9 tips om aandacht voor duidelijke taal in jouw organisatie vast te houden

In de jaren 70 maakte minister en Kamervoorzitter Anne Vondeling zich al hard voor duidelijk taalgebruik door ambtenaren. “Er moet bewustwording komen. Men is zich vaak niet bewust dat men moeilijke taal produceert.” Fast forward 50 jaar en het is nog steeds een onderwerp dat aandacht vraagt. In de Direct Duidelijk Tour spraken we erover met Suzan van den Hoogen (projectleider Direct Duidelijk gemeente Den Haag) en Kirsten van de Meent (regisseur duidelijke taal gemeente Enschede). Hou houd je die aandacht voor duidelijke taal vast? We zetten 9 tips op een rij.

1. Begin gewoon en laat de resultaten zien

Schrijf niet eerst een heel plan van aanpak voor duidelijk(er) taalgebruik, maar begin gewoon. En maak het klein. Dit zorgt voor snel resultaat. Kirsten: “Dat is het mooie aan Direct Duidelijk: de resultaten zijn heel zichtbaar. Die kun je laten zien aan andere afdelingen. En de zichtbare resultaten helpen om de financiering voor vervolgstappen te krijgen.”

2. Betrek je directie

Duidelijk taalgebruik in de organisatie is niet iets wat alleen de afdeling Communicatie aangaat. Het gaat veel breder. Een betrokken directie is cruciaal. Kirsten: “Wat Enschede in de afgelopen jaren echt bereikt heeft, is dat de aandacht voor duidelijke taal goed verspreid is in de organisatie. Onze centrale directie is opdrachtgever, er is een stuurgroep met ambassadeurs en managers en we hebben 55 taalcoaches, verspreid over de hele organisatie.”

Suzan: “Het sterkt het onderwerp als een wethouder of een directeur af en toe zegt: ‘ik vind dit niet duidelijk en op welke vraag is dit eigenlijk een antwoord? Ga nog maar even terug naar je computer en schrijf het in direct duidelijke taal op.’ Het helpt dat er vanuit alle niveaus aandacht is voor het onderwerp.”

3. Stel een aanjager aan

Je hebt een aanjager nodig om het onderwerp op de agenda te zetten en te houden. Kirsten: “Wij hadden de organisatie staan, de taalcoaches waren er, maar de coördinatie ontbrak. Je hebt iemand nodig die aan mensen vraagt: waar sta je, hoeveel brieven heb je al herschreven, moeten we mensen opleiden, wat heb je nodig? Je moet daarvoor een aanjager vrijmaken, want het vergt best veel tijd.”

Suzan: “Wij hebben het team Direct Duidelijk Den Haag. Met z’n drieën zijn we de aanjagers van dit onderwerp. Direct Duidelijk is in beleid vastgelegd en er is veel aandacht voor bij het management. Maar we weten allemaal: het is druk, er komt veel voorbij, en dan komt het onderwerp op een lager pitje te staan. Wij zijn degenen die het onder de aandacht houden.”

4. Zoek medestanders

Suzan: “Zoek een maatje, een medestander. Zo heb je niet het gevoel dat je in je eentje tegen de vele onduidelijke teksten aan het vechten bent. En kun je samen het onderwerp bespreken en aanpakken.”

5. Leid taalcoaches op

Leid medewerkers met affiniteit met taal op als taalcoach. Een taalcoach begeleidt collega’s om begrijpelijkere teksten te schrijven. Leer hun de principes van Direct Duidelijk, hoe ze feedback geven aan een ander en hoe zij de ogen en oren in de organisatie zijn. Suzan: “Onze taalcoaches hebben toestemming gevraagd aan hun leidinggevenden om coach te worden. Wij hebben gezegd: het kost je ongeveer een uur per week, om er laagdrempelig mee te starten. Als je in de knel komt, zijn wij er als team Direct Duidelijk om je te helpen.”

Kirsten: “Wij leiden regelmatig coaches op, ook om uitval, verlof of vertrek op te vangen. En we hebben een flexpool. Daarin zitten taalcoaches die geen standaardbrieven op hun eigen afdeling hebben, maar meekijken bij andere afdelingen. Ingewikkelde onderwerpen worden dan herschreven door mensen die niet uit het vak komen.”

6. Creëer bewustwording

Je kunt verschillende acties verzinnen om duidelijke taal onder de aandacht te houden in jouw organisatie. Onwetendheid bij collega’s ‘bestrijd’ je met bewustwording. Organiseer bijvoorbeeld een taalstrijd, waarbij teams van ambtenaren, raadsleden en inwoners het tegen elkaar opnemen om een moeilijke tekst duidelijker op te schrijven. Suzan: “Dit geeft een positieve energie aan het onderwerp. Een van de manieren om het onderwerp onder de aandacht te houden.”

Kirsten: “Zet reguliere middelen in, zoals de interne nieuwsbrief en het intranet. Maar organiseer ook eens een webinar, bijvoorbeeld over duidelijke bestuursvoorstellen. Dit doen wij heel pragmatisch: een uurtje in Teams, met 10 personen, heel erg op het ‘hoe’ gericht. Daarna verwijzen we door naar de opleiding als mensen meer willen weten. Of we komen er meer over vertellen op de afdeling of aan de ondernemingsraad.”

7. Neem het onderwerp op in je aanname- en hr-beleid

Als je wilt dat collega’s goed communiceren, gaat dat verder dan ze af en toe helpen met een tekst. Kun je er iets over (laten) opnemen in het aanname- en hr-beleid? Zijn duidelijke teksten een standaard onderwerp bij functioneringsgesprekken? Kirsten: “Bij ons moeten nieuwe medewerkers binnen een jaar de opleiding heldere communicatie volgen. Dat vind ik al een mooie start: iedereen die binnenkomt gaat er automatisch doorheen.”

8. Teken de Direct Duidelijk-deal

Door de Direct Duidelijk Deal te tekenen, ontstaat er in een organisatie ruimte en energie om met het onderwerp bezig te zijn. Suzan: “Het is nu formeel in beleidsdocumenten vastgelegd dat wij als gemeente Den Haag direct duidelijk communiceren. We hebben er als organisatie afspraken over gemaakt. Het tekenen van de Direct Duidelijk-deal heeft dat in gang gezet.”

9. Maak het meetbaar

Wil je inzicht krijgen in de voortgang van Direct Duidelijk? Dan is het handig om zaken die meetbaar zijn daadwerkelijk te meten. Kirsten: “Je kunt bijvoorbeeld het aantal verbeterde standaard brieven of webteksten tellen. Of het aantal collega’s dat de opleiding heeft gevolgd. Het klantcontactcentrum kan het aantal vragen dat binnenkomt over onduidelijkheid turven. Onze tekstverbetertool Textmetrics laat zien wat de kwaliteit is van de teksten die worden aangepast. Ook daar halen we informatie uit.”

Meer informatie?

Ben je benieuwd naar het hele gesprek met Suzan en Kirsten? Bekijk het webinar ‘Direct Duidelijk: hoe houd je de aandacht vast in je organisatie?’