Gebruik de tips hieronder als inspiratiebron om van direct duidelijk taalgebruik vast beleid te maken in je organisatie. We verwijzen hiervoor ook naar de website ABC beleidshulp.
Direct Duidelijk-beleid opzetten
- Sluit je aan bij het Direct Duidelijk Netwerk door ons te volgen op LinkedIn en Twitter. Onderteken bovendien de Direct Duidelijk-deal, bij voorkeur door iemand van het management of een bestuurder. Zo maak je duidelijk dat iedereen in je organisatie zich inzet om duidelijke taal te gebruiken. Het lukt namelijk alleen als iedereen het gaat doen, van hoog tot laag in de organisatie.
- Bekijk hoe je organisatie nu communiceert met de mensen die je wilt bereiken. Via welke kanalen gebeurt dat? Met wat voor teksten of ander materiaal? Wie (of welke afdeling) maakt wat?
- Beoordeel de teksten en het andere materiaal. Vraag de mening van alle collega’s die erbij betrokken zijn. Onderzoek of er klachten zijn binnengekomen over te moeilijk taalgebruik. Onderzoek of mensen opvallend veel vragen hebben over een bepaald onderwerp. Zorg dat je weet hoe groot het probleem is.
- Organiseer een inspirerende bijeenkomst of een hele dag waarmee je het startsein geeft voor direct duidelijk taalgebruik. Nodig bijvoorbeeld een spreker, taaltrainer of iemand van de Direct Duidelijk Brigade uit. Zorg dat iedereen begrijpt dat duidelijke taal goed is voor burgers én de overheid zelf. Benadruk dat iedereen kan leren duidelijke taal te gebruiken.
- Leg afspraken over duidelijk taalgebruik vast in een document. Maak die afspraken zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: ‘We willen 50% minder vragen van burgers over dit onderwerp.’ Of: ‘We gaan de komende drie maanden een x-aantal basisbrieven herschrijven in duidelijke taal.’
Direct Duidelijk-beleid in praktijk brengen
- Volg Direct Duidelijk via LinkedIn en Twitter en stimuleer geïnteresseerde collega’s dat ook te doen.
- Zorg dat iedereen binnen je organisatie begrijpt wat duidelijke taal precies is. Maak bijvoorbeeld een intranetgroep aan of ontwikkel een schrijfwijzer. Je kunt de schrijfwijzer als uitgangspunt gebruiken.
- Organiseer taaltrainingen voor medewerkers die met de ‘buitenwereld’ in contact staan. Zo vergroot je de kennis in je organisatie over duidelijk taalgebruik. Vraag of de meest enthousiaste collega’s schrijfcoaches en trainers van andere collega’s willen worden. Mogelijk kunnen ze daarvoor nog een extra training volgen. Daarin leren ze bijvoorbeeld hoe ze anderen het best kunnen begeleiden. Wil je tips over goede trainingen? Neem dan contact met ons op via info@directduidelijk.nl
- Zorg ervoor dat de drempel om met de schrijfcoaches te overleggen laag is. Je kunt bijvoorbeeld taalspreekuren instellen. Tijdens deze spreekuren komen collega’s langs bij de schrijfcoach. Samen bekijken ze dan hoe een bepaalde tekst duidelijker kan.
- Betrek de mensen erbij die je wilt bereiken. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door een samenwerking met ervaringsdeskundigen en het organiseren van testpanels voor heldere taal. Laat ze bijvoorbeeld een specifieke brief beoordelen. Op de website van stichting ABC lees je hoe je mensen betrekt om samen te zorgen voor begrijpelijke overheidscommunicatie.
Direct Duidelijk-beleid vasthouden
- Stel je erop in dat duidelijke taal geen project is met een begin- en einddatum. Het is een werkwijze die je altijd moet vasthouden. Blijf je teksten testen. Blijf nagaan wat je Direct Duidelijk-beleid oplevert. Blijf nieuwe dingen proberen.
- Zorg ervoor dat er iemand verantwoordelijk blijft voor duidelijke taal in je organisatie. Wijs bijvoorbeeld ambassadeurs en een projectleider aan.
- Zorg voor geregeld contact tussen de schrijfcoaches en andere collega’s. Nodig ook een bestuurder of leidinggevende bij zo’n overleg uit. Hou met elkaar het thema duidelijke taal levend. Bijvoorbeeld door elke maand regelmatig collega’s die goed bezig zijn in het zonnetje te zetten. Of te kijken of er iemand in aanmerking komt voor de Direct Duidelijk-prijs. Organiseer ook opfrisdagen of opfristrainingen.
- Zijn er goede resultaten? Zijn er complimenten binnengekomen over het duidelijke taalgebruik? Zorg dan dat iedereen in de organisatie dat weet. Verspreid het nieuws bijvoorbeeld via intranet of een nieuwsbrief.
- Kijk hoe andere organisaties het doen en leer daarvan. Word lid van de LinkedIn-groep van het Direct Duidelijk-netwerk. Veel collega’s van andere organisaties en gemeenten delen hun ervaringen en hun materiaal graag.
Heb je op een andere manier direct duidelijk taalgebruik als een vast onderdeel op de kaart gezet in je organisatie? Laat het ons weten. Of deel het op de LinkedIn-pagina van het Direct Duidelijk-netwerk.
Deze tips voor het maken van beleid zijn van Direct Duidelijk, wat per 1 januari samen verdergaat met Gebruiker Centraal. Naar Direct Duidelijk.