7 ideeën om duidelijke taal op de kaart te zetten in jouw organisatie

Hoe breng je duidelijke taal onder de aandacht in jouw organisatie? Hoe krijg je jouw collega’s en leidinggevenden mee? Laat je inspireren door 7 voorbeelden van ludieke, interessante en effectieve acties van allerlei overheidsorganisaties. Beter goed gejat, dan slecht bedacht!

1. Organiseer een taalwedstrijd

Dominique Simhoffer (gemeente Utrecht) en Lodewijk van Noort (gemeente Den Haag) delen in de Direct Duidelijk Tour hun positieve ervaringen rondom de taalwedstrijden die zij organiseren. Een taalwedstrijd is een wedstrijd tussen raadsleden, ambtenaren en inwoners. Wie schrijft het duidelijkst? Wie kan van ingewikkelde formuleringen duidelijke zinnen maken? Het beste team wint een leuke prijs.

Dominique: “We hebben hiermee zelfs de pers gehaald. Die aandacht hebben we aangegrepen om in de organisatie aan duidelijke taal te gaan werken. Er is onder andere een opleidingsprogramma gestart, en naar buiten toe hebben we de campagne ‘Dat kan beter’ gevoerd. Daarmee halen we feedback op vanuit de inwoners zelf. Zo verbeteren we onze teksten, daarnaast is deze input belangrijk om in onze trainingen te verwerken.”

Bekijk de video van de Utrechtse Taalwedstrijd 2019

Ook Lodewijk is enthousiast: “Onze Haagse Taalstrijd was een groot succes. De burgemeester las het dictee voor en wat ik het allerleukste vond, is dat we zinnen gebruikten die uit onze eigen beleidsstukken kwamen. Zinnen waarvan dus ook zo’n burgemeester denkt: hoe kunnen wij als organisatie dit soort vreselijke teksten produceren?”

Wil je meer weten over de Haagse initiatieven? www.denhaag.nl/directduidelijk

2. Open een – al dan niet tijdelijk – ‘Direct Duidelijk Loket’ in jouw organisatie

Dit loket is voor collega’s die met vragen over hun teksten kunnen langskomen. Lodewijk: “Met dit loket zijn we heel zichtbaar aanwezig. Daar komen mensen echt op af. We vragen hen een tekst toe te sturen of langs te komen met een tekst, dan analyseren we die samen op basis van onze 10 Direct Duidelijk-regels. Dat loopt heel goed.”

3. Organiseer webinars voor je collega’s

Organiseer laagdrempelige webinars in jouw organisatie. Je kunt elke keer een ander onderwerp behandelen. Hiermee houd je het thema ‘duidelijke taal’ structureel op de agenda en spreek je door de wisselende onderwerpen steeds verschillende mensen aan.

4. Zorg voor een plek waar inwoners onduidelijke brieven kunnen melden

In Apeldoorn staat in de gemeentehal een brievenbus met de tekst ‘Meld wollige taal’ – volledig in de vorm van een schaap, met wol en al. Christine Mallon van de gemeente Apeldoorn vertelt dat het ‘Taalschaap’ ook op alle enveloppen en op veel uitgaande brieven staat. “Mensen kunnen onduidelijke teksten fysiek inleveren, maar ook online naar ons sturen.”

Meld wollige taal-brievenbus
De brievenbus.

Zo’n 15 mensen deden dit in 1 jaar. Is het dan wel succesvol? “Deze campagne is eigenlijk met name intern heel succesvol gebleken. Collega’s schrokken namelijk een beetje als zij een brief maakten. Ineens kwam dat Taalschaap op die brief te staan. Ze werden zich bewust van het feit dat ze die brief echt voor de inwoner schrijven en dat die inwoner die brief ook terug zouden kunnen sturen. We hebben hierna veel trainingen georganiseerd over schrijven op B1-niveau.”

5. Vraag aandacht met een spel

Bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) spelen ze ‘30 seconds’. Ferry Piekart legt uit: “Het originele kaartspel dat je in de winkel kunt kopen bestaat uit kaartjes. Op elk kaartje staan woorden die je moet omschrijven, zonder het woord zelf te gebruiken. Anderen moeten raden wat je bedoelt.”

