Een nieuwe manier van schrijven op het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) ondertekende in oktober 2022 de Direct Duidelijk Deal. Ook startte toen het Taalteam IenW. Dit team zet zich in voor duidelijke en begrijpelijke taal op het ministerie, of het nu gaat om brieven, e-mails, beleidsnota’s of stukken voor de Tweede Kamer. “We willen bereiken dat medewerkers van IenW schrijven gaan zien als één van hun kerntaken. Want schrijven is geen bijzaak: met duidelijke en begrijpelijke taal maken we ons eigen werk en dat van anderen makkelijker en beter.”

Duidelijke communicatie tussen overheden en inwoners: dat is het doel van de Direct Duidelijk Deal. Hoewel een ministerie minder rechtstreeks contact heeft met inwoners dan bijvoorbeeld een gemeente, werkt ook het ministerie voor de samenleving.

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat ondertekent de Direct Duidelijk Deal. Een aantal mensen kijkt toe.

Taalteam IenW: “Ook voor ons is het belangrijk helder en begrijpelijk uit te leggen wat we doen, waarom we dat doen en wat we van mensen verwachten. Als we dat helder uitleggen, kan dat veel gedoe en conflicten voorkomen. En dat geldt niet alleen voor ons directe contact met burgers, maar ook voor de communicatie met elkaar binnen onze organisatie en bij de samenwerking met andere organisaties. Niet alleen schriftelijk, maar ook mondeling.”

Ingewikkelde onderwerpen

Ook inhoudelijke teksten op het ministerie, bijvoorbeeld over beleid, kunnen het beste meteen in heldere taal worden geschreven, vindt Taalteam IenW. “Het is best lastig om helder te spreken en schrijven over ingewikkelde onderwerpen. We werken bij ons ministerie aan veel ingewikkelde onderwerpen, waar lang niet iedereen mee bekend is. Woorden als mitigerende maatregelen, vigerend beleid en extern salderen zijn voor velen van ons normaal. Maar op straat, in de sportkantine of op een verjaardagsfeestje begrijpt niemand wat je zegt.”

Medewerkers opleiden

Met het nieuwe Taalteam IenW wil het ministerie medewerkers helpen om helder te spreken en schrijven. Taalteam IenW: “Door onze medewerkers te trainen willen we hun taal duidelijker en begrijpelijker maken. Medewerkers kunnen kiezen uit een breed aanbod van opleidingen en workshops, binnen IenW of daarbuiten. Ook werken we aan een pilot met één van de afdelingen binnen ons ministerie om te zorgen dat we het aanbod goed kunnen afstemmen op de vraag. Als Taalteam IenW werken we trouwens ook aan een eigen presentatie over duidelijke en begrijpelijke taal, die we straks intern op aanvraag kunnen geven.”

“We willen ook graag dat alle nieuwe medewerkers en Rijkstrainees de mogelijkheid krijgen hun taal- en schrijfvaardigheden (verder) te ontwikkelen. In hun inwerkprogramma moet het belang van duidelijk en begrijpelijk schrijven standaard aan bod gaan komen. Daarnaast staan op ons eigen intranet verschillende instrumenten en tips. Bijvoorbeeld deze controlevragen: is je tekst geschreven op een begrijpelijk leesniveau? Zijn je zinnen niet te lang en ingewikkeld? Heb je geen (onbekende) afkortingen of vaktaal gebruikt? Ook zijn we bezig met de aanschaf van een computerprogramma dat werkt als een soort spellingscorrectie. Niet om spelfouten te verbeteren, maar om het niveau van je tekst passend te maken voor de lezer.”

Het Taalteam IenW vraagt op verschillende momenten en plaatsen aandacht voor duidelijke taal. Laatst organiseerde het team een webinar: ‘Waarom moeilijk schrijven als het ook makkelijk kan?’. “Samen met collega’s van verschillende IenW-afdelingen en gasten van buiten onze organisatie doken we in de wereld van taal, samen met onze Secretaris-generaal. We hadden het onder andere over vaagtaal. Wat is dat precies, hoe herkennen we het, en hoe kunnen we het voorkomen?” Naast het Taalteam is het ministerie van IenW ook bezig een team van enthousiaste taalambassadeurs op te zetten. Ook zij kunnen collega’s helpen om duidelijk(er) te schrijven.

Duidelijk schrijven als de standaard

“We willen ernaartoe dat de organisatie en onze medewerkers schrijven gaan zien als één van onze kerntaken. De schrijfcultuur moet veranderen. Schrijven is geen bijzaak, maar een middel om ons eigen werk en dat van anderen makkelijker en beter te maken. Het gebruik van duidelijke taal moet standaard zijn. Een belangrijk onderdeel van ieders werk en gereedschapskist, zoals een zaag voor een timmerman. En het moet een vaardigheid worden die iedereen die schrijft beheerst. Dus niet alleen de communicatieafdeling of een externe redacteur. Wat of voor wie je ook schrijft: zorg voor leesbare teksten. Houd je lezer in gedachten terwijl je schrijft.”

Positieve reacties

Het Taalteam IenW heeft vanuit de organisatie positieve reacties gehad op de ondertekening van de Direct Duidelijk Deal en de lancering van het Taalteam IenW. “Medewerkers vinden het goed dat er de aandacht is voor dit onderwerp. De uitdaging is om het onderwerp levend te houden. En het belang van duidelijk communiceren te blijven benadrukken. Het enthousiasme willen we blijven voeden met o.a. tips en opleidingen. Moeilijk taalgebruik en vaktermen bestaan al heel lang, dus een verandering zal ook tijd vragen. Ingewikkelde en vage taal zitten in ons politieke en ambtelijke systeem. Nieuwe medewerkers denken dat het erbij hoort, terwijl het vaak juist beter is als ze blijven schrijven en praten zoals ze dat al deden.”

“Vage taal kan ook een functie hebben. Mensen kunnen minder bezwaar maken tegen ideeën die vaag zijn uitgelegd. Maar wat er precies bedoeld wordt, is dan onduidelijk. En het helpt dan toch om concreet en helder te zijn. Het zorgt misschien voor meer verschil van mening, maar dat hoort bij ons werk voor de samenleving. Als je vaag communiceert, lijkt het misschien of je het met elkaar eens bent, maar alleen omdat je nog geen écht gesprek hebt gevoerd. Daar is lef voor nodig en dat moet worden aangemoedigd.”

Hoort bij het thema