeld: ’12 jaar later ging hij …’
• Rangtelwoorden mag je ook schrijven als cijfer. Bijvoorbeeld: 7de, 38e, 9000e.
• Getallen in breuken (alleen onder de twintig) schrijf je in woorden en altijd los. Voorbeelden: een kwart, een achtste, vier en een half, half elf, tweeënhalf, drie kwart miljoen.
• Geldbedragen in woorden aaneenschrijven. Na duizend volgt een spatie. Miljoen en miljard zijn aparte woorden. Gebruik bij geldbedragen van vier of meer cijfers een punt om duizendtallen aan te geven. Voorbeelden: 430.000 of € 430.000.
• Als in 1 zin of in 1 alinea meerdere getallen staan, schrijf je alle getallen in cijfers. Voorbeeld: ‘De 79 reacties leiden tot 3 verschillende bijeenkomsten.’

Telefoonnummers

Bij telefoonnummers schrijf je eerst het kengetal of netnummer aan elkaar. Daarna spatieer je de andere cijfers per twee van achteraf. Nationale telefoonnummers, mobiele nummers en 0900-nummers voorzie je van een koppelstreepje.

• Bij een kengetal van drie cijfers: 012-345 67 89
• Bij een kengetal van vier cijfers: 0123-45 67 89
• Bij mobiele nummers: 06-12 34 56 78
• Bij 0900-nummers: 0900-0001 (€ 0,10/minuut)

Je vindt ook meer advies over het uitschrijven van telefoonnummers op Taaladvies.net.

Bankrekeningnummers

Een bankrekeningnummer (IBAN) mag je helemaal aan elkaar schrijven, maar dit is niet heel gebruiksvriendelijk. Het is een lang nummer, daarom is het voor de lezer die dit nummer moet overtypen fijner als er in het IBAN ook spaties zitten.

Datums en tijden

Wees zo actueel mogelijk en noem concrete datums en jaartallen. Noem de datum inclusief het jaartal, eventueel inclusief de dag van de week. Gebruik geen tijdsaanduidingen zoals gisteren, binnenkort, dit najaar of jongstleden (jl.). Gisteren is onduidelijk in een webtekst zonder datum. Binnenkort is vaag. Zeg bijvoorbeeld ‘het najaar van 2012’.

Bij data

• Jaartallen voluit (2007)
• Maanden voluit (mei)
• Dagen in cijfers, zonder voorloopnul: 1 mei 2007

Bij tijdsaanduiding

• Gebruik bij de weergave van tijdstippen de 24-uursindeling, waarbij uren en minuten door een punt gescheiden worden.
• Uren in cijfers, tot 10 uur geen voorloopnullen.
• Minuten in cijfers.

Bijvoorbeeld: Bereikbaar van 9 tot 16.30 uur.

Zoekmachines en social media

Schrijf je webteksten? Zorg dan ook voor goede metadata voor zoekmachines. Belangrijk zijn de meta-titel en de meta-beschrijving.

• Meta-titel: Is het onderwerp van de pagina, aangevuld met domeinnaam of organisatienaam. Maximaal 55 tekens inclusief spaties.
• Meta-beschrijving: Is een beschrijving van de pagina. Maximaal 160 tekens inclusief spaties.

Als je schrijft voor social media, dan zijn de richtlijnen afhankelijk van het kanaal dat je gebruikt.

Hashtags

Bij social media kun je hashtags gebruiken. Dit zijn woorden waarop je gevonden kunt worden. Let op! Als je hashtag uit meerdere woorden bestaat, zorg dan ervoor dat elk woord met een hoofdletter begint. Dat kan op 2 manieren:

• Camel case: ieder woord na het eerste woord in een hashtag begint met een hoofdletter.
• Pascal case: ieder woord in een hashtag begint met een hoofdletter.

Dit is beter leesbaar. Ook voor screenreaders die hashtags voorlezen aan mensen met een visuele beperking.

Bekijk ook

Voor­dat je begint

Schrijven begint met goede voorbereiding. Besef dat je als overheidsorganisatie een heel diverse doelgroep hebt. Dat heeft invloed op wat en hoe je schrijft.

Tekst en beeld combineren

Een goede combinatie van tekst en beeld kan de boodschap duidelijker maken voor je doelgroep. Je kunt op verschillende manieren tekst en beeld combineren.

Tekst en/of beeld testen

Er wordt vaak vóór de gebruiker gedacht in plaats van mét. Wil je weten of je boodschap begrijpelijk is? Ga dan testen.

Hulpmiddelen

Er zijn heel veel hulpmiddelen voor toegankelijke, begrijpelijke tekst en beeldtaal. We hebben er een aantal voor je op een rijtje gezet.