Bij SZW hebben ze het originele spel omgebouwd tot een SZW-jargoneditie. “We hebben woorden uit de organisatie opgehaald. Lastige woorden, zoals beleidsvacuüm of handelingsverlegenheid. We ontdekten dat we eigenlijk helemaal niet zo goed weten wat jargon is. Sommige woorden worden namelijk heel gewoon, als je ze een tijdje gebruikt. Maar mensen die nog niet lang in ‘ons kliekje’ zaten op het ministerie keken heel anders naar woorden dan wij zelf.”

SZW-jargoneditie 30 Seconds
Het spel.

Andere spelvormen die in de Direct Duidelijk Tour genoemd zijn:

  • een jeukwoordenverkiezing aan het einde van het jaar
  • een moeilijkewoordenspel (zoek de juiste betekenis bij de lastige woorden)
  • een puzzelboekje voor inwoners met daarin een oproep om aan te melden voor een meeleesgroep (inwoners die teksten tegenlezen)
  • een ‘escapekoffer’ over laaggeletterdheid. Lisette Boot, gemeente Deventer: “Het was opvallend dat collega’s die het spel van de escapekoffer speelden, niet om hulp vroegen. Het is blijkbaar een overtuiging dat je het allemaal in je eentje moet doen. Nou, met duidelijke taal kun je het ook niet helemaal in je eentje doen. Dus vraag om hulp, sluit je aan bij collega’s die dat beter kunnen.”
  • ‘Levend’ ganzenbord. Cindy Thijssen van de gemeente Velsen legt uit dat medewerkers dit spel kunnen spelen met als pionnen… de hoofden van de wethouders en de burgemeester. “In het spel zitten veel vragen die over taal en tekst gaan, zodat mensen weer een beetje op de hoogte zijn: hoe zit het ook alweer met begrijpelijk schrijven? Het is gelijk ook een moment om de schrijfwijzer uit te delen. Het leuke is dat het spel echt ingezet wordt bij nieuwe medewerkers.”

6. Zet een taaldokter aan het werk en verzamel een groep taalambassadeurs

In Delft werd 10 jaar geleden de ambitie om duidelijk te communiceren vastgelegd in het coalitieakkoord. Om dit belang te benadrukken riepen ze een taaldokter in het leven, naar het voorbeeld van de schoolarts, die ook zonder afspraak langskomt om te kijken hoe het ermee staat.

Barry Raymakers: “Die taaldokter is bij alle afdelingen langsgeweest, heeft open spreekuren gehouden om mensen te helpen met taalvragen, maar ook om te kijken: hoe staat het met de taalvaardigheid van de Delftse medewerkers?” De taaldokter is inmiddels ingeruild voor taalambassadeurs om mensen op locatie te helpen. “Het zijn nu wijkverpleegkundigen om in dezelfde beeldspraak te blijven.”

7. Organiseer een ‘week van de (duidelijke) communicatie’

Een ‘week van de duidelijke communicatie’, een ‘Direct Duidelijk Week’, een ‘taalweek’ of zelfs een heel jaar zoals bij de gemeente Deventer is gedaan: het loont om in een specifieke periode veel aandacht te vragen voor duidelijke communicatie. Talissa Oude Bennink van Gebruiker Centraal organiseerde de landelijke Direct Duidelijk Week. Deze week stond van 10 tot en met 14 oktober helemaal in het teken van duidelijke overheidscommunicatie.

“We startten met een aantal hele goede sprekers, we speelden met elkaar het Dictee der Onbegrijpelijke Taal, we spraken over duidelijke juridische taal en mensen uit het hele land konden elke dag allerlei online workshops volgen. Het was een week voor, door en met overheidsprofessionals. Het onderwerp ‘duidelijke communicatie’ leeft en het is fijn dat we elkaar weten te vinden. We kunnen allemaal van elkaar leren.”

Lange adem

Werken aan duidelijke communicatie kost tijd. Je bent er niet met 1 dictee of ludieke actie. Zorg voor een mix van prikkelen, zoals Dominique het verwoordt. Je moet er blijvende aandacht voor hebben en vragen. En dat is iets van de lange adem.

Ben je benieuwd naar alle voorbeelden? Bekijk het webinar. Wil je graag meer weten over een van de voorbeelden? Laat het ons weten via directduidelijktour@gebruikercentraal.nl en wij brengen je in contact!