De fases van de be­leidscirkel

Tijdens het webinar Duidelijke interne documenten spraken Gert Riphagen (persvoorlichter Eerste Kamer en taaladviseur) en Martijn Jacobs (partner/directeur communicatiebureau Loo van Eck) over de fases van de beleidscirkel. Want als je beleid maakt, ga je door bepaalde fases heen. En laat iedere fase nou net een ander format nodig hebben. Gert en Martijn lichten de beleidscirkel toe.

De fases van de beleidscirkel

Iedereen die beleidsnota’s schrijft, zal herkennen dat je tijdens het proces door verschillende fases gaat. Wat Martijn en Gert opvalt vanuit de praktijk is dat mensen vaak direct door de gehele beleidsfase heen willen gaan. Maar is dat wel zo verstandig? Vraagt iedere fase niet om een andere benadering en dus om een ander format?

Volgens Martijn vraag iedere beleidsfase inderdaad om een ander format. Je krijgt namelijk te maken met de:

• Informatiefase
• Discussiefase
• Adviesfase
• Besluitfase

Martijn vertelt: “In de informatiefase moet de lezer geïnformeerd worden, wat is nou het daadwerkelijke probleem? In de discussiefase moet je het probleem van verschillende kanten laten zien en dit vraagt om een andere benadering. Daarom kan je in mijn ogen nooit met 1 vast format voor een gehele beleidsnota werken.”

Gert is het daarmee eens: “Een beleidsstuk komt nooit uit het niets, want er is altijd een doelstelling waarop je beleidsstuk is gebaseerd. Vanuit een opgelegde opdracht zeg maar. Door de manier waarop je het formuleert, zorg je ervoor dat iemand er een (politiek) besluit over kan nemen.”

Een format wordt pas effectief als de lezer het format kent

Gert vertelt dat hij meewerkte aan het ontwikkelen van een vast format toen hij bij het ministerie van Sociale Zaken werkte. “Het zorgde intern best voor wat ‘gesteun en gekreun’ toen er een format werd ontwikkeld dat de schrijver beperkte tot maximaal 2 a4’tjes tekst. Uiteindelijk bleek dat het opleggen van zo’n format houvast gaf aan de schrijver. Het helpt namelijk om het denkproces goed neer te zetten en het beschermt ook de communicatieafdeling binnen de organisatie. Je dwingt hierdoor zelf tot discipline. Hoewel dit lastig kan zijn, helpt het uiteindelijk wel.”

Martijn is het eens met Gert en licht toe: “Formats helpen enorm, maar wel afhankelijk van de fase van het beleid. Een format wordt namelijk pas echt effectief als de lezer het format kent. Zo kun je als lezer snel de informatie uit het stuk halen. Vervolgens weet de lezer welke informatie waar staat en dat maakt het niet alleen makkelijker, maar ook sneller. Het maakt een schrijf- en leesproces zoveel helderder.”

Volgens Martijn helpt het je om na te denken, maar ook om minder te hoeven denken over structuur. “Zo kun je meer focussen op de inhoud. In welke fase van de beleidscirkel zitten we? En welk format is dan handig?”

De heren zijn het eens: een format is niet heilig. Er staat niet alles in, maar dwingt wel om een beter denkproces te doorgaan. En dat zorgt er uiteindelijk voor dat je beter gaat schrijven.

Meer informatie?

Ben je benieuwd naar het hele gesprek met Gert en Martijn? Bekijk het webinar Duidelijke interne documenten en lees het artikel waar je tips op een rij vindt.