Barry Raymakers en Laura van der Mark – Gemeen­te Delft

Een heus taalspreekuur met een taaldokter en taalzuster, die ook nog eens de temperatuur komen meten van het taalniveau. Bij de gemeente Delft is dit dagelijkse kost geweest. Met inmiddels 12 actieve taalambassadeurs proberen ze de urgentie voor duidelijke én heldere taal hoog te houden. Barry Raymakers en Laura van der Mark delen hun ervaring en tips.

‘We vonden de brieven te ingewikkeld’

Taaie teksten, zo noemen Barry Raymakers (coördinator mediabureau) en Laura van der Mark (communicatieadviseur en redacteur) de teksten in de oude brieven van de gemeente Delft. Barry vertelt: “We merkten zelf al een aantal jaren dat wij – en andere collega’s – de taal in sommige brieven echt te ingewikkeld vonden. Dat kon echt beter. Zo’n 6 jaar geleden zag ook het gemeentebestuur in dat dit meer prioriteit nodig had. En als de druk vanuit het bestuur toeneemt, is het ook mogelijk om veranderingen door te voeren.”

In 2019 tekende de gemeente de Direct Duidelijk-deal. Dit heeft volgens Barry en Laura enorm bijgedragen aan de interne veranderingen op het gebied van taal. “Het is niet alleen van belang voor de mensen van de communicatie-afdeling, maar het geldt voor de gehele organisatie. Begrijpelijk schrijven, helder zijn en de moeite nemen om duidelijk te communiceren moet gewoon de basis zijn”, vindt Barry.

Inwoners hebben recht op duidelijke taal

Volgens Laura hebben inwoners ook gewoon recht op duidelijke taal. “Want als iemand een brief ontvangt en de boodschap totaal niet overkomt, slaan wij als gemeente de plank mis.”

Inmiddels heeft de gemeente flinke stappen gezet op het gebied van duidelijke taal. Barry vertelt: “We begonnen met een taaldokter en taalzuster die soms onaangekondigd de temperatuur van brieven en andere teksten kwamen meten. Ook hielden zij spreekuren, waarin collega’s terecht konden met al hun taalvragen. Door het op een grappige manier te introduceren, is de drempel om hulp te vragen ook lager.”

Inmiddels zijn er 12 taalambassadeurs actief, allemaal op verschillende afdelingen binnen de gemeente. Niet alleen beantwoorden zij taalvragen, ook kunnen zij advies en tips geven om brieven te verbeteren. Daarnaast delen ze regelmatig taaltips via intranet.

De beste heldere brieven krijg je door samenwerkingen

Laura vertelt: “We zijn niet van de taalpolitie, we komen juist om te helpen. Het is ook belangrijk voor mensen om zich te realiseren dat het geen persoonlijke kritiek is, maar juist opbouwende feedback. De beste heldere brieven krijg je door samenwerkingen. Je hebt elkaar nodig. Niet alleen taalexperts, maar ook de jurist en specialist over dit onderwerp. Uiteindelijk doen we dit samen om de inwoners beter van dienst te zijn.”

Inmiddels is ook de hele website doorgelicht op duidelijke taal, net als vele standaardbrieven en beleidsstukken. De inhoud is duidelijker en daardoor zijn er minder vragen en telefoontjes.

Toch is er nog genoeg werk te doen, vinden Barry en Laura: “We zijn er zeker nog niet, het is echt iets voor de lange termijn. We moeten het onder de aandacht blijven brengen en nieuwe mensen blijven opleiden. Daarnaast blijven we tips delen en trainingen geven.

Geen enkele onduidelijke brief meer de deur uit

Als Barry en Laura een doel moeten noemen, zegt Barry glimlachend: “Geen enkele onduidelijke brief meer de deur uit! Ook willen we het liefst 1200 taalambassadeurs binnen de organisatie hebben in plaats van 12.”

De tips van gemeente Delft op een rijtje:

• Begin met kleine stappen en doe het niet alleen. Probeer het zo breed mogelijk te maken door mensen van verschillende afdelingen erbij te betrekken.
• Je hoeft als gemeente het wiel niet opnieuw uit te vinden, leer ook van andere gemeenten en vraag elkaar om hulp.
• Blijf aandacht besteden aan duidelijke taal en heb een lange adem.
• Stel taalambassadeurs of taalcoaches aan en zorg ook dat er nieuwe mensen worden opgeleid.
• Onthoud dat heldere taal bijdraagt aan de dienstverlening én het imago als gemeente. Het scheelt enorm veel tijd als mensen minder vaak bellen en minder klachten indienen.