Chrisla en Jeannette – gemeen­te Eindhoven

Als juriste heeft Chrisla Willems-Heesakkers heel wat zittingen bijgewoond. Wat haar opviel? Rechters en juristen weten natuurlijk inhoudelijk heel goed waar een zaak om draait, terwijl de mensen die het aangaat vaak geen idee hebben. Die hebben hulp nodig om een besluit of uitspraak te lezen. Daar wilde zij iets aan doen. Ook Raadslid Jeannette Vos vindt het belangrijk om andere Raadsleden te laten ervaren hoe het voelt om een tekst niet te begrijpen. Samen zetten zij zich bij de gemeente Eindhoven in om taal helder én begrijpelijk te maken, voor iedereen.

‘Het gevoel van iets niet begrijpen is gewoon niet leuk’

Chrisla begon als juriste bij de gemeente Eindhoven. Tijdens haar carrière merkte ze al snel dat communicatie vanuit de overheid niet altijd even duidelijk is. Ze vertelt: “Ik heb heel veel besluiten geschreven en rechtszittingen gehad en je merkt dat juristen (de advocaten en rechters) natuurlijk goed begrijpen waar de zaak over gaat. Maar is dat ook zo voor de mensen die het aangaat en de boodschap juist moeten begrijpen? Vaak hebben zij geen idee wat er precies wordt gezegd. Of is besloten. Terwijl je merkt dat tijdens het mondeling uitleggen waarom iemand een bepaalde vergunning niet krijgt, de boodschap wél overkomt. Waarom maken we die boodschap niet ook schriftelijk begrijpelijk? Want helder communiceren voorkomt ontzettend veel misverstanden, klachten en bezwaren.”

Ook Jeannette kwam al vroeg in aanraking met het belang van duidelijke taal. Sinds 2018 is ze onderdeel van de gemeenteraad in Eindhoven. Daarvoor werkte ze op een school voor kinderen met leer- en opvoedproblemen waar ook duidelijk werd hoe belangrijk begrijpelijke taal is.

Jeannette: “Ik vind het bizar dat driekwart van de Nederlanders de communicatie vanuit de overheid niet begrijpt. Daarom wil ik er mijn missie van maken om dit te veranderen. Samen met andere partijen in de Raad heb ik een stuk geschreven in lastige taal. Hiermee wilde ik Raadsleden laten ervaren hoe het is om een verhaal te horen dat je eigenlijk niet snapt. Want het gevoel van iets niet begrijpen is gewoon niet leuk, zeker als er iets van je gevraagd wordt. Dit kwam binnen bij de Raadsleden en daarom werd er in 2018 een motie aangenomen om meer met duidelijke taal te gaan doen.”

Ook hoogopgeleide mensen lezen graag een heldere brief

Chrisla en Jeannette zijn het erover eens: “Duidelijke en heldere brieven zijn fijn voor iedereen. Ook hoogopgeleide mensen willen graag in een half a4tje een brief kunnen begrijpen, ze hebben immers wel meer te doen. Het gaat niet alleen om het leesniveau van iemand, maar om het overbrengen van een heldere, begrijpelijke boodschap.”

Inmiddels heeft de gemeente Eindhoven al veel stappen gezet om de communicatie naar de inwoners te verbeteren. Alle (nieuwe) medewerkers krijgen een training in helder en begrijpelijk schrijven, er zijn schrijfafspraken voor alle medewerkers en in 2019 zijn ze gestart met een pilot waarin een beeldbrief centraal stond. Die beeldbrief bevatte korte zinnen en pictogrammen. Er is een leespanel betrokken en er staan een aantal animatiefilmpjes op de website met een duidelijke uitleg. Om het onderwerp ‘duidelijke taal’ meer kracht bij te zetten tekende de wethouder ook de Direct Duidelijk-Deal. In 2020 is de ‘Klinkende Taal App’ ook beschikbaar voor alle ambtenaren en wethouders van de gemeente. Met deze app kunnen zij checken of hun brief goed te begrijpen is. Dit najaar startte Eindhoven ook met het opleiden van taalcoaches; medewerkers die zich ‘taalambassadeur’ voelen en hun collega’s helpen met het schrijven van begrijpelijke brieven.

Heldere taal zorgt voor veel tijdwinst

“Als jij een brief krijgt die je niet meteen begrijpt, wat doe je dan? Dan ga je bellen, je meldt een klacht of nog erger, je tekent bezwaar of beroep aan. Weet je hoeveel tijd dit de organisatie kost? We kunnen zorgen voor een ongelofelijke tijdwinst als mensen direct aan de voorkant de boodschap begrijpen. Dit zorgt gewoon voor veel minder vragen. Buiten het helpen van de lezer, scheelt dit een gemeente of organisatie heel veel werk en dus geld” vertelt Jeannette met zichtbare passie.

Collega’s hebben volgens de dames vaak meerdere redenen om een brief niet begrijpelijk te schrijven. Zoals het hebben van te weinig tijd. Jeannette: “Het klopt dat het in het begin wat tijd kost om een nieuw proces door te voeren. Maar na afloop levert het enorm veel op”.

“Nog zo’n bezwaar dat ik vaak hoor”, zegt Chrisla: “Leuk die heldere taal, maar een juridische tekst kun je niet zomaar begrijpelijk schrijven. Dan lever je in aan juridische precisie”. Volgens Chrisla is dit niet waar. Je hoeft een wetsbepaling niet letterlijk te knippen en plakken in je brief. Het gaat erom dat je helder en begrijpelijk je besluit motiveert. Met een verwijzing van het wetsartikel bijvoorbeeld in een voetnoot of bijlage. Voor de juridische grondslag. En is het niet juist zo dat als je een juridische opleiding hebt, JIJ leert hoe je wet- en regelgeving kunt begrijpen. Hoe je de wet moet lezen? Vervolgens is het toch jouw taak om dit aan niet-juristen uit te leggen in heldere en begrijpelijke taal. En dat zijn natuurlijk de meeste lezers. Geen juristen. Ook een juridische tekst kun je echt helder en begrijpelijk schrijven. Het is misschien niet eenvoudig, maar ik kan het iedereen, ook de juristen, laten zien en leren. Begrijpelijke brieven die juridisch houdbaar zijn? Jazeker wel!”

In brieven gebruiken we vaak woorden die we nooit gebruiken in een gesprek

Chrisla en Jeannette merken allebei op dat veel brieven vanuit gemeenten vol met moeilijke woorden staan die we in een ‘gewoon’ gesprek ook niet gebruiken. “Dus waarom in een belangrijke brief dan ineens wel? Dan gaan we moeilijke woorden schrijven, terwijl we het heel anders zouden zeggen als we het iemand persoonlijk uitleggen. Waarom doen we dit toch? Dat proberen wij te veranderen. Zakelijke spreektaal is prima schrijftaal!”

Jeannette: “Natuurlijk blijft er dan nog een groep mensen over die we niet goed kunnen bereiken met heldere en begrijpelijke taal. Denk aan mensen die laaggeletterd zijn. Zij hebben behoefte aan persoonlijk contact of zoiets als een luisterbrief. Toch begrijpt 75% van de mensen een brief op B1-niveau wel. Dat is zakelijke spreektaal. Als alle brieven op B1-niveau de deur uit zouden gaan, winnen we echt heel veel! ”Als tip willen zowel Jeannette als Chrisla meegeven: “Er is écht geen goede reden om niet in duidelijke taal te schrijven. Als je denkt, ‘ik wil wel, maar hoe dan?’ vraag dan om hulp of begin om medestanders te vinden binnen de organisatie. Wij hebben inmiddels een schrijfteam, taalcoaches, de Klinkende Taal App en we geven trainingen op het gebied van duidelijke taal. We zijn er nog lang niet, maar Heldere Taal staat hier echt op de agenda.”

Hoort bij het thema