Begrijpelijk schrijven is meer dan alleen taalniveau B1
Dit is een hoofdstuk uit het boek Direct geleerd, duidelijk gedaan. In dit boek staan de belangrijkste lessen uit 50 afleveringen Direct Duidelijk Tour. Bekijk de inhoudsopgave of beluister dit hoofdstuk als podcast.
Wat is begrijpelijk schrijven? Vraag dit aan een communicatieprofessional en waarschijnlijk krijg je als antwoord: ‘Dat is schrijven op B1-niveau.’ Dat schrijven op taalniveau B1 nodig is, hoor en lees je overal. Toch is begrijpelijk schrijven meer dan alleen woorden kiezen op B1-niveau.
Wat is taalniveau B1 precies? Oorspronkelijk zegt het niets over het niveau van een tekst, maar wel iets over het niveau waarop iemand een vreemde taal beheerst. De Raad van Europa heeft 6 taalniveaus uitgewerkt. De laagste niveaus zijn A1 en A2, je bent dan een ‘basisgebruiker’. Bij taalniveaus B1 en B2 ben je een ‘onafhankelijke gebruiker’. Daarboven zitten C1 en C2, je bent dan een ‘vaardige gebruiker’.
Waar komt ‘schrijven op B1-niveau’ vandaan?
Taal- en communicatiewetenschapper Carel Jansen legt uit waar ‘schrijven op B1-niveau’ vandaan komt. “Rond 2006 koppelde een Nederlands tekst- en communicatiebureau tekstmoeilijkheid en de 6 taalniveaus aan elkaar. Dit bureau vond dat je over een tekst kunt zeggen of die is geschreven op B1-niveau. Anders gezegd: of die tekst begrijpelijk is voor mensen met een leesvaardigheid op niveau B1. Die tekst is dan automatisch ook begrijpelijk voor mensen op B2 niveau, was het idee. En dus ook voor mensen op C1- en C2-niveau.”
Carel: “Dat is een interessante gedachte, maar wat betekent het als een tekst B1-niveau heeft? Wat voor kenmerken heeft die tekst dan? Dat weet niemand precies. En is het echt zo dat een tekst waarvan wordt gezegd dat die op B1-niveau geschreven is, begrijpelijk is voor iedereen met een leesvaardigheid op niveau B1 of hoger? Het is nooit uitgezocht. Het zou zomaar kunnen dat dit niet klopt.”
Meer begrip bij meer motivatie om te lezen
Hoe goed iemand een tekst begrijpt, hangt volgens Carel samen met 3 dingen: de leesvaardigheid van die persoon, de moeilijkheid van de tekst, en of iemand zich kan en wil inspannen om die tekst te begrijpen. Het gaat dus om het taalniveau, het kennisniveau én het interesseniveau van die persoon. Carel: “Je leest een tekst met meer motivatie en daardoor met meer begrip als die tekst belangrijk voor je is. Bijvoorbeeld een brief waarin staat dat je het geld terugkrijgt dat je door de toeslagenaffaire kwijtraakte. Voor het lezen van een folder van een glasvezelleverancier met de tekst ‘Ik heb voor u een interessante aanbieding’, heb je waarschijnlijk minder motivatie.”
Haas de Groot is adviseur laaggeletterdheid bij Stichting Lezen en Schrijven. Ook zij denkt dat een gemotiveerde lezer een tekst sneller begrijpt. “Natuurlijk doet een lezer bij een belangrijke brief extra zijn best om die te begrijpen. Maar ook als je je best doet, begrijp je een brief niet altijd. Stel, ik krijg van de Belastingdienst een brief van 2 kantjes. Helemaal onderaan staat: ‘Te verrekenen 140 euro’. Ik begrijp dan niet of ik dit bedrag krijg of moet betalen. Dat is irritant en onnodig.”
Noem het niet B1, maar 3V
Alleen het taalniveau van een tekst is niet genoeg om te bepalen hoe begrijpelijk die tekst is. Haas: “Ik zeg altijd: ik beheers C2 als een tekst gaat over taalwetenschappen, want dat is mijn achtergrond. Maar lees ik een tekst over natuurkunde of scheikundige technologie, dan begrijp ik die niet op C2-niveau.”
Misschien is ‘schrijven op B1-niveau’ dus niet de beste definitie van begrijpelijk schrijven. Als je de begrijpelijkheid van een tekst wilt laten zien met een cijfer en een letter, ga dan voor 3V, vindt contentstrateeg Wiep Hamstra: “Vriendelijk, volwassen en vertrouwenwekkend. In een tekst die daaraan voldoet, gebruik je de juiste woorden voor jouw doelgroep. Misschien soms met een moeilijk woord, omdat dit nodig is om iets uit te leggen. Maar dat is dan volwassen taalgebruik, en daar profiteren alle lezers van.”
Geslaagde communicatie heeft meerdere principes.
Wiep Hamstra, contentstrateeg
Je tekst kan ook te compleet zijn
Er is nog iets wat teksten soms minder begrijpelijk maakt: de neiging van organisaties om álles te willen vertellen. Organisaties willen graag compleet zijn. Maar dat komt de begrijpelijkheid van hun boodschap niet altijd ten goede.
Wiep: “Organisaties denken vaak: ik heb het goed gedaan als ik alles heb verteld. Maar geslaagde communicatie heeft meerdere principes.”
Ze verwijst hierbij naar de 4 ‘gespreksprincipes’ van taalfilosoof Paul Grice:
- Kwaliteit: Wat je schrijft, moet kloppen. Zoals de kalender van het afvalbedrijf: als het afval dinsdag wordt opgehaald moet er dinsdag staan, en geen woensdag.
- Kwantiteit: De tekst mag niet te lang zijn, en ook niet te kort. Je moet precies genoeg informatie geven om daarmee de vraag van de lezer te beantwoorden.
- Stijl: Ook de manier waarop je het zegt, moet duidelijk zijn en kloppen. Niet rommelig of zonder structuur, en ook geen plaatje als iets een tekst moet zijn.
- Relevantie: Wat is precies de vraag van de lezer? En welk doel heeft de organisatie? Als je de vraag van het publiek verbindt aan het doel van de organisatie, kan er eigenlijk geen foute tekst ontstaan.
Tips om begrijpelijk te schrijven
Wil je begrijpelijke teksten schrijven? Dan is het slim om rekening te houden met meer dan alleen de woordkeuze. Want een begrijpelijke tekst maak je op woordniveau, op zinsniveau én op structuurniveau.
Volg voor een begrijpelijke tekst deze 4 stappen:
- Houd rekening met je doel en met je lezer
- Zorg voor een duidelijke opbouw en samenhang
- Gebruik begrijpelijke woorden en zinnen
- Maak tijd voor een laatste controle
Uitleg bij de 4 stappen
1. Houd rekening met je doel en met je lezer
- Vraag je af wie je lezer is. Wat weet je lezer al en wat nog niet? Overschat je lezer niet. Stel jezelf alle vragen die de lezer zou kunnen stellen: wie, wat, waarom, wanneer en hoe?
- Bepaal wat je doel is. Stel jezelf de vraag: wat moet de lezer doen na het lezen van de tekst? Bijvoorbeeld: de lezer moet hondenbelasting betalen, begrijpen waarom de gemeente een subsidie niet toekent of begrijpen waarom besloten is dat er een nieuw parkeerterrein moet komen. Let op dat je niet te veel doelen of acties in 1 tekst beschrijft. Dit kan verwarrend zijn voor de lezer.
- Bepaal welk middel het best past bij je boodschap en bij je lezer. Kun je het best een brief sturen? Iemand bellen? Of een filmpje op je website plaatsen?
- Spreek de lezer rechtstreeks aan. Of je ‘u’ of ‘je’ zegt, hangt af van je doelgroep en van wat bij je organisatie past. Als je een aanspreekvorm kiest, gebruik dan steeds dezelfde.
- Kies een aanspreektoon die bij de situatie past. Bedenk hoe jij zelf op de boodschap zou reageren als je in dezelfde situatie zat. Plaats je niet boven de lezer. Gebruik geen afstandelijke of dreigende taal.
2. Zorg voor een duidelijke opbouw en samenhang
- Zet in de titel van je tekst de kernboodschap. Houd de titel kort, maar wees wel duidelijk. Gebruik geen vage en nietszeggende titels. Dit geldt ook voor
de onderwerpregel van e-mails. - Begin je tekst met de kernboodschap. Begin ook elke volgende alinea meteen met de belangrijkste informatie. Groepeer de informatie in deelonderwerpen. Laat die deelonderwerpen goed aansluiten bij je kernboodschap.
- Verdeel je tekst in alinea’s met witregels ertussen. Maak voor elk deelonderwerp een nieuwe alinea. Zorg er dus voor dat elke alinea 1 deelonderwerp behandelt.
- Zijn er pagina’s op een website waar de lezer meer informatie kan vinden? Voeg in e-mails en webteksten dan linkjes toe naar die informatie. Geef alleen links die nuttig zijn voor de lezer. Maak er een betekenisvolle linktekst van. Dus niet ‘klik hier’, maar ‘bekijk het programma’.
3. Gebruik begrijpelijke woorden en zinnen
- Gebruik zoveel mogelijk alledaagse taal, oftewel verzorgde spreektaal. Kies woorden die iedereen vaak gebruikt. Je vindt ze bijvoorbeeld via de website ishetb1.nl.
Gebruik alleen vaktermen als de boodschap zonder die term vaag of omslachtig wordt. Leg een vakterm uit als je lezer die waarschijnlijk niet kent. - Schrijf afkortingen voluit. Dus niet i.p.v., maar in plaats van.
- Maak je zinnen actief en concreet. Vertel duidelijk wie iets doet of moet doen. Gebruik zo min mogelijk de hulpwerkwoorden ‘worden’, ‘zijn’ of ‘zullen’ in combinatie met een voltooid deelwoord. Dus niet: ‘uw aanvraag wordt door ons beoordeeld’, maar ‘wij beoordelen uw aanvraag’.
- Schrijf kort en bondig, zonder overbodige woorden.
4. Maak tijd voor een laatste controle
- Laat je tekst nalezen door een collega. Of gebruik een hulpmiddel zoals Klinkende Taal. Ook websites zoals zoekeenvoudigewoorden.nl en schrijfassistent.be kunnen je helpen.
- Laat mensen uit je doelgroep je tekst lezen. Bijvoorbeeld via een lees- of gebruikerspanel.
Bekijk ook dit overzicht van hulpmiddelen voor duidelijke communicatie.
Meer lezen?
- Vorige hoofdstuk: ‘Laat ervaringsdeskundigen meedenken’
- Inhoudsopgave
- Volgende hoofdstuk: ‘Ook in juridische teksten kun je direct duidelijk zijn’
Liever luisteren?
Wil je de tekst van het hoofdstuk ‘Begrijpelijk schrijven is meer dan alleen taalniveau B1’ beluisteren? Dan hebben we ook de podcast-versie van dit hoofdstuk voor je.