Direct duidelijk communiceren doe je in vier stappen:
- Rekening houden met je doel en je lezer
- Zorgen voor een duidelijke opbouw en samenhang
- Begrijpelijke woorden en zinnen maken
- Tijd uittrekken voor een laatste controle
Bij elke stap bieden we je praktische tips aan. Gebruik die tips om je tekst direct duidelijk te maken! Is je tekst klaar en wil je controleren of hij direct duidelijk is? Gebruik dan deze checklist.
1. Doel en lezer
De beste tekstvorm kiezen, je lezer centraal stellen en je doel bereiken:
- Bepaal je doel
- Kies het juiste medium
- Bedenk wat je lezer wil weten
- Spreek je lezer persoonlijk aan
- Kies de juiste toon
2. Opbouw en samenhang
Maak je tekst overzichtelijk en extra duidelijk en zorg dat een doorverwijzing de lezer echt helpt:
- Geef je tekst een duidelijke titel
- Orden de informatie
- Maak de opbouw en samenhang zichtbaar
- Verwijs door, maar hou het overzichtelijk
3. Woorden en zinnen
Gebruik gewonemensentaal, maak korte en actieve zinnen en doe niet moeilijk als het ook makkelijk kan:
- Gebruik makkelijke woorden
- Gebruik afkortingen alleen als ze echt nodig zijn
- Formuleer de informatie zo dat je lezer die makkelijk kan onthouden
- Schrap wat overbodig is en maak korter wat korter kan
4. Laatste controle
Maak je tekst foutloos, vraag proeflezers om tips en gebruik een checklist als hulpmiddel:
- Test of het taalniveau van je tekst past bij je lezer
- Werk bij belangrijke teksten met een lees- of gebruikerspanel
Controleer de tekst op fouten en zorg voor een prettige opmaak
Lees de tekst goed na op spelfouten, taalfouten en andere slordigheden. Kijk voor meer informatie over spelling en correct taalgebruik op www.woordenlijst.org, www.taaladvies.net of www.onzetaal.nl/taaladvies.
Zorg voor een prettige en duidelijke opmaak van de tekst. Gebruik in de hele tekst hetzelfde lettertype en maak de letters groot genoeg. Gebruik afbeeldingen van goede kwaliteit.
Geef jezelf en je collega’s voldoende tijd om aan een tekst te werken
Voordat een tekst echt goed is, zijn er meestal verschillende versies nodig. Schrijf en herschrijf dus. Vraag commentaar aan een collega. Verwerk alle tips.
Laat je tekst even liggen
Met een frisse blik zie je meer. Laat je tekst even los, een paar uur, een nacht of misschien zelfs een paar dagen. Lees hem daarna hardop en verplaats je in je lezer. Controleer of je de Direct Duidelijk-tips hebt toegepast. Gebruik daarvoor de Direct Duidelijk-checklist.
Controleer of je tekst voldoet aan de richtlijnen en de huisstijl van je organisatie
Pak de huisstijlregels erbij en controleer of je tekst daaraan voldoet. Vraag een collega van de afdeling communicatie eventueel om hulp.
Controleer de kwaliteit van alle informatie die online staat
Controleer regelmatig of alle informatie op de website van je organisatie nog klopt en nog nuttig is. Zorg dat je op de hoogte bent van vragen, reacties en klachten van lezers en gebruikers. Werk de informatie bij waar dat nodig is. Verwijder informatie die niet nuttig meer is voor je lezers.
De schrijfwijzer komt van Direct Duidelijk, wat per 1 januari samen verdergaat met Gebruiker Centraal. Naar Direct Duidelijk